Is uw nota afgewezen in VECOZO?

1. U heeft de prestatie zelf dubbel gedeclareerd. Controleer uw administratie.
2. Een andere zorgaanbieder heeft de prestatie eerder gedeclareerd.

1. Er is geen contract. Controleer wat de status is van uw contract.
2. De gedeclareerde prestatie valt niet onder uw contract. U kunt alleen WMG-codes en prestatiecodes declareren die onder uw contract vallen. U vindt deze in het document ‘basistarieven’ op onze website.
3. De declarant staat niet geregistreerd in de praktijk. U moet de registratie eerst in orde maken bij Vektis Of u moet declareren met een declarant die wel verbonden is aan de praktijk.
4. De declarant staat wel geregistreerd bij u in de praktijk, maar niet voor de periode waarvoor u declareert. Bijvoorbeeld omdat de declarant nog niet in dienst was. Of juist al uit dienst. U moet dan declareren met een andere declarant.

De code krijgt u als uw ingediende bedrag afwijkt van het bedrag dat wij verwachten.

1. Heeft u een IDEA contract? Wij verwachten dat u voor het IDEA assortiment het Taxe bedrag declareert + BTW. Voor alle overige middelen het Taxe bedrag – ZPC + BTW. De ZPC ( Zilveren Kruis Prijscorrectie) is vastgesteld op 5,5% met een maximum van € 5,50.
2. Heeft u een Basis contract? Wij verwachten dat u voor onze preferente middelen het Taxe bedrag declareert + BTW. Voor alle overige middelen declareert u het Taxe bedrag – ZPC + BTW. De ZPC ( Zilveren Kruis Prijscorrectie) is vastgesteld op 5,5% met een maximum van € 5,50.

De patiënt ontvangt verblijf met behandeling in een Wlz-instelling. U moet de rekening indienen bij de Wlz-instelling. U vindt in de retourinformatie welke Wlz-instelling dit is.

Is het verblijf met behandeling in de Wlz instelling beëindigd? Wij passen de gegevens dan automatisch in onze systemen aan. U kunt de afgewezen declaraties zelf opnieuw indienen. Houdt u wel rekening van een doorlooptijd van ongeveer 2 maanden.

De verzekerde is op het moment van de behandeling niet verzekerd (onder de gedeclareerde UZOVI-code)

Tip voor oplossing: Controleer voorafgaand aan het starten van de behandeling de verzekeringsgegevens van de verzekerde via VECOZO. (COV-check). Meer informatie over de COV-check kunt u vinden op www.vecozo.nl.

Controleer de verzekeringsgegevens van de verzekerde via VECOZO.

Voer een COV-check uit. Meer informatie over de COV-check kunt u vinden op www.vecozo.nl.

Controleer de verzekeringsgegevens van de verzekerde via VECOZO. (COV-check)

Voer een COV-check uit. Meer informatie over de COV-check kunt u vinden op www.vecozo.nl.

Check bestand en advies.

Neem zo nodig contact op met softwareleverancier. Daarna kunt u herdeclareren.

Declaratie is al eerder gedeclareerd (door andere zab)

Mogelijk gecombineerde zorg met geboortecentra? Mogelijk andere / juiste prestatiecode herdeclareren.

Fout in rubriek 420

1. U declareert hoger bedrag dan overeengekomen
2. Maximum aantal is overschreden.

Check uw contractafspraken, mogelijk kunt u herdeclareren.

Wij adviseren u hiervan de nota op te sturen naar de verzekerde.

Controleer de verzekeringsgegevens van de verzekerde via VECOZO.

Voer een COV-check uit. Meer informatie over de COV-check kunt u vinden op www.vecozo.nl.

Mogelijk heeft u een intake gedeclareerd?

Dit is volgens contractafspraken niet toegestaan.

Betreft dit een declaratie voor een 2e zwangerschap na een miskraam? Dan is deze afwijzing mogelijk onterecht.

Stuurt u ons online een verzoek tot nabetaling van deze nota. Wij nemen deze dan opnieuw in behandeling.

Controleer of er wel met het zelfde zorgtraject en diagnose (of diagnose 000) wordt gedeclareerd en of de vervolg dbc wel aansluit op de vorige dbc met hetzelfde zorgtrajectnummer.

Dit geldt voor de zorgtypes 201, 202 en 203. Voor de zorgtypes 204 en 299 check of er wel met het zelfde zorgtraject en diagnose (of diagnose 000) wordt gedeclareerd en of de begindatum ligt binnen een periode van 365 dagen na de sluitdatum van de voorgaande dbc.

Bij deze afwijzing kennen wij helaas ook onterechte afwijzingen. Deze worden binnen 5 werkdagen opnieuw verwerkt.

Het zorgkantoor betaalt declaraties van deze Wlz-cliënten.
Via deze tool kunt u eenvoudig opzoeken onder welk zorgkantoor uw cliënt valt.

Afwijsreden 0611 - Declaratiebedrag komt niet overeen met het bedrag dat is afgesproken in uw overeenkomst

Controleer de prijsafspraken in uw software of bij uw zorginkoper. Bij een volgende declaratie kunt u dan met de juiste tarieven declareren.

1. Er is een nota ingediend met privacy dbc-codes zoals 25X999, 10X999, 25B999 en 10B999.
   Op moment van indienen was er geen getekende privacyverklaring aanwezig bij de zorgverzekeraar.
   U kunt de declaratie opnieuw indienen met de reguliere dbc-codes.
2. U heeft een tarief gedeclareerd wat hoger is dan het contractstarief.

Deze afwijzing kan verschillende oorzaken hebben. Een veel voorkomende oorzaak is een fout in het tijdbestedingsrecord.

