Hoe ga ik zo efficiënt mogelijk om met mijn tijd?

Liever lezen dan luisteren?

LOBKE: Je ligt in bed. De wind raast rond het huis. Verwarmingsbuizen tikken in de maat van je hartslag en gedachten spoken door je hoofd. Ik wil vernieuwing op de werkvloer, maar de directie werkt niet mee. Of hoe zorg ik dat ik mijn personeel tevreden hou en niet iedereen een andere baan gaat zoeken. Hoi, ik ben Lobke en leuk dat je luistert naar Avondraad, een podcast van Zilveren Kruis. In deze podcast pieker ik over dingen op werk waar jij ’s nachts van wakker ligt, zodat jij dat niet meer hoeft te doen. Elke aflevering ga ik op zoek naar een situatie die iemand stress geeft en praat ik met een expert die kan helpen, zodat jij een plan hebt en weer gerust kunt slapen. Want ook dat telt mee voor je gezondheid.

BAS: Hé, Lobke, Bas hier. Tja, ik heb het de laatste tijd onwijs druk op mijn werk. Er is een aantal mensen weggegaan, dat zorgt voor heel veel tijdsdruk. Ik heb een aantal taken daardoor erbij gekregen en het zorgt er ook voor dat ik eigenlijk niet zo goed weet waar ik mee moet beginnen. Weet je, sommige dingen lijken allemaal even belangrijk en ik begin wel aan allerlei zaken, maar echt afmaken dat lukt gewoon niet goed. En ik merk ook dat het de laatste tijd gewoon best wel veel invloed heeft ook op mijn privésituatie, dus ik slaap er minder lekker door en ik word ook wel een beetje kribbig. Worden mensen thuis ook niet heel erg blij van, dus ik vraag me heel erg af, kan je me hierbij helpen, heb je tips voor me?

BAS: Dank voor je vraag, Bas. Heb jij nou ook een vraag over iets waar je wakker van ligt, spreek dan op WhatsApp een spraakberichtje in en ik help je heel graag. Mijn nummer vind je in de omschrijving van deze aflevering. De vraag van Bas komt me eigenlijk best wel bekend voor; je werkleven organiseren is niet niks. Maar volgens Mustafa Akpinar, schrijver van het boek Effectief omgaan met je tijd, is het een basisvaardigheid die we eigenlijk allemaal onder controle kunnen krijgen. Hij schreef een stappenplan om slim en effectief met tijd om te gaan en is dan ook de perfecte persoon om antwoord te geven op de vraag van Bas. Welkom, Mustafa.

MUSTAFA: Dankjewel.

LOBKE: Leuk dat je vandaag tijd hebt kunnen maken.

MUSTAFA: Dankje.

LOBKE: Hoe kwam jij eigenlijk op het idee om over dit specifieke onderwerp een boek te schrijven?

MUSTAFA: Tijdens mijn colleges zag ik heel veel studenten struggelen met hun tijd. Ze gaven aan dat ze heel veel deadlines hadden en je zag ook dat er sprake was van uitstelgedrag. En toen dacht ik, laat ik hen helpen en een stappenplan schrijven en gedurende het traject ook kleine experimenten met hen doen om te kijken of het ook daadwerkelijk heeft gewerkt. En toen kreeg ik heel veel positieve reacties en dacht ik van nou, dat ga ik eens even goed aanpakken en het goed op papier zetten.

LOBKE: En wat was dan precies die struggle die jij zag bij je studenten?

MUSTAFA: Naast dat ze niet goed konden plannen, hadden ze ook te maken met heel veel afleiding. Niet alleen van hun smartphone, maar ook het gevoel van oh, ik mis iets, waardoor ze niet goed gefocust konden werken. De stukken die ze inleverden waren voornamelijk oppervlakkig. Als je vragen stelt, hadden ze het gevoel dat ze mentaal gezien iets zouden snappen, maar het niet goed op papier konden krijgen. Dan gaf ik bijvoorbeeld als antwoord, nou, dan snap je het nog niet goed, dus laten we het eens even bekijken. En kreeg je als antwoord, maar ik heb het heel druk, ik heb hier echt acht uur aan gewerkt. Hoe kan het nou dat het nog niet goed is? En toen heb ik geëxperimenteerd met een aantal methodes en hen eerst bewustzijn bijgebracht over dat tijd niet de enige factor is dat een rol speelt, maar daarnaast je ook goed moet focussen en je voor jezelf goed moet zorgen om effectief om te gaan met je tijd.

