Hoe ga je goed voorbereid een reflectiegesprek in?

Liever lezen dan luisteren?

Lobke: Je ligt in bed. De wind raast rond het huis. Verwarmingsbuizen tikken in de maat van je hartslag en gedachten spoken door je hoofd. Dit is mijn zoveelste baan, maar ik zit nog steeds niet op mijn plek. Of ik wil vrij nemen, maar ik heb het gevoel dat mijn werk het niet toelaat. Hoi. Ik ben Lobke en leuk dat je luistert naar Avondraad. Een podcast van Zilveren Kruis. In deze podcast pieker ik over dingen op werk waar jij ’s nachts van wakker ligt zodat jij het eigenlijk niet meer hoeft te doen. Elke aflevering ga ik op zoek naar een situatie die iemand stress geeft en praat ik met een expert die kan helpen, zodat jij een plan hebt en weer gerust kunt slapen, want ook dat telt mee voor je gezondheid.

Luisteraar: Hoi Lobke. Jordy hier. Nou ik lig ook ’s nachts wakker met een aantal piekergedachten. Eén van die piekergedachten is dat ik binnenkort reflectiegesprekken heb met mijn baas. Ik wil altijd graag in zo’n gesprek mijn doelen en ambities delen, maar eigenlijk verloopt het gesprek nooit hoe, ja, hoe ik wil dat het gaat en ik vind het heel eng om dat gesprek ook te sturen en om mijn baas eigenlijk, ja, in de reden te vallen als dat nodig is. Dus ik zie er heel erg tegenop en ik vind het eng dat gesprek. Dus ik hoop dat jij mij tips kan geven. Doei.

Lobke: Goede vraag van Jordy. Heb jij nou ook een vraag over iets waar je wakker van ligt, spreek op WhatsApp een spraakberichtje in en dan help ik je graag. Mijn nummer vind je in de omschrijving van deze aflevering. Maar nu eerst die van Jordy, want dat is voor velen best een herkenbaar probleem denk ik. Soms gaat de tijd heel langzaam, maar je zult net zien dat hij voorbijvliegt als je belangrijke dingen wil bespreken. Misschien wil je een opleiding volgen, een nieuwe functie of wil je zelfs promotie maken. Maar hoe zorg je nou dat je echt verder komt? We hebben de hulp van een expert erbij gehaald om te leren hoe je die belangrijke dingen ook echt op tafel gooit. Tinka van Vuuren is als bijzonder hoogleraar vitaliteitsmanagement verbonden aan de Open Universiteit Nederland en daarnaast adviseert Tinka bedrijven wat zij kunnen doen om medewerkers een gezonde werkomgeving te bieden en daarmee te zorgen voor duurzame inzetbaarheid. Tinka, welkom. Heel fijn dat je er bent. Allereerst, wat is de eerste stap die je kunt zetten als je meer invloed wil op je reflectiegesprek?

Tinka: Nou ik vind het allereerst al heel goed dat hij zich er bewust van is dat je dat aan de orde wil stellen, want heel vaak gebeurt het inderdaad zo, maar hij denkt echt oké, wat kan ik er nou aan doen. En ik heb een eigen regie model ontwikkeld samen met Zilveren Kruis over hoe je eigen regie krijgt op je gezondheid en dat geldt eigenlijk ook voor je hele functioneren en die begint met bewustwording. Dus als je niet weet dat je dit wil veranderen, ja, dan kan je er al bijna niks aan doen. Dus eerst bewustwording. Nou dat is al heel prima. Tweede is natuurlijk kun je het dan ook? En dat is eigenlijk waar hij mee worstelt. Hoe zorg ik nou dat het ook echt daadwerkelijk gebeurt?

Lobke: Ja, want Jordy is al bewust zeg maar. 

Tinka: Hij is al bewust. 

Lobke: Ja.