Mogelijkheid 1:
De openingsdatum van een dbc moet gelijk zijn aan de datum waarop de eerste directe of indirecte patiëntgebonden activiteit door de behandelaar plaatsvindt. De begindatum tijdsbesteding rubriek 1713 en begindatum prestatie rubriek 0411 zijn nu ongelijk waardoor wij de dbc afkeuren.

Begindatum voor 01-01-2018
Als de begindatum tijdsbesteding (rubriek 1713) ongelijk is aan de begindatum prestatie (rubriek 0411) en de begindatum prestatie ligt voor 01-01-2018, dan keuren wij af als het zorgtype gelijk is aan 204, 299, 101, 106, 107, 108 of 199.

Begindatum op of na 01-01-2018
Als de begindatum tijdsbesteding (rubriek 1713) ongelijk is aan de begindatum prestatie (rubriek 0411) en de begindatum prestatie ligt op of na 01-01-2018, dan keuren wij af als het zorgtype gelijk is aan 204, 101, 106, 107, 108, 152, 153,154 of 199.

Mogelijkheid 2:
De som van aantal tijdseenheden indirect (rubriek 1717) moet gelijk zijn aan het aantal tijdseenheden (rubriek 0437) In DV010 kan je rubriek 1717 en 0437 checken> het aantal tijdseenheden. Als dit verschillend is dan weet je dat het optie 1 is.

Mogelijkheid 3:
Aantal tijdseenheden indirect (rubriek 1717) moet gevuld zijn als aantal tijdseenheden direct (rubriek 1716) leeg is.

Mogelijkheid 4:
Bij een dbc behandeling of onvolledig behandeltraject (rubriek 610) moet de som v/d onderliggende aantal tijdseenheden direct (rubriek 1716) kleiner of gelijk zijn aan het aantal tijdseenheden direct (rubriek 0436)

U heeft rubriek 0416 of 0418 een AGB-code gevuld voor de eerste of tweede hoofdbehandelaar die niet (meer) bestaat.

U heeft rubriek 0421 niet gevuld met een AGB-code van een natuurlijk persoon. De dbc of basis GGZ-product wordt afgekeurd, omdat de AGB-code van de verwijzer onjuist is gevuld of het specialisme van de verwijzer is gevuld. De AGB-code moet op persoonsniveau zijn en bestaan uit 8 cijfers. Het specialisme moet bestaan uit 4 nullen. U kunt dit probleem oplossen door de juiste AGB-code in te vullen bestaande uit 8 cijfers zonder spaties en het specialisme te vullen met 0000.

De contractant die in rubriek 110 wordt gevuld mag geen Basis GGZ of gespecialiseerde GGZ declareren.

Vul de contractant die de zorg mag leveren in bij rubriek 110.

De combinatie van dbc-prestatiecode en prestatiecode is niet toegestaan.

Op tog.vektis.nl kan hier een controle op worden uitgevoerd.

U heeft in rubriek 0420 als code voor de verwijzer ingevuld 06. Dat staat voor Zelfverwijzer en dat is niet toegestaan.

Controleer of er in de gedeclareerde periode van de dagbesteding ook een VZO is gedeclareerd

De dagbesteding moet dan in gesplitste periodes worden aangeleverd.

Reden afwijzing 8002 als gevolg van reden afwijzing 8408

Een veel voorkomende afwijzing is 8002 "Record is niet beoordeeld (wegens afkeuring boven- of ondergeschikt[e] record[s])".

Dit is een algemene afwijzing. Deze afwijzing kan verschillende oorzaken hebben.

De laatste tijd zien we dat de oorzaak afwijzing 8408 met de volgende omschrijving veel voorkomt bij de algemene afwijzing 8002: "deze prestatie voldoet niet in combinatie met een eerdere prestatie bij dezelfde behandelaar/uitvoerder"

Waarom ontstaat afwijzing 8408?

De afwijzing 8408 ontstaat als een verblijf zonder opname (VZO) wordt gedeclareerd op dagen dat er ook dagbesteding wordt gedeclareerd. Deze prestatie is niet toegestaan naast de dagbesteding. Omdat er vaak meerdere regels aangeleverd worden met een zorgactiviteit krijgen de opvolgende regels niet de (hoofd) afwijzing 8408 maar 8002. Mogelijke reden voor deze afwijzing is dat de dagbesteding in een aangesloten periode wordt gedeclareerd terwijl er niet op alle dagen in deze periode dagbesteding is geweest.

De afwijzing 8408 is terug te vinden in het retourbestand van VECOZO met eerst de afwijzing 8002 en later de afwijzing 8408.

Dbc aanw met looptijd < 365 dg. Een vervolg dbc is niet toegestaan binnen 1 jaar vanaf begindatum voorgaande dbc

Vaak blijkt bij deze afwijzing dat de voorafgaande dbc niet gesloten is na 365 dagen, maar 1 of enkele dagen eerder. Als de vervolg dbc met een van de zorgtypen 201,202 of 203 gedeclareerd wordt, moet de voorafgaande dbc 365 dagen open hebben gestaan. De openingsdatum van de vervolg-dbc is de dag na het sluiten van de voorgaande dbc. Een controle hierop in uw systeem voorkomt dat u een afwijzing ontvangt. U kunt dit bespreken met uw softwareleverancier.

Oplossing: Controleer of er wel met het zelfde zorgtraject en diagnose (of diagnose 000) wordt gedeclareerd en of de vervolg dbc wel aansluit op de vorige dbc met hetzelfde zorgtrajectnummer en of de voorgaande dbc wel 365 dagen heeft open gestaan.