LOBKE: Heb je het idee dat dit zeg maar meer is dan vroeger, dat we moeite hebben om onze tijd goed in te delen?

MUSTAFA: Ja. Kijk, toen mijn opa in 1973 naar Nederland kwam als gastarbeider, was zijn taak voornamelijk, als productiemedewerker, simpele taken. Je hoefde er niet bij na te denken, je kreeg betaald voor je tijd. Je klokte in om negen uur, vijf uur klokte je uit en binnen die timeframe kreeg je betaald. Maar tegenwoordig worden heel veel mensen, in Nederland, maar over de wereld, betaald niet alleen voor hun tijd maar ook gewoon voor hun sociale intelligentie, cognitieve capaciteit, hun netwerk, hun creativiteit, out-of-the-box denken. En om dat allemaal te kunnen doen, heb je simpelweg tijd nodig. Maar ook, omdat de aspecten zo complex zijn en de taken zo complex zijn soms, moet je binnen die bepaalde tijdsframe ook goed kunnen focussen. En daarom dien je ook goed en effectief om te gaan met je tijd, maar ook ervoor te zorgen dat je mentaal er goed bij bent. Als jij tijdens het schrijven van een stuk voor een opdrachtgever continu wordt afgeleid door berichten, van whatsappberichten, dan helpt het niet bij om diepgang te creëren in je werk.

LOBKE: En eigenlijk zoals Bas ook aangeeft, je wordt er ook moe van of je slaapt er slechter door. Nou, dat werkt natuurlijk ook niet echt bevorderlijk voor je focus.

MUSTAFA: Precies. Want kijk, we zijn nu van een tijdseconomie geswitcht naar een kenniseconomie. Dus wat Bas terecht zegt, je bent bezig met allerlei dingen, maar als je ondertussen wordt afgeleid, dan duurt je werkdag niet alleen langer, dan heb je ook het gevoel en een opgejaagd gevoel van hé, ik krijg mijn werk niet af. En dan slaap je slechter en omdat je slechter slaapt, heb je de volgende al, ben je mentaal moe. En omdat je mentaal moe bent, dan sta je al 1-0 achter en als dat zo doorgaat, dan heb je op een gegeven moment binnen een week het gevoel van hé, ik kan helemaal niks meer.

LOBKE: Precies. En je gaf al eerder aan in je antwoord van we worden ook best wel afgeleid, niet alleen door een smartphone. Hoeveel invloed heeft dat op ons?

MUSTAFA: Heel erg. Uit recent onderzoek weten we dat zodra je eenmaal gefocust bent en je wordt afgeleid, dat dat… Even een concreet voorbeeld. Vorige week hadden wij de Black Friday Week en we werden volop gemaild met Black Friday-aanbiedingen. En moet je je voorstellen, je bent bezig met een opdrachten je krijgt een mail binnen, 60 procent korting. Ook al lees je die mail niet, maar je weet, omdat je je hebt ingeschreven voor een nieuwsbrief voor een bepaald, voor een merk bijvoorbeeld, voor een kledingstuk of een schoen, dan denk je al in je achterhoofd, hé, wacht eens even, wat zou dat kunnen zijn, is de schoen die ik graag wil nu ook in de aanbieding of niet. En mentaal gezien duurt het bekijken van zo’n berichtje weliswaar 10 seconden, in de praktijk, maar mentaal kan dat tot tussen de 12 tot 23 minuten duren voordat je weer helemaal gefocust bent. En dat…

LOBKE: En dat van alles eigenlijk getriggerd wordt zeg maar.

MUSTAFA: Precies. En dat is als je in de tussentijd niet nog een bericht krijgt.

LOBKE: Precies. Nou, die kans is vrij klein, denk ik.

MUSTAFA: Precies. En dat is ook vaak het probleem. Bijvoorbeeld als je tijdens je werkdag de hele dag Outlook hebt aanstaan en je krijgt steeds mails binnen terwijl je bezig bent met werken, dan worden al heel veel onderwerpen die je in de onderwerpregel leest van zo’n mailtje al heel veel dingen getriggerd in je brein. En dat is vaak ook het probleem. Als je Outlook nu eens afsluit en voor jezelf zegt, ik ga vandaag twee keer per dag een halfuur mijn mails controleren en ik trek een uur uit om mijn mails te beantwoorden. Dan zorgt dat al heel veel, in ieder geval in de praktijk al voor heel veel rust.