Tinka: Maar kan hij het? Nou hij wil het ook graag. Hij is er echt intrinsiek gemotiveerd voor. Dat is de derde pijler aan de kant van de werknemer. De vierde is durven. Ik hoor het hem eigenlijk niet, een beetje wel. Het is ook een beetje eng zegt hij. Dus het zit ook met dat durven te maken. Kan ik dit eigenlijk wel maken om dit zo naar voren te brengen? Dus, nou ja, ik denk hij kan het zeker maken. Nou en er zijn natuurlijk allerlei manieren om ook dat kunnen te versterken. Maar het heeft ook te maken, hoe staat de organisatie er tegenover? Dat durven durf je ook weer makkelijker als er echt bij jou in de organisatie een cultuur is dat dit gewoon gebruikelijke vragen zijn. Dat het goed is om na te denken van wat wil ik? Wat zijn mijn doelen? Hoe kom ik daar? Dus als het gewoon een systeem… Dus stel je voor dat je organisatie ook zegt van nou we vinden het ook belangrijk. We hebben het ook in het HR-beleid staan. Hè, dus we bieden eigenlijk ook… We trainen onze leidinggevenden in het voeren van deze gesprekken. Dus ze faciliteren het ook. En ze informeren je ook dat het allemaal er is. 

Lobke: Ja, precies. 

Tinka: Nou dan is het natuurlijk allemaal veel makkelijker.

Lobke: Ja. Dus hij is inderdaad bewust en dan is het eigenlijk de volgende stap van durf ik het ook bespreekbaar te maken? Gaat dat bespreekbaar maken ook echt om aangeven dat het gesprek niet gaat zoals je wil zeg maar met je leidinggevende?

Tinka: Ja, dat is eigenlijk ook, daar begint het eigenlijk mee. Dus eigenlijk het niet laten gebeuren. Dus voor jezelf eigenlijk ook denken van oké, dit wil ik bespreken. Dat helpt natuurlijk al om te zeggen dat je het daarover wil hebben. Dat je zegt van nou ik heb, ik merk dat ze regelmatig zo’n gesprek hebben en ik kom vaak toch naar buiten met het gevoel van ik heb toch niet alles kunnen zeggen. Nou dus hoe kan dat dan? En heb je het wel als gespreksonderwerp benoemt? Dat helpt natuurlijk al. En dan inderdaad ook weer ingrijpen als het misgaat. Dus als je het al zegt tegen je leidinggevende van nou dit valt mij op. Ja, dan weet de leidinggevende, die kan er ook op reageren. 

Lobke: Maar nou kan het zo zijn dat je dan ’s avonds denkt nou ik ga gewoon dat gesprek zo in. Ik ga het aankaarten en dat doe ik en je zit in dat gesprek en je klapt dicht. 

Tinka: Ja.

Lobke: Heb je daar nog een advies in voor Jordy? Hoe kan je dat dan aanpakken dat het niet bij een voornemen blijft?

Tinka: Eigenlijk heel simpel: schrijf het op een lijstje voor jezelf. Neem dat lijstje mee. Leg het voor je neus. Zeg je dit zijn de onderwerpen die ik wil bespreken. En schrijf je het ook als één van de onderwerpen erbij. Hè, dus…

Lobke: Ja.

Tinka: Dus ja.

Lobke: Dat is eigenlijk gewoon een kwestie van doen?

Tinka: Ja, het is een kwestie van doen. Je wilt het. Oké en dit helpt mij. Nou en net zoals je weet ook eigenlijk als je naar een huisarts gaat dan weet je eigenlijk ook ik moet van tevoren weer dingen opschrijven, want anders dan vergeet ik toch weer net dat belangrijkste onderwerp en dan sta ik ook weer buiten.

Lobke: Ja en dan denk je oh ja, nou gebeurt het weer. 

Tinka: Ja, dus.

Lobke: Hé en je vertelde net over het eigen regie model en waar hij uit bestaat. Dus die bewustwording, dat kunnen, willen en durven. Dat is iets wat je dus als medewerker natuurlijk kunt toepassen. Maar hoe kan een leidinggevende dat in een gesprek ook toepassen of misschien niet alleen in het gesprek, maar in zijn hele of haar hele leidinggeven?