Bij deze afwijzing kennen wij helaas ook onterechte afwijzingen. Deze worden binnen 5 werkdagen opnieuw verwerkt.

U heeft in rubriek 0417 een beroepscode ingevuld voor de eerste hoofdbehandelaar die Zilveren Kruis niet toestaat in haar polisvoorwaarden.

Of:
U heeft in rubriek 0419 een beroepscode ingevuld voor de tweede hoofdbehandelaar die Zilveren Kruis niet toestaat in haar polisvoorwaarden.

Of:
U heeft rubriek 0418 niet gevuld. Bij een dbc behandeling is de tweede regie/hoofdbehandelaar de regie/hoofdbehandelaar voor de behandelfase.

De dbc is afgewezen, omdat het beroep dat voor de eerste hoofdbehandelaar is gevuld niet voor komt in de tabel ‘beroep zorgverlener’. Controleer of het beroep van de eerste hoofdbehandelaar gevuld is en voor komt in de tabel ‘beroep zorgverlener’. De versie van de tabel dient hierbij overeen te komen bij de startdatum van de behandeling. Daarbij geldt deze retourcode ook voor het beroep van de tweede hoofdbehandelaar.

• Controleer of het Aantal tijdseenheden indirect (rubriek 1717) gevuld is als Aantal tijdseenheden direct (rubriek 1716) leeg is of ontroleer of het Aantal tijdseenheden indirect (rubriek 1717) gevuld is als Aantal tijdseenheden direct (rubriek 1716) leeg is of
• check dat bij een dbc behandeling-prestatie of Basis GGZ/Transitieprestatie (rubriek 0610) de som van de onderliggende aantal tijdseenheden direct (rubriek 1716) kleiner of gelijk is aan het aantal tijdseenheden direct (rubriek 0436) of
• check dat de som van alle onderliggende aantal tijdseenheden indirect (rubriek 1717) gelijk is aan het aantal tijdseenheden indirect (rubriek 0437)

De openingsdatum van een dbc moet gelijk zijn aan de datum waarop de eerste directe of indirecte patiëntgebonden activiteit door de behandelaar plaatsvindt. De begindatum tijdsbesteding rubriek 1713 en begindatum prestatie rubriek 0411 zijn nu ongelijk waardoor wij de dbc afkeuren.

Begindatum voor 01-01-2018
Als de begindatum tijdsbesteding (rubriek 1713) ongelijk is aan de begindatum prestatie (rubriek 0411) en de begindatum prestatie ligt voor 01-01-2018, dan keuren wij af als het zorgtype gelijk is aan 204, 299, 101, 106, 107, 108 of 199.

Begindatum op of na 01-01-2018
Als de begindatum tijdsbesteding (rubriek 1713) ongelijk is aan de begindatum prestatie (rubriek 0411) en de begindatum prestatie ligt op of na 01-01-2018, dan keuren wij af als het zorgtype gelijk is aan 204, 101, 106, 107, 108, 152, 153,154 of 199.

Er moet aan een prestatie Gespecialiseerde GGZ altijd directe tijd zijn besteed door een regiebehandelaar tenzij het zorgtype 150, 147 of 199 is of tenzij er een crisis- dbc zonder verblijf wordt gedeclareerd (zorgtype 301) of tenzij het een vervolg dbc (zorgtype 201, 202, 203, 204 of 299) is.

Deze controle bestaat vanaf 01-01-2017 en kijkt of de regiebehandelaar door de NZa is toegestaan om gespecialiseerde GGZ te geven.

Deze controle bestaat vanaf 01-01-2017 en kijkt of de regiebehandelaar door de NZa is toegestaan om Basis-GGZ te geven.

Er moet aan een prestatie Basis GGZ altijd directe tijd zijn besteed door een regiebehandelaar tenzij de verzekerde jonger is dan 18 jaar. Alleen directe tijd besteed door een medebehandelaar is in dit geval onvoldoende.

Afwijsreden 9367 - Voor ApkCode ligt DebetPrestatie/Begindatum op of na expiratiedatum apk code in zorglabel codelijst.

U gebruikt een ApkCode na de einddatum die deze ApkCode in de zorglabel codelijst heeft gekregen.

Ketenzorg COPD mag niet naast Stoppen met Roken gedeclareerd worden(zie ook 0634)

U hebt voor deze module eerder een declaratie ingediend en vergoed gekregen.

Als u de afspraken niet via VECOZO doorgeeft kunt u de samenvatting van de overeenkomst uploaden via het Zorgverlenersportaal of een e-mail sturen naar zorginkoop.contractbeheer@zilverenkruis.nl.

Er is een prestatiecode voor achterstandswijk gedeclareerd terwijl verzekerde niet in achterstandswijk woont volgens de polisgegevens.

Neem adresgegevens van de COV over omdat deze bekend zijn bij GBA.

Er is nog geen inschrijfgeld gedeclareerd.

Mogelijk is het inschrijfgeld op een ander AGB-code/ zorgverlenersnummer huisarts ingediend. Reden afwijzing van inschrijfgeld is leidend voor de gecontracteerde modules.

Het zorgkantoor betaalt declaraties van deze Wlz-cliënten.
Via deze tool kunt u eenvoudig opzoeken onder welk zorgkantoor uw cliënt valt.

Er is geen overeenkomst voor deze prestatie of hij is niet ontvangen of verwerkt.

Als u de afspraken niet via VECOZO doorgeeft kunt u de samenvatting van de overeenkomst uploaden via het Zorgverlenersportaal of een e-mail sturen naar zorginkoop.contractbeheer@zilverenkruis.nl.

