Uw nota is afgewezen in VECOZO
Een overzicht van de meest voorkomende retourcodes voor afgewezen fysiotherapienota's, hun betekenis, mogelijke oplossingen en tips om toekomstige afwijzingen te voorkomen.
Als de retourcode er niet bij staat
Kijk dan op de website van Vektis. Daar vindt u de hele lijst met retourcodes en de afwijsredenen hierbij.
U heeft 6 maanden de tijd een nota te declareren
Wijzen we deze af? Dan heeft u 3 maanden de tijd om deze opnieuw te declareren.
U leest de afspraken in de declaratieparagraaf. Vooral artikel 3.8 en 5.1 zijn hierin belangrijk.
Declareerde u te laat door overmacht of calamiteit?
Dan kunt u vragen of we uw declaratie opnieuw in behandeling nemen.
De maximale behandelperiode op indicatiecode 001 is bereikt
Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren op de code 009.
Is de patiënt opnieuw geopereerd? Of behandelt u de patiënt voor dezelfde diagnose, maar nu aan de andere kant het van lichaam? Vraag dan online een nieuwe behandelperiode aan.
Dit kalenderjaar is er al 18 keer gedeclareerd met deze diagnosecode
Uit de basisverzekering kan er geen vergoeding meer komen. Kan dat nog wel uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Er zijn 2 mogelijkheden waarom u een afwijzing krijgt
- Er is geen aanvullende verzekering waaruit vergoeding komt voor de behandeling.
- Er is wel een aanvullende verzekering. Maar daar is het maximaal aantal behandelingen al uit vergoed (of bij FBTO: het maximale bedrag wat we kunnen vergoeden is al bereikt).
Heeft de patiënt de beschikbare behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt erop vertrouwen dat wij uw declaratie terecht afwijzen.
Geeft uw patiënt aan dat er nog wel ruimte is in de aanvullende verzekering? Vraag de patiënt om in te loggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Goed om te weten
Onder de vergoeding vallen behandelingen fysiotherapie en oefentherapie. Maar óók manuele therapie, oedeemtherapie of littekentherapie!
U declareert bekkenfysiotherapie bij urine-incontinentie
Uw patiënt heeft recht op 9 behandelingen voor de duur van de verzekering. Deze zijn al op diagnose 6486 en code 010 gedeclareerd.
Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
U patiënt heeft recht op 37 behandelingen in 12 maanden. Startte u in de afgelopen 12 maanden met de behandeling?
Het maximum aantal behandelingen binnen de 12 maanden is bereikt
Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren op de code 009.
Lees meer over het declareren van fysiotherapie bij etalagebenen
Er zijn 2 mogelijkheden waarom u deze afwijzing krijgt
U kunt de patiënt vragen om welke het gaat. Bij twijfel kan de patiënt inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel zien wanneer hij behandelingen etalagebenen vergoed kreeg.
- De patiënt heeft in het afgelopen jaar al 37 behandelingen gekregen. U declareerde nog geen 37. Dan heeft een andere praktijk ook gedeclareerd. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
- De patiënt is langer dan 12 maanden geleden ook al behandeld voor etalagebenen. Omdat u korter dan 12 maanden geleden startte, is deze eerdere behandeling bij een andere praktijk geweest. De bedoeling van een traject is dat de patiënt na 1 jaar zelfredzaam is en zelf actief blijft om de klachten te reduceren.
Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Is er een terugval na 12 maanden ? En heeft uw patiënt daarvoor een nieuwe verwijzing ontvangen? Vraag dan online een nieuwe behandelperiode aan. Of lees meer over het declareren van fysiotherapie bij etalagebenen.
De maximale periode van 12 maanden is voorbij
De bedoeling van een traject is dat de patiënt na 1 jaar zelfredzaam is en zelf actief blijft om de klachten te verminderen. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Is er een terugval na 12 maanden? En heeft uw patiënt daarvoor een nieuwe verwijzing ontvangen? Vraag dan online een nieuwe behandelperiode aan.
Of lees meer over het declareren van fysiotherapie bij etalagebenen.
U declareert fysiotherapie bij artrose aan knie of heup
Uw patiënt heeft recht op 12 behandelingen in 12 maanden. Deze zijn al gedeclareerd binnen de 12 maanden.
Behandelingen op diagnosecode 6223 (heup) + 7023 (knie) tellen samen mee. Het maximum aantal behandelingen is dus bereikt. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
U declareert behandelingen COPD: het startjaar van klasse A.
Uw patiënt heeft recht op 5 behandelingen binnen 12 maanden. Deze 5 zijn gedeclareerd in het startjaar. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Lees meer over het declareren van behandelingen bij COPD
Heeft de patiënt de 5 behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt aan de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk. Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Komt u niet tot 5? Neem gerust contact met ons op.