LOBKE: Dat niet net als je gefocust bent dat er weer van alles binnenkomt en jij weer inderdaad, nou, misschien wel 23 minuten helemaal er weer uit bent.

MUSTAFA: Precies.

LOBKE: En je gaf aan dat je met je studenten eigenlijk verschillende methoden hebt geprobeerd. Wat voor learning heb je daaruit gehaald, wat werkt?

MUSTAFA: Wat werkt? Eerst moet je niet alleen weten hoe je moet plannen en prioriteren, want het besef moet in ieder geval dalen in de zin van tijd is niet hernieuwbaar. Je moet voor jezelf weten dat tijd niet hernieuwbaar is, dus de vraag is, aan wie en wat wil jij je niet-hernieuwbare schaarse tijd besteden.

LOBKE: En met hernieuwbaar is gewoon het komt niet meer terug zeg maar.

MUSTAFA: Het komt niet meer terug. Ik ben 34, ik kan niet meer terug naar mijn tienerjaren.

LOBKE: Precies. Zouden we soms weleens even willen meemaken nog een keer.

MUSTAFA: Precies.

LOBKE: Helaas.

MUSTAFA: Dat gaat hem niet worden. De vraag is dan, oké, wat heeft nu prioriteit in mijn leven? De tweede vraag is dan, als je eenmaal hebt gepland, professionals in de praktijk die zijn weliswaar goed in plannen, maar waar ik vaak collega’s over hoor, is dat ze moeite hebben met focussen. De vraag die daarbij dan speelt, is, heb jij de afleidingen die zich in de praktijk voordoen onder controle of niet? Een collega die binnenloopt en je vraagt hoe het met je gaat, heb je niet onder controle. Dat gebeurt heel organisch. Aan de andere kant, de whatsappberichten op je telefoon, de emailmeldingen op je laptop, die heb je wel onder controle. Je kan je telefoon op niet-storen zetten, je kan de berichten uitschakelen. Met andere woorden, je kan dat vooraf tackelen. Dus de vraag is, heb jij controle over de afleidingen die zich voordoen? Aan de andere kant, dit zijn vaak de praktische aspecten van effectief omgaan met je tijd, de vraag is niet alleen hoe je kunt plannen en prioriteren en focussen, maar ook wanneer moet je dat dan gaan doen? Want het heeft geen zin als je mentaal nog niet wakker bent en je hebt een heel belangrijke taak waar je aan moet werken. Zo heeft bijvoorbeeld klinisch psycholoog Michael Breus onderzoek gedaan naar chronotypen. Heel vaak wordt gedacht, ik ben een avondtype, jij bent een ochtendtype. Maar echt wetenschappelijk onderzoek was er heel weinig. En wat hij heeft gedaan, is, hij heeft niet alleen de circadiaanse ritmen zoals dat heet, je slaap- en waakritme bestudeerd, maar ook iemands levensstijl. Want jouw levensstijl heeft ook impact op de wijze waarop je slaapt en wakker wordt. En wat hij eigenlijk concreet zegt, is, we hebben vier soorten chronotypen, waaksystemen. En het gros van de bevolking is, zoals hij dat benoemt, een beer. Energieniveau dat stijgt in de ochtend, op een gegeven moment heb je een middagdip en dan langzamerhand daalt je energieniveau weer.

LOBKE: Want dan zeggen we, we zijn allemaal anders, maar we zijn dus eigenlijk wel in te delen in bepaalde chronotypes?

MUSTAFA: Precies. En het tweede chronotype is een leeuw. Dat zijn mensen die ongeveer een soortgelijke energiepiek hebben als een beer, dus in de ochtend stijgt het, maar in plaats van een middagdip daalt het weer. Dus ze ervaren geen dip, maar gelijk een daling van het energieniveau. Maar daarnaast hebben we ook wolven. Wolven dat zijn mensen die in de ochtend eigenlijk weliswaar fysiek wakker zijn maar mentaal nog niet en hun energieniveau die kickt pas in na de middag. Dus wanneer het energieniveau van een beer daalt, stijgt het niveau van een wolf weer. En dat is goed om te weten, want om überhaupt energie te krijgen om te werken, want we weten uit onderzoek dat hersencellen twee keer zoveel meer energie verbruiken dan elke andere cel in je lichaam en we weten dat ons brein anno 2023 heel belangrijk is om die complexe taken te tackelen, dus je hebt je brein nodig om je taken te kunnen uitvoeren en omdat je brein juist twee keer zoveel energie gebruikt in je hersencellen, heb je überhaupt die energie nodig. En de vraag is dan, als jij dan in de ochtend bijvoorbeeld een complexe taak plant terwijl je een wolf bent en in de middaguren juist je energiepiek ervaart, dan heeft het geen zin.