Verzekerde staat bij andere huisartsenpraktijk ingeschreven.

Kijk of verzekerde op het tijdstip van de declaratie in het betreffende kwartaal bij u stond ingeschreven. Neem eventueel contact met ons op.

• Een zitting fysiotherapie mag niet geregistreerd worden aan een tweede zitting fysiotherapie. Een zitting fysiotherapie in het ziekenhuis in combinatie met een eerstelijns fysiotherapeut is ook niet toegestaan.
• Een zitting ergotherapie en dieetadvisering mag niet geregistreerd worden aan een tweede zitting ergotherapie en dieetadvisering.
• Een IC-behandeldag mag niet geregistreerd worden naast een IC-behandeldag
• Een langdurige observatie zonder overnachting mag niet op dezelfde kalenderdag als dagverpleging of een verpleegdag worden geregistreerd.
• Een afwezigheidsdag kan niet op dezelfde dag als een verpleegdag worden geregistreerd.
• Een Follow-up pediatrische IC kan niet naast een polikliniekbezoek worden geregistreerd.
• Een overig traject mag niet naast een reguliere verpleegdag worden gedeclareerd. Een overig traject kan alleen in plaats van een reguliere verpleegdag naast een dbc-zorgproduct gedeclareerd worden.
• Een registratie van toeslag op ordertarief bij decentrale afname van patiëntmateriaal is niet toegestaan bij huisbezoeken. Huisbezoeken vallen niet onder de decentrale afnames.

Declareert u een kaakchirurgische verrichting? Raadpleeg de Nadere Regel van de NZa. Op deze website kunt via de tabbladen uitgaande relaties de bijlagen behorende bij de Nadere Regel zien en kunt u hier ook een link vinden van Nadere Regels van voorgaande jaren. Bij inkomende relaties vindt u de Nadere Regels van een jaar later.

Er is een andere declaratie ingediend door u of een andere huisarts.

Controleer op Lifeline of u de juiste verzekerde gegevens heeft meegegeven en het UZOVI-nummer.

Er is iets anders gedeclareerd dan is gemachtigd. Neem eventueel contact met ons op.

U heeft 6 maanden waarin u een declaratie kunt indienen, deze termijn is voorbij. Ingediende leveringen worden niet meer vergoed omdat ze te oud zijn.

Er is binnen termijn hetzelfde hulpmiddel gedeclareerd door u of een ander. Wij vergoeden de binnen termijn levering niet.

Er zijn verschillende oorzaken

1. Geen machtigingen aanwezig. Wij adviseren u te kijken of dit nodig is bij het geleverde hulpmiddel.
2. Levering binnen termijn. Wij adviseren u na te gaan of er binnen termijn een levering van hetzelfde hulpmiddelen heeft plaats gevonden.
   Neem contact met ons op.
3. Er is iets anders gedeclareerd dan is gemachtigd.
   Neem contact met ons op.

Er zit in de regel die u probeert te debiteren een credit bedrag. Zorg ervoor dat alle bedragen debet zijn.
Of er zit in de regel die u probeert te crediteren een debet bedrag. Zorg ervoor dat alle bedragen credit zijn.

Het bedrag in rubriek 0432 (bedrag ontvangen eigen bijdrage)is groter dan het bedrag in rubriek 0429 (berekend bedrag)
Dit bedrag uit rubriek 0429 - het bedrag uit rubriek 0438 (declaratiebedrag) is bij elkaar minder dan het bedrag uit rubriek 0432.

Declareert u exact wat in de stuurtabel staat, dit is leidend. De systemen van Achmea zijn ingericht op wat in de stuurtabel vermeld staat.

• Raadpleeg hiervoor het aantallen overzicht. Bekijk op deze website het overzicht Links en/of rechts gedragen hulpmiddelen
• (Alleen voor vingerorthesen) Vingerorthesen moeten worden ingediend als aantal stuks. De eenheid moet hier niet worden ingevuld.

Er is iets anders gedeclareerd dan is gemachtigd. Neem contact met ons op. Wij kijken dan waar het mis is gegaan.

De declaratie voldoet niet aan de sluitregels volgens het Registratieaddendum. U vindt het Registratieaddendum op de website van Werken met dbc's.

Hieronder vindt u een paar stappen die u kan nemen om te zien waarom uw declaratie is afgewezen.

• Bekijk de limitatieve lijst met diagnoses en behandelingen waarvoor een machtiging moet worden aangevraagd.
• Is er geen machtigingseis voor de verrichting of diagnose? Controleer of rubriek 04.37 "Indicatie machtiging" correct gevuld is met een "N".

Controleer de prijsafspraken in uw software of bij uw zorginkoper. U kunt de afgewezen verrichtingen met de juiste tarieven opnieuw aanleveren via VECOZO.

Op basis van de verzekeringsvoorwaarden is er geen of niet volledig recht op vergoeding. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Controleert u de volgende punten:

• Met een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) via VECOZO gaat u na of u bij de juiste verzekeraar declareert.
• De verzekerde moet op de ingangsdatum van de behandeling staan ingeschreven of dat de verzekerde voldoende aanvullend verzekerd is voor de behandeling.
• Declareert u een paramedische behandeling met indicatiecode 009? U ontvangt de afwijzing omdat de verzekerde de maximale vergoeding uit de aanvullende verzekering al heeft ontvangen.

Beantwoordt dit uw vraag niet? Neem contact met ons op.