Tinka: Ja, eigenlijk als leidinggevende moet je inderdaad bewustzijn van nou we willen graag stimuleren dat werknemers goed voor zichzelf zorgen en dat ze goed functioneren en dat ze ook bezig zijn misschien ook met hun opleidingen. Nou eigenlijk als leidinggevende begint het er al mee van wat hebben we eigenlijk in huis om dat te faciliteren? Wat bieden we eigenlijk allemaal aan? Hebben we een opleidingsbudget? Hebben we iemand die bijvoorbeeld mensen kan helpen om te adviseren van wat zou ik kunnen doen? Heb je bijvoorbeeld carrièrecoaching? Of loopbaancoaching? Hè, wat hebben we eigenlijk in huis en ook zit het ook bijvoorbeeld ingebakken in ons personeelsbeleid? Er zijn organisaties die zeggen ja, als mensen bij ons aan het werk zijn dan doen ze dat werk altijd voor drie tot vijf jaar, want we hebben heel veel taken en we willen graag dat mensen doorstromen, dat ze steeds weer wat nieuws leren. Nou ja, als je als leidinggevende weet dat dat er is dan is het ook logischer dat je bijvoorbeeld ook aan je medewerkers gaat vragen ‘nou je doet dit nou al twee of drie jaar, wat zou je hierna willen doen?’ Hè, dan heb je het automatisch over wat zijn je volgende stappen? Wat zijn je doelen? Informeren, het bespreekbaar maken en eigenlijk gewoon, ja, eigenlijk uitdragen, duidelijk laten merken dat je er ook achter staat. Dat het gewoon is. Niet alleen in een een-op-eengesprek, maar ook in het teamoverleg, hoe het werk georganiseerd is.

Lobke: Ja, dus niet alleen in zo’n reflectiegesprek, maar eigenlijk gewoon gedurende …?[door elkaar praten 07:26].

Tinka: Gewoon alles eigenlijk. 

Lobke: Gewoon al het werk, ja.

Tinka: Zo van hoe ga je het doen en dat je inderdaad een zo’n klus hebt en dat je denkt van oh, maar die had gezegd dat hij heel graag weer eens wat meer bijvoorbeeld in een andere branche zou willen doen. Kijk nou heb ik iets. Nou dat is misschien een klus, hè, juist voor Jordy, want dat past eigenlijk heel goed. Als je het erover hebt dan kun je dat ook makkelijker doen.

Lobke: Ja, maar nu hebben we het dus natuurlijk over het stuk van de leidinggevende. Maar stel dat het helemaal niet zo gebruikelijk is in het bedrijf, maar je hebt toch bepaalde ambities omdat je een opleiding wilt doen of omdat je een volgende stap in je functie wil maken. Maar bijvoorbeeld zo’n leidinggevende neemt best wel de regie in het gesprek over zaken waar jij of die jij misschien minder belangrijk vindt. Wat kan je dan als Jordy zijnde toch vragen zeg maar? Kun je gewoon vragen van ik wil een opleiding doen, is daar budget voor? Of is daar nog een bepaalde manier om dat aan te kaarten?

Tinka: Ja, ja. Nou ja, het begint natuurlijk ook al om te zorgen dat je zelf zo goed mogelijk geïnformeerd bent. Dus eens kijken wat staat er in de teamplannen? Wat staat er in onze CAO? Worden daar, is daar een budget/ Wordt er bijvoorbeeld gesproken over opleidingsbudget of een duurzaam inzetbaarheidsbudget? Dus als je dat al weet dan kan je eens makkelijker… Dan zeg je van goh, ik kwam dit tegen. Nou het lijkt mij leuk om dit en dit te gaan doen. Dus dan weet je het al.