LOBKE: Nee. Maar dat is wel interessant, want hoe kom ik er nou achter of ik een wolf, een beer of een van de andere types ben?

MUSTAFA: Is een goede vraag. Ik zou zeggen, je kan mijn boek aanschaffen waarin je een vragenlijst kunt invullen om te bepalen wat voor chronotype je bent. Je zou ook het boek van Michael Breus kunnen lezen waarin daar uitvoeriger op wordt ingegaan.

LOBKE: Maar het is dus best wel handig om te weten wat voor type je bent, omdat je op basis daarvan ook misschien je dag beter kunt indelen.

MUSTAFA: Jazeker. Want kijk, tijd is niet de enige factor die voor een bepaalde output kan zorgen. Een simpel voorbeeld, stel dat we de score van 100 hebben als output, dat kun je halen door bijvoorbeeld tien uur te werken met een intensiteit van aandacht van 10. Dus tien keer 10 is 100. Maar laten we zeggen dat je voor jezelf hebt bepaald dat je vandaag een output wil van 30. Dat kun je behalen door bijvoorbeeld tien uur te werken met een intensiteit van 3, dus bijvoorbeeld dat je een essay schrijft terwijl je ook het Nederlandse elftal zit te kijken. Dan heb je tien uur tijd besteed met een intensiteit van aandacht van 3. Heb je een output van 30. Maar wat je ook kunt doen, is alles elimineren qua die ik zou kunnen afleiden, genoeg energie hebt en dus hebt ingepland, bijvoorbeeld als je een beer bent, in de ochtend en dan in plaats van tien uur te werken juist drie uur te werken met een intensiteit van aandacht van 10. Dan krijg je nog steeds dezelfde output. Maar weliswaar is het verschil dat je zeven uur hebt bespaard.

LOBKE: Precies. Nou, zo willen we allemaal wel werken, denk ik. En je hoort weleens, ongeacht misschien wel type je bent, dat je beter in de ochtend juist de moeilijke taken kunt doen. Geldt dat eigenlijk voor alle chronotypen?

MUSTAFA: Nee, niet voor alle chronotypen. In ieder geval voor beren en leeuwen is dat wel het geval. Voor wolven niet, want hun energieniveau piekt vaak in de middag en juist in de avonduren kunnen ze nog steeds aan de slag.

LOBKE: En als ik even nog terugga naar de vraag van Bas, het verhaal wat je net vertelt van de intensiteit, dus bijvoorbeeld drie uur op level 10 of andersom, dat is misschien nog iets waar hij wat dan aan kan hebben om zijn tijd beter in te delen, denk ik.

MUSTAFA: Dat denk ik ook.

LOBKE: Of zijn er nog andere tips?

MUSTAFA: Daarnaast zou je nog kunnen overwegen om te kijken in wat voor werkomgeving je werkt. Als jij het gevoel hebt van hé, iedereen praat in een kantoortuin, ik kan heel moeilijk werken, kun je ook overwegen om een noise cancelling-koptelefoon op te zetten. In ieder geval, je moet jezelf afvragen, waar besteed ik mijn tijd aan? Dus eerst moet je prioriteren. Wat heeft nu mijn aandacht nodig, wat kan wachten? En is het wel zo belangrijk? Er is ook een soort ongeschreven regel tegenwoordig wat ik in ieder geval bij jongeren merk, is als je eenmaal een whatsappbericht stuurt, dat men ook gelijk een reactie van je verwacht.

LOBKE: Ja. Wie heeft dat verzonnen?

MUSTAFA: Precies. Het is een ongeschreven regel, maar iedereen heeft een opgejaagd gevoel van oh, ik mis nog dertig berichten waar ik nog op moet reageren. Terwijl ik denk, als het belangrijk is, dan bellen ze je wel. Dus het kan helemaal geen kwaad om je telefoon op stil te zetten en eigenlijk uit zo’n loop te gaan en jezelf af te vragen, met wiens prioriteiten ben ik nu bezig? Het is ook een mindsetswitch. Want elke mail, elk whatsappbericht dat je krijgt, is eigenlijk een to-do die iemand anders op jouw to-do-lijst zet. LOBKE: Precies, het is niet per se jouw leven.