• Een zitting fysiotherapie mag niet geregistreerd worden aan een tweede zitting fysiotherapie. Een zitting fysiotherapie in het ziekenhuis in combinatie met een eerstelijns fysiotherapeut is ook niet toegestaan.
• Een zitting ergotherapie en dieetadvisering mag niet geregistreerd worden aan een tweede zitting ergotherapie en dieetadvisering.
• Een IC-behandeldag mag niet geregistreerd worden naast een IC-behandeldag
• Een langdurige observatie zonder overnachting mag niet op dezelfde kalenderdag als dagverpleging of een verpleegdag worden geregistreerd.
• Een afwezigheidsdag kan niet op dezelfde dag als een verpleegdag worden geregistreerd.
• Een Follow-up pediatrische IC kan niet naast een polikliniekbezoek worden geregistreerd.
• Een overig traject mag niet naast een reguliere verpleegdag worden gedeclareerd. Een overig traject kan alleen in plaats van een reguliere verpleegdag naast een dbc-zorgproduct gedeclareerd worden.
• Een registratie van toeslag op ordertarief bij decentrale afname van patiëntmateriaal is niet toegestaan bij huisbezoeken. Huisbezoeken vallen niet onder de decentrale afnames.

Controleer of rubriek 04.52 "Verwijsdiagnosecode paramedische hulp" en rubriek 04.53 "Code soort indicatie paramedische hulp" correct gevuld zijn.

De afwijzing kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van de afwijzing:

• We staan een declaratie medisch specialistische revalidatie alleen toe als de verwijzer een huisarts, bedrijfsarts, specialist ouderengeneeskunde, arts verstandelijk gehandicapten, jeugdarts, of andere medisch specialist is
• We staan een declaratie trombosezorg alleen toe als de verwijzer huisarts, bedrijfsarts, specialist ouderengeneeskunde, arts verstandelijk gehandicapten, jeugdarts, sportarts, overige arts SEH, verpleegarts, schoolarts, consultatiearts, GGD-arts, klinisch fysicus audioloog of andere medisch specialist is.
• We staan een declaratie geriatrische revalidatiezorg alleen toe als de verwijzer een huisarts, arts verstandelijk gehandicapten of medisch specialist is.
• U vult de op basis van de type verwijzer in uw declaratie één van de verkeerde rubrieken 0422 t/m 0424. Kijk op Vektis voor meer informatie.

• De dbc loopt parallel met een dbc voor hetzelfde specialisme en dezelfde diagnose.
• Het dbc zorgproduct loopt parallel met een reeds gedeclareerd dbc zorgproduct. De combinatie is niet toegestaan.
• Parallelle dbc's is bij GRZ niet toegestaan. GRZ kent geen parallelliteit.
• Parallelle dbc's is bij Cardiologie niet toegestaan. Het specialisme Cardiologie kent geen parallelliteit
• Parallelle dbc's is bij Klinische Geriatrie niet toegestaan. Het specialisme Klinische Geriatrie kent geen parallelliteit
• Parallelle dbc's is bij Neonatologie niet toegestaan. Het specialisme Neonatologie kent geen parallelliteit
• Het is niet toegestaan parallel te declareren als de diagnose van de dbc is opgenomen in de Diagnose Combinatie Tabel.
• Parallelle ic-zorg/subtrajecten 51 of 52 zijn niet toegestaan.
• Het is niet toegestaan om tijdens één zwangerschap parallelle zorgtrajecten te registreren voor eenzelfde fase.
• Het is niet toegestaan wanneer een internist en een longarts bij diagnostiek en/of behandeling van tuberculose beide de dbc declareren. Slechts één dbc is toegestaan.
• Het is niet toegestaan als een kinderarts en een neuroloog beide diagnostiek en/of een behandeling uitvoeren bij epilepsie beide de dbc declareren. Slechts één dbc is toegestaan.
• Het is niet toegestaan wanneer een cardioloog en een cardiochirurg samen een AICD implantatie uitvoeren, beide de dbc declareren. Slechts één dbc is toegestaan.
• Het is niet toegestaan wanneer een internist en/of een kinderarts en/of een radiotherapeut samen een patiënt screenen op de late effecten van de behandeling van kanker beide de dbc declareren. Slechts één dbc is toegestaan
• Het is niet toegestaan om naast een dbc toppreferente kinderoncologie een dbc kindergeneeskunde te declareren
• Parallelle dbc's multitrauma is niet toegestaan. Multitrauma mag slechts per instelling door één specialisme worden gedeclareerd.
• Een zorgactiviteit ‘post-transplantatietraject’ mag uitsluitend door één zorgaanbieder binnen maximaal 3 subtrajecten na een transplantatie geregistreerd worden.

De declaratie voldoet niet aan de sluitregels volgens het Registratieaddendum. U vindt het Registratieaddendum op de website van Werken met dbc's.

• Bij cochleaire implantaten nazorg volwassenen (zorgactiviteit 031904) en cochleaire implantaten nazorg kinderen (zorgactiviteit 031906) moet het zorgtraject 120 dagen open staan.
• Bij nazorg regulier orgaantransplantatie ontvanger exclusief nazorg harten/of longtransplantatie ontvanger (zorgactiviteit 039350) en nazorg met specifieke controles orgaantransplantatie ontvanger exclusief nazorg hart- en/of longtransplantatie ontvanger (zorgactiviteit 039351) moet het zorgtraject 120 dagen open staan.

Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van de afwijzing:

• Een dagverpleging mag niet twee keer op dezelfde kalenderdag geregistreerd worden. Er kan maximaal één dagverpleging per specialisme per kalenderdag worden geregistreerd.
• De add-ons IC-behandeldag registreert u per kalenderdag. Het is niet toegestaan om meer dan één IC-behandeldag te registreren per kalenderdag.
• Bij een aantal codes beeldvormende diagnostiek mag per zitting maximaal twee MRI's gedeclareerd worden. Welke codes dit betreft, vindt u in de Nadere Regel terug betreffende het jaar van uw declaratie onder artikel Overige zorgproducten uit de categorie eerstelijnsdiagnostiek, Beeldvormende diagnostiek.
• Een declaratie labonderzoek ten behoeve van nazorg altruïstische donor is slechts jaarlijks toegestaan.
• Een dialysetoeslag is slechts één keer per dialysedag declarabel.
• Een ambulante behandeldag GRZ mag slechts één keer per dag geregistreerd worden indien een patiënt ambulant wordt behandeld.
• Een Add on IC mag alleen per kalenderdag worden gedeclareerd.
• Indien u afsluitreden 26 hanteert dient u de sluitregel 1.0000.3 te volgen. U vindt de sluitregel terug in het registratieaddendum.
• Indien u afsluitreden 45 hanteert dient u de sluitregel 1.0327.3 te volgen. U vindt de sluitregel terug in het registratieaddendum.
• Indien u afsluitreden 56 hanteert dient u de sluitregel 2.0301.1 te volgen. U vindt de sluitregel terug in het registratieaddendum.
• Indien u afsluitreden 60 hanteert dient u de sluitregel 2.0301.3 te volgen. U vindt de sluitregel terug in het registratieaddendum.
• Indien u afsluitreden 70 hanteert dient u de sluitregel 2.0307.1 te volgen. U vindt de sluitregel terug in het registratieaddendum.
• Indien u afsluitreden 76 hanteert dient u de sluitregel 1.8418.1 te volgen. U vindt de sluitregel terug in het registratieaddendum.

Wij wijzen de declaratieregel af als u type verwijzer 2 heeft geregistreerd in rubriek 04.21 "Code (zelf)verwijzer". Binnen medisch specialistische zorg is een "Zelfverwijzer niet-SEH" niet toegestaan.

Wij wijzen de declaratieregel af op basis van de aangeleverde zorgactiviteit(en). De afwijzing ontstaat vaak door een onjuiste combinatie van afsluitreden en zorgactiviteit, of de combinatie van zorgactiviteit en zorgtype. Relevante bronnen: Registratieaddendum Handboek DOT-controleregels Nadere Regel "Regeling medisch specialistische zorg"

De afwijzing kan verschillende oorzaken hebben. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van de afwijzing:

• Bij een klinische opname moet één of meer verpleegdagen worden geregistreerd.
• Dialyse toeslag kan alleen naast een IC behandeldag gedeclareerd worden.
• Een toeslag thuisbehandeling ergotherapie is alleen declarabel als er ook een verrichting ergotherapie is gedeclareerd.
• Afname van patiëntmateriaal mag alleen in combinatie met overig zorgproduct ordertarief klinisch-chemische en microbiologische laboratorium gedeclareerd worden.
• Een afwezigheidsdag is niet toegestaan als op dezelfde kalenderdag ook een verpleegdag is gedeclareerd.
• Dagverpleging mag maximaal één keer per specialisme per kalenderdag worden vastgelegd. Er mag naast een dagverpleging niet op dezelfde kalenderdag een verpleegdag worden gedeclareerd.
• Een ambulante behandeldag GRZ mag alleen gedeclareerd worden indien de patiënt geen gebruik maakt van verblijfsfaciliteiten.
• Het is niet toegestaan om het verblijf van een gezonde zuigeling te declareren na het klinische traject van de moeder 29 dagen na de geboorte te registreren.
• Het is niet toegestaan om het verblijf van een gezonde moeder te declareren na het klinische traject van de pasgeborene 29 dagen na de geboorte te registreren. Een kind wordt tot 28 dagen na de geboorte als ‘pasgeborene’ beschouwd.
• Parallelle ic-zorg/subtrajecten 51 of 52 zijn niet toegestaan.
• Het is niet toegestaan om meerdere verpleegdagen per kalenderdag te registreren. Een verpleegdag registreert u per kalenderdag bij verpleging.
• Het is niet toegestaan om erfelijkheidsonderzoeken parallel te declareren.
• Het is niet toegestaan om het aansturen door kinderarts van multidisciplinair team met medisch specialisten van 3 verschillende AGB-specialismen meer dan één keer per subtraject te registreren.
• Het is niet toegestaan om een overig traject naast een verpleegdag te registreren. Een overig traject is in plaats van een reguliere verpleegdag.
• Het is niet toegestaan om een behandeling van ernstige, uitgebreide huidaandoening met zalf meerdere keren per dag te registreren.
• Het is niet toegestaan om de OZP behandeling hyperbare zuurstofbehandeling parallel te declareren aan een zorgactiviteit hyperbare zuurstofbehandeling in een subtraject.

U declareert voor een verzekerde met een selectieve polis. Het ziekenhuis is niet gecontracteerd voor deze polis. Bekijk de uitzonderingen met betrekking tot volledige vergoeding.

Alle zorgkosten inclusief een ziekenhuisbehandeling komen voor rekening van de instelling waar de verzekerde verblijft. In onze retourinformatie vermelden we zoveel mogelijk de naam en de AGB-code van de instelling waar de verzekerde verblijft. Is dit niet terug te lezen in de retourinformatie dan adviseren wij contact op te nemen met uw softwareleverancier. U kunt de declaratie naar de instelling verzenden. Zij declareren de zorgkosten van uw patiënt. Het zorgkantoor betaalt declaraties van deze Wlz-cliënten.

Verzekerde is niet bij betreffende zorgverzekeraar verzekerd.

Voer een COV-check uit via VECOZO.

Er is geen machtiging aanwezig.