Lobke: Dan weet je, ja, dat klinkt misschien een beetje negatief, maar dat je een poot hebt om op te staan. Dat je een beetje weet waar heb ik recht op en wat kan ik vragen.

Tinka: Ja, recht op en je kan natuurlijk ook eens zeggen van nou ik zou gewoon ook eens met een HR-afdeling, hè, is er bijvoorbeeld iemand die adviseert over opleidingen? Of je kan ook misschien zeggen wat weet de ondernemingsraad hiervan? Gewoon eens van hoe is het bij ons geregeld? En wat zijn de mogelijkheden en wat zou kunnen? Wat kan niet? Dus maar gewoon eens zorgen dat je een beetje weet oké, nou dan wil ik graag weten van nou ik kwam dit tegen, nou wat zou dan mogelijk zijn of wat raad jij mij aan om te doen?

Lobke: Ja, precies. En toch is het soms zo, dat merk ik uit een voorbeeld vanuit mijn vriendenkring. Dat je het dan hebt aangekaart, dat er wel naar geluisterd wordt en dan na zo’n gesprek verzand het toch.

Tinka: Ja, toch weer steeds weer terugkomen. Ja.

Lobke: Is dat dan de enige manier misschien tot frustratie toe dat je erop terug blijft komen?

Tinka: Nou ja, niet tot frustratie toe. Kijk op een gegeven moment kijk is het natuurlijk ook van je wil wat, je ziet wat mogelijkheden. Nou en als het steeds niet kan, want dat is natuurlijk ook het probleem. Stel dat het, het kan opleiding of het kan wat anders zijn. Maar voor opleiding is het natuurlijk ook nodig dat je er de tijd voor hebt.

Lobke: Klopt.

Tinka: Hè, dus en als je het gewoon heel druk hebt en in deze tijd hebben veel mensen het druk, omdat er gewoon vaak heel veel vacatures zijn. Ja, dan is er altijd minder tijd om dit soort dingen te doen. En dan toch blijft het belangrijk om het wel te doen, want je moet zorgen dat je inderdaad weer nieuwe dingen leert tot ontwikkeling. Het is zo belangrijk om jezelf gemotiveerd te houden en ook om je goed te laten functioneren. Dus ja, het is gewoon heel belangrijk dat je gewoon steeds zegt ik kom er toch weer even op terug. Misschien kan het nu niet, maar misschien kunnen we een afspraak maken voor over twee maanden.

Lobke: Inderdaad, dat je er dan een tijd aan koppelt. Dat vind ik wel mooi dat je zegt dat ontwikkelen echt cruciaal is. We hebben het nu heel erg over groeien inderdaad op dat vlak. Dan wel door een opleiding of door een stap in je functie. Maar kun je mij uitleggen waarom het ook belangrijk is voor je gezondheid?

Tinka: Ja, dat kan ik zeker.

Lobke: Dacht ik al.

Tinka: We hebben laatst namelijk een heel mooi onderzoek gedaan met een studente van Angela Messioui. Die heeft nagegaan wat betekent het als mensen gevoel hebben dat hun kwalificaties minder waard worden. Dus dat ze economisch verouderen. Nou en uiteindelijk blijkt dat te leiden dat mensen zich dan ook vaker ziek gaan melden. Dus als mensen het gevoel hebben van nou mijn kwalificaties, hè, die zijn niet meer up-to-date dan zie je dat mensen ook minder bevlogen worden, minder enthousiast voor hun werk en dat leidt ertoe dat ze zich vaker ziekmelden. En hoe kun je dat tegengaan? Door ontwikkelingsmogelijkheden te bieden. Zorg dat mensen waarnemen dat ze zich kunnen ontwikkelen en ontplooien dan leidt ertoe dat ze minder vaak denken dat hun kwalificaties minder waard zijn en het heeft ook rechtstreeks gevolgen op hun bevlogenheid en ook weer op dat ziekteverzuim.