MUSTAFA: Precies. En omdat we weten dat tijd heel schaars is, moet je jezelf afvragen, met wiens prioriteiten ben ik nu bezig?

LOBKE: Goede. Dat is wel, ik denk dat ik daar me ook wel schuldig aan maak. En als ik even heel kort door de bocht samenvat, dan is het belangrijk dus voor Bas eigenlijk om te gaan prioriteren, dus zijn het je eigen prioriteiten of die van een ander, om je afleiding te minimaliseren, we hebben niet op alles controle, maar onze mail en WhatsApp en de andere digitale berichten kunnen we echt wel controle op uitvoeren op welke momenten we die bekijken, maar ook dus de intensiteit, dus met hoeveel effort ga ik de komende uren aan de slag.

MUSTAFA: Ja. Dus wat kun je eraan doen om jouw aandacht te verhogen. Dus een van de aspecten zou dus kunnen zijn om jouw berichten uit te schakelen, je Outlook niet continu aan te hebben, maar echt voor jezelf te gaan kijken, oké, wat zijn de boosdoeners waardoor ik heel weinig kan focussen, en dan ook bij jezelf af te vragen, wat voor chronotype ben ik, waar kan ik het beste werken, is dat in de ochtend, middag of juist in de avonden? En dan de meest complexe taken waar je echt die cognitieve inspanning voor moet verrichten, dan inplannen. En er ook alles aan doen om dat juist zo goed mogelijk te krijgen. En we zien steeds meer dat privé en werk steeds…

LOBKE: In elkaar overlopen.

MUSTAFA: Precies, geen gescheiden domeinen meer zijn. Dus je zou jezelf ook kunnen afvragen, moet ik continu aanwezig zijn of kan ik ook bijvoorbeeld het verwerken van mijn timeline op social media, het beantwoorden van whatsapp- en emailberichten, kan ik dat ook niet gewoon inplannen? Dat is tenminste wat ik doe. Ik ben niet altijd bereikbaar via WhatsApp.

LOBKE: Precies.

MUSTAFA: En als mensen mij nodig hebben, dan bellen ze me wel als het belangrijk is. Zo niet, dan bepaal ik wel wanneer ik reageer. En dat is ook een tip die ik aan Bas wil geven.

LOBKE: Goede.

MUSTAFA: Dus kijk voor jezelf…

LOBKE: En Bas zou morgen kunnen starten met een prioriteitenlijst maken en op basis daarvan…

MUSTAFA: Inderdaad, precies.

LOBKE: … verder te bepalen van wat helpt mij.

MUSTAFA: Dus wat is productief, wat krijg ik gedaan en wat vind ik leuk? De vraag is daarbij, kijk, niet alles wat leuk vinden, moeten we doen. Nee, dat gaat niet. Niemand wordt wakker en denkt van yes, vandaag ga ik strijken of de was doen.

LOBKE: Nee, toch niet?

MUSTAFA: Maar het is wel noodzakelijk…

LOBKE: Ja, zeker.

MUSTAFA: … dus je moet het wel doen. En niet iedereen heeft zijn of haar werkweek echt volledig onder controle. Maar sommige dingen, een weekstart of een stafmeeting… LOBKE: Precies. Die horen er natuurlijk gewoon bij.

MUSTAFA: Precies, dus daar…

LOBKE: Daaromheen heb je nog echt wel veel invloed.

MUSTAFA: Inderdaad. Daaromheen ben jij de baas over je tijd. Dus de vraag die Bas zich moet afvragen, is, wie bepaalt nu mijn agenda en wat vind ik belangrijk om daaraan te werken of niet.

LOBKE: Ja. Nou, dat ga ik zelf ook eens doen, beginnen met die prioriteitenlijst. Nou, bedankt voor dit fijne gesprek, Mustafa. Ik vond het heel inspirerend. Ik hoop dat Bas er ook wat aan heeft. Want dat telt natuurlijk ook gewoon mee voor je gezondheid, om je daar gewoon ook ontspannen in te voelen. Heb jij ook een werksituatie waar je van wakker ligt, stuur dan een spraakberichtje naar mij. Het nummer van mij vind je in de beschrijving van deze aflevering en voor nu, slaap lekker.