• Er is voor een bepaalde behandeling geen machtiging aanwezig.
• De behandeling valt niet in de machtigingsperiode.

Vraag digitaal een machtiging aan via het Machtigingsportaal

De verrichting wordt niet gedekt door de polis van de verzekerde of valt buiten de looptijd van de verzekering.

• Verzekerde heeft geen recht op vergoedingen uit de basisverzekering door leeftijdsgrens.
• Verzekerde heeft geen recht op vergoeding uit de aanvullende verzekering.
• Behandeling is voor een deel vergoed.

De combinatie van de prestatiecodes kunnen niet naast elkaar gedeclareerd worden.

Raadpleeg de bepalingen van de NZa.

Het maximum aantal van de prestatiecode is bereikt.

Raadpleeg de bepalingen van de Nza.

Er is geen prestatie waarop deze prestatie aansluit.

Een bepaalde prestatie mag alleen gedeclareerd worden als een eerdere prestatie verricht is.

Raadpleeg de bepalingen van de NZa.

Het zorgkantoor betaalt declaraties van deze Wlz-cliënten.
Via deze tool kunt u eenvoudig opzoeken onder welk zorgkantoor uw cliënt valt.

Afwijsreden 0014 - Zorgverlenerscode ontbreekt, is onbekend of onjuist (voorlooprecord)

Mogelijk is er sprake van declaratie door een medewerker in loondienst. 

Bent u een vrijgevestigde praktijk?

Wij accepteren geen declaraties van een medewerker in loondienst. Alleen praktijkeigenaren mogen declareren. Is er een nieuwe praktijkeigenaar? Controleer dan of de nieuwe eigenaar ook zo staat geregistreerd in Vektis. Zo ja, geef de AGB-code van de eigenaar dan aan ons door via het contactformulier. Dan voegen wij de nieuwe eigenaar toe als declarant op het contract.”

Bent u een BV met een AGB-code 17XXXXXX?

• Het voorlooprecord vult u als volgt:
  • rubriek 110: één van de loondienaren die bij u in dienst is.
  • rubriek 111: uw praktijknummer.

  Wij betalen de declaratie altijd aan de praktijk.

• Heeft u een nieuwe medewerker in loondienst aangenomen die ook declareert?
  Het is belangrijk dat u deze eerst aanmeldt bij Vektis. Geef de AGB-code van de medewerker daarna ook aan ons door via het contactformulier. Dan voegen wij de nieuwe eigenaar toe als declarant op het contract.”

• De verzekerde heeft geen aanvullende verzekering.
• De verzekerde heeft wel een aanvullende verzekering maar deze is niet geldig op de behandeldatum.

Tips voor oplossing

• Controleer de verzekeringsgegevens van de verzekerde via VECOZO. (COV-check)
• Vraag voorafgaand aan het starten van een behandeling welke aanvullende verzekering de verzekerde bij Zilveren Kruis heeft afgesloten.

Behandeldatum komt 2x voor in uw declaratiebestand, waarna 1x vergoed en 1x afgewezen. U hebt in een eerdere declaratie voor dezelfde verzekerde op dezelfde behandeldatum gedeclareerd en betaald gekregen. Verzekerde is op dezelfde behandeldatum bij een andere zorgaanbieder geweest.

• Deze behandeling komt niet (volledig) voor vergoeding in aanmerking of is ingehouden op het eigen risico / eigen bijdrage van de verzekerde
• De verzekerde heeft geen recht op vergoedingen uit de basisverzekering omdat de verzekerde ouder is dan 17 jaar.(Diagnose code XX79)
• De behandeling is voor een deel vergoed. Waarschijnlijk is het door u gedeclareerde bedrag hoger dan het tarief waar u recht op heeft.
• De verzekerde is niet aanvullend verzekerd.

Tips voor oplossing

• Controleer de leeftijd van de verzekerde.
• Controleer of het door u gedeclareerde bedrag gelijk is aan het tarief dat u volgens uw contract mag declareren. Bijvoorbeeld: U hebt een standaard contract. U declareert een bedrag van € 30 per zitting. U hebt volgens uw contract recht op € 26 vergoeding per zitting. Wij wijzen een bedrag van € 4 af met reden afwijzing 613.

Voor alle groepsbehandelingen Fysio- en oefentherapie, voor ergotherapie en dieetadvisering moet u het aantal uitgevoerde prestaties in minuten invullen.

Voor meer informatie zie de invulinstructie Vektis. U vult in rubriek 411 een veelvoud van 15 min in (15 min, 30 min, 45 min, of 60 min).

Wilt u ons het juiste bankrekeningnummer doorgeven via dit formulier?

De limitering van 3, 6, 9, 12 of 24 maanden van de chronische diagnosecode is bereikt.

Is er sprake van een nieuwe operatie of behandeling aan de andere lichaamszijde? Geef dit dan aan ons door via het formulier op onze website.

Heeft u de 1e 20 behandelingen zelf gedeclareerd? Declareer dan de afgewezen regels opnieuw met indicatiecode 1.

Wanneer de 1e behandeling op indicatiecode 8 afgewezen wordt en er is geen sprake van een 2e operatie, declareert u dan de afgewezen regels opnieuw met indicatiecode 9.

Wanneer de 1e behandeling op indicatiecode 8 afgewezen wordt en er is wel sprake van een 2e operatie binnen dezelfde diagnose, geef dit dan aan ons door via het formulier op onze website.

Wij wijzen de declaratieregel af als u een AGB-code verwijzer heeft geregistreerd in rubriek 0425 - Code verwijzer -. Bij de prestatiecode 5002 ‘Screening ergotherapie’ en prestatiecode 5005 - screening ergotherapie en screening en intake en onderzoek ergotherapie - is dit niet toegestaan.