U declareert behandelingen COPD: het startjaar van klasse B1
Uw patiënt heeft recht op 27 behandelingen binnen 12 maanden. Deze 27 zijn al gedeclareerd in het startjaar. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Lees meer over het declareren van behandelingen bij COPD
Heeft de patiënt de 27 behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt aan de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk. Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Komt u niet tot 27? Neem gerust contact met ons op.
U declareert fysiotherapie bij COPD: het startjaar van klasse C of D
Uw patiënt heeft recht op 70 behandelingen binnen 12 maanden.
Er zijn al 70 behandelingen gedeclareerd in het startjaar. Deze 70 zijn al gedeclareerd in het startjaar. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Lees meer over het declareren van behandelingen bij COPD
Heeft de patiënt de 70 behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt aan de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk. Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Komt u niet tot 70? Neem gerust contact met ons op.
U patiënt heeft recht op 3 behandelingen per 12 maanden. Heeft u al 3 behandelingen gedeclareerd op indicatiecode 016?
Declareer opnieuw op 009 wanneer er ruimte is in de aanvullende verzekering
Na 1 jaar mag u een nieuw onderhoudsjaar declareren.
Neemt u alstublieft contact met ons op? Dan controleren wij de situatie.
Heeft u dan deze informatie voor ons?
- De indicatiecode van de huidige klasse.
- De 1e behandeldatum van de huidige klasse.
- De datum waarop het start- of onderhoudsjaar van de eerdere klasse is begonnen.
U kunt de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk
Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed. Komt u niet tot 3? Neem gerust contact met ons op.
Uw patiënt heeft recht op 52 behandelingen per 12 maanden. Heeft u al 52 behandelingen gedeclareerd op indicatiecode 017?
Declareer opnieuw op 009 wanneer er ruimte is in de aanvullende verzekering
Na 1 jaar mag u een nieuw onderhoudsjaar declareren.
Neemt u alstublieft contact met ons op? Dan controleren wij de situatie.
Heeft u dan deze informatie voor ons?
- De indicatiecode van de huidige klasse.
- De 1e behandeldatum van de huidige klasse.
- De datum waarop het start- of onderhoudsjaar van de eerdere klasse is begonnen.
U kunt de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk
Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed. Komt u niet tot 52? Neem gerust contact met ons op.
U declareert behandelingen COPD: het startjaar van klasse B2
Uw patiënt heeft recht op 70 behandelingen binnen 12 maanden. Deze 70 zijn al gedeclareerd in het startjaar. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Lees meer over het declareren van COPD
Heeft de patiënt de 70 behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt aan de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk. Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Komt u niet tot 70? Neem gerust contact met ons op.
Uw patiënt heeft recht op 52 behandelingen per 12 maanden. Heeft u al 52 behandelingen gedeclareerd op indicatiecode 019?
Declareer opnieuw op 009 wanneer er ruimte is in de aanvullende verzekering
Na 1 jaar mag u een nieuw onderhoudsjaar declareren.
Neemt u alstublieft contact met ons op? Dan controleren wij de situatie.
Heeft u dan deze informatie voor ons?
- De 1e behandeldatum van de huidige klasse.
- De datum waarop het start- of onderhoudsjaar van de eerdere klasse is begonnen.
U kunt de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk
Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed. Komt u niet tot 52? Neem gerust contact met ons op.
Uw patiënt heeft recht op 50 behandelingen binnen 6 maanden. Gaat het om een herbesmetting?
Er zijn al 50 behandelingen gedeclareerd binnen de 6 maanden
Het maximum aantal behandelingen is daarom bereikt. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Lees meer over declareren van COVID-herstelzorg
Heeft de patiënt de 50 behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt aan de patiënt vragen of hij ook behandeld is bij een andere praktijk. Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Komt u niet tot 50? Neem gerust contact met ons op.
Declareer verlengde COVID herstelzorg op indicatiecode 021
Uw patiënt heeft opnieuw recht op 50 behandelingen in 6 maanden.
Declareer opnieuw op 009 wanneer er ruimte is in de aanvullende verzekering
Lees meer over declareren van COVID-herstelzorgUw patiënt heeft recht op 50 behandelingen binnen 6 maanden. Gaat het om een herbesmetting?
Er zijn al 50 behandelingen gedeclareerd binnen de 6 maanden
Het maximum aantal behandelingen is daarom bereikt. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Lees meer over declareren van COVID-herstelzorg
Heeft de patiënt de 50 behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt aan de patiënt vragen of die ook behandeld is bij een andere praktijk. Bij twijfel kan de patiënt even inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Komt u niet tot 50? Neem gerust contact met ons op.
Declareren verlengde COVID-herstelzorg kan niet meer op 021
De periode van 6 maanden is voorbij. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Dat kan ook per ongeluk zijn geweest. Of de patiënt ontvangt 2 verschillende soorten behandelingen op 1 dag, zoals fysiotherapie en oedeemtherapie.