Lobke: Die is best wel, nou ja, dat vind ik best een eyeopener. Ook best wel heftig economisch verouderen. Dat je zegt van dat willen we natuurlijk niet. Nee.

Tinka: Nee, dat willen we niet. En we zitten wel in een tijd dat eigenlijk onze kennis steeds sneller minder waard wordt.

Lobke: Ja.

Tinka: Hè, dus de ontwikkelingen gaan zo snel. Je weet we krijgen een energietransitie. We hebben nu allemaal functies waarvan we tien jaar geleden niet eens wisten dat ze bestonden. Hè, kun je een podcast houden, hadden we het helemaal niet over.

Lobke: Nee.

Tinka: Hè, dus je weet je moet je blijven ontwikkelen.

Lobke: Ja en ik denk dat dat ook een drijfveer kan zijn voor Jordy of anderen die opzien tegen zo’n reflectiegesprek. Dat je denkt het is echt gewoon zo belangrijk mijn ontwikkeling, ook voor mijn gezondheid.

Tinka: Ja en niet alleen voor hem zelf, maar ook voor het bedrijf en voor zijn motivatie. Dus nou gewoon, gewoon doen.

Lobke: Ja, goede. En heb jij nog meer tips om je over dit onderwerp wat meer in te lezen of dat kan helpen?

Tinka: Ja, kijk ik heb meerdere artikelen hierover geschreven. Ook wat het belang is van een leven lang leren. Dat geldt voor alle leeftijden en eigenlijk blijkt het juist ook juist hoe ouder je bent, hoe minder mensen eigenlijk denken dat ze misschien zich hoeven te ontwikkelen, maar hoe belangrijk het is en hoe meer je ervan profiteert. Hè, dus een leven lang ontwikkelen en een duurzame inzetbaarheid is een artikel. En ik ben ook bezig geweest met een app heb ik een keer ontwikkeld voor de universiteiten om eigenlijk dit punt van die, je doelen stellen, je ontwikkeling en om dat aan de orde te blijven stellen met je leidinggevende, om dat te blijven bespreken.

Lobke: Oh, wat goed. Hoe heet die app?

Tinka: Ja, die heet My employability at work (download the app) heette die en die ging erover nou stel je doelen en wat zijn je acties voor het jaar? Wat wil je gaan doen? Communiceer dat via een mail aan je leidinggevende of aan een coach. Dus waarmee, je kan kiezen wie je doet en dan vervolgens houdt bij als je inderdaad doet wat je wilt gaan doen. Dus maak een fotootje. Dus dat noemen we een moment en die kwamen op een hele mooie tijdslijn te staan en die tijdslijn kon je dan weer in het volgende gesprek kon je die weer even je mailen naar je leidinggevende en dan kon je het weer bespreken. Dan zeg je van nou dit was ik van plan. Nou dit is ervan gebeurd. Dus echt concrete doelen, concrete stappen en ook inderdaad jezelf ook verplichten om erover terug te koppelen. Dus het maakt ook dat je niet kan denken ik kom er niet aan toe. We doen het volgend jaar maar weer.

Lobke: Nee, inderdaad. Gewoon doorpakken. Nee, dus als ik het even kort samenvat dan is die bewustwording al heel erg belangrijk. Gaat het daarna natuurlijk volgens de principes van het eigen regiemodel ook om het kunnen, willen en durven. Laat je goed informeren over wat er al kan binnen het bedrijf waarin je werkt. En ja, besef eigenlijk hoe belangrijk ontwikkeling is, ook voor je gezondheid of misschien wel met name voor je gezondheid. Tinka, heel erg bedankt voor jouw fijne inzichten en je adviezen. Hopelijk heeft Jordy hier iets aan en gaat hij ook meer ontspannen het gesprek in, want dat telt natuurlijk wel mee voor je gezondheid. Heb jij ook een werksituatie waar je van wakker ligt? Stuur dan een spraakberichtje naar mij. Het nummer vind je in de beschrijving van deze aflevering. Slaap lekker.