De originele debetregel is afgewezen. U hoeft deze debetregel niet te crediteren. De creditregel is niet identiek aan de debetregel. Debetregel is al eerder gecrediteerd. Een creditregel wordt alleen aangeleverd bij het corrigeren van een onjuist eerder via een ander bestand aangeleverde debetregel als die debetregel niet is afgewezen. Op een volledig afgewezen debetregel is geen creditering mogelijk. Tips voor de oplossing Een creditregel is een exacte kopie van/is identiek aan de oorspronkelijke debetregel.  U gebruikt in een creditregel het bedrag dat wij op de oorspronkelijke debetregel aan u hebben uitbetaald. Er is in onze administratie geen openstaande debetregel meer.

U heeft in rubriek 0411 aantal minuten meegegeven. bijv: 15, 30,45 etc. Dient u in met eenheden van 1, 2, 3 etc. ( 1 = 1 kwartier). Neem eventueel contact op met uw softwareleverancier.

Afwijsreden 8058 - Combinatie paramedische diagnosecode en code soort indicatie paramedische hulp is onjuist.

• De diagnosecode komt niet voor op de nieuwe DCSPH lijst.
• De combinatie van de diagnosecode met de indicatiecode is onjuist.

Tips voor oplossing

• Controleer of de diagnosecode voorkomt op de DCSPH lijst.
• Controleer op de DCSPH lijst of de combinatie diagnose en indicatiecode overeenkomt.

Mogelijk hebt u met loondienaar ingediend? Lees meer op de declaratiepagina. Wanneer u zeker weet dat u een contract hebt voor de gedeclareerde zorg? Stuurt u dan een bericht naar zorginkoop.paramedisch@zilverenkruis.nl?

Maximaal aantal behandelingen is vergoed uit de AV

Hoe declareer ik de 1e 20 behandelingen?
Bij Zilveren Kruis is het niet verplicht om de 1e 20 chronische behandelingen (indicatiecode 8) te declareren. Wij vinden het voor de administratie en controles wel prettig als u declareert. Dan is dit voor u en onze administratie duidelijker. U dient de 1e 20 behandelingen bij ons in op indicatiecode 8. Vanaf de 21ste behandeling gaat u over op indicatiecode 1. Vergoeding uit de aanvullende verzekering Wij vergoeden uit de aanvullende verzekering van de verzekerde, tot het aantal behandelingen waarvoor de verzekerde verzekerd is. Voorbeeld van een verzekerde die aanvullend verzekerd is voor 9 behandelingen

Wij vergoeden 9 behandelingen op indicatiecode 8 en u ontvangt een afwijzing vanaf de 10e behandeling*. De 10e tot de 20e behandeling moet de verzekerde zelf betalen. Vanaf de 21ste behandeling declareert u op indicatiecode 1 en komt de vergoeding uit de basisverzekering.* 

Voorbeeld van verzekerde die aanvullend verzekerd is voor 27 behandelingen

Wij vergoeden 20 behandelingen. Vanaf de 21ste behandeling gaat u over op indicatiecode 1 en komt de vergoeding uit de basisverzekering. De verzekerde houdt 7 behandelingen over*.   *Let op: heeft de verzekerde al eerder behandelingen vergoed gekregen vanuit de aanvullende verzekering, dan heeft dit gevolgen voor het aantal behandelingen dat uitbetaald wordt. Vraag daarom altijd bij het begin van de behandeling of de verzekerde al ergens anders behandeld is.

Afwijsreden 8221 - Maximale behandelperiode is overschreden

De maximale periode voor de chronische indicatie op de Basisverzekering is verstreken.

Tip voor oplossing
Raadpleeg de niet limitatieve lijst (voorheen "Lijst Borst").

Het zorgkantoor betaalt declaraties van deze Wlz-cliënten.
Via deze tool kunt u eenvoudig opzoeken onder welk zorgkantoor uw cliënt valt.

Er is geen postcode van het vertrekadres gevuld.

Tip: Als de rit in Nederland begon: Vul de postcode volledig in. Het postcodeveld is niet volgens invulinstructies van Vektis gevuld. Als dit onmogelijk is(bijv. snelweg), dan het woonplaatsdeel vullen. (Elke plek in Nederland, ook snelweglocatie, heeft 4 cijferig woonplaatsdeel).

Behandeldatum komt 2x voor in uw declaratiebestand, waarna 1x vergoed en 1x afgewezen. U hebt in een eerdere declaratie voor dezelfde verzekerde op dezelfde behandeldatum gedeclareerd en betaald gekregen.

U declareert een hoger tarief dan overeengekomen.

Tip voor de oplossing:
Controleer de prijsafspraken in uw software of bij uw zorginkoper. U kunt de afgewezen verrichtingen met de juiste tarieven opnieuw aanleveren via VECOZO.

De polis van de verzekerde is tijdens de behandelperiode beëindigd.

Tip voor de oplossing:
Voer een nieuwe COV-check uit en controleer de einddatum van de verzekering. U kunt de afgewezen regels opnieuw indienen met de einddatum van de verzekering als nieuwe einddatum van de behandelperiode.

De creditregel in uw declaratie wordt afgewezen omdat er in hetzelfde declaratiebestand een identieke debetregel aanwezig is.

Tip voor oplossing:
Lever uw creditregels en debetregels in aparte declaratiebestanden aan.

Het zorgkantoor betaalt declaraties van deze Wlz-cliënten.
Via deze tool kunt u eenvoudig opzoeken onder welk zorgkantoor uw cliënt valt.