Uw patiënt krijgt maximaal 1 behandeling per dag vergoed
Is het medisch noodzakelijk om uw patiënt 2 keer per dag te behandelen? Lees er meer over op de pagina '2 behandelingen op 1 dag'.
Het gaat hierbij om 1 van de volgende prestatiecodes: 1105, 1400, 1401, 1402, Z1105, Z1400, Z1401 of Z1402. Het gaat dus niet om een gewone intake en onderzoek.
Een gewone behandeling declareren voor dezelfde aandoening mag nu niet
De uitkomsten van het onderzoek rapporteert u schriftelijk aan de aanvrager. Als de aanvrager behandeling nodig vindt, dan volgt daarvoor een verwijzing. Een behandeltraject start u dan met een intake en onderzoek na verwijzing. Pas daarna mag u een gewone behandeling declareren.
Het maximaal aantal behandelingen tijdens het startjaar is bereikt
Ging uw patiënt tijdens het startjaar over naar een zwaardere klasse? Dan tellen de behandelingen van de lagere klasse mee met het startjaar. De ingangsdatum van het startjaar blijft gelijk.
Kunnen we nog vergoeden uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009. Zodra er 1 jaar is verstreken na de startdatum, mag u een onderhoudsjaar declareren.
Waarschijnlijk declareerde een andere praktijk ook
U kunt uw patiënt vragen of hij pas geleden een behandeling kreeg bij een andere praktijk. Bij twijfel kan hij eenvoudig kijken in Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland.
Komt daaruit geen duidelijkheid? Neem dan gerust contact met ons op.
U declareert fysiotherapeutische nazorg en gebruikt daarbij een prestatiecode met de letter Z. De letter Z gebruikt u alleen bij declaraties op 008 of 009. Behandelingen op 001 vergoeden wij uit de basisverzekering en declareert u altijd zonder de Z-code.
Lees meer over het declareren van fysiotherapeutische nazorg
Vanaf de 21e behandeling declareert u op indicatiecode 001.
Is uw patiënt opnieuw geopereerd? Of behandelt u de patiënt voor dezelfde diagnose, maar nu aan de andere kant het van lichaam?
De maximale periode vindt u in de DCSPH-codelijst.
Kunnen we nog uit een aanvullende verzekering vergoeden? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Neem gerust contact met ons op. Wij zoeken voor u uit waarom u deze afwijzing kreeg.
Een huisarts, medisch specialist (waaronder ook arts verstandelijk gehandicapten, specialist ouderengeneeskunde, jeugdarts of bedrijfsarts), verpleegkundig specialist of physician assistant.
U kunt dit controleren door in het AGB register van Vektis de AGB-code te zoeken.
Neemt u alstublieft contact met ons op? Dan zoeken we voor u uit wat er precies aan de hand is.
Controleer of u de juiste AGB-code gebruikte
Zo ja, neem contact op met de verwijzer. Wij accepteren alleen een verwijzing van iemand in actieve dienst.
Wij accepteren de door u gestuurde verwijzer helaas niet
Controleer of u de juiste prestatiecode en juiste verwijzer hebt gebruikt. Er is voor uw declaratie nu geen recht op vergoeding.
Controleer of de AGB-code juist is en declareer opnieuw.
Een (huis)arts, medisch specialist (waaronder ook arts verstandelijk gehandicapten, specialist ouderengeneeskunde, jeugdarts of bedrijfsarts), verpleegkundig specialist of physician assistant.
Neemt u alstublieft contact met ons op? We zoeken voor u uit wat er precies aan de hand is.
Wij accepteren de door u gestuurde verwijzer helaas niet
Controleer of u de juiste prestatie en juiste specialisme hebt gebruikt. Er is voor uw declaratie nu geen recht op vergoeding.
U heeft geen AGB-code of specialisme gevuld
Dit is verplicht voor de prestatie die u declareert. Declareer opnieuw met de AGB-code. Is deze niet bekend? Vul dan het specialisme.
U moet de diagnosecode opnieuw bepalen.
De toegestane indicatiecodes staan in kolom M tot en met AL aangevinkt met een ‘x’.
Neem contact met ons op. Wij zoeken graag voor u uit wat er aan de hand is.
De combinatie van deze diagnosecode met deze indicatiecode is niet toegestaan. U moet de indicatie- of diagnosecode opnieuw bepalen.
In de landelijke DCSPH-codelijst vindt u een uitgebreid overzicht van aandoeningen en bijbehorende indicatie- en diagnosecodes. De lijst is een vertaling van de medische diagnose naar een indicatie- en diagnosecode. U kunt de laatste versie van de DCSPH-codelijst downloaden bij Vektis op de pagina 'PM304 Declaratie paramedische hulp'. Daar vindt u ook een gebruiksaanwijzing van de lijst.
Wilt u de lijst openen? Dan kunt u diagnosecode opzoeken en daarmee de afwijzing oplossen. Is de afwijzing daarna nog niet opgelost? Start dan opnieuw in deze beslisboom en beantwoordt de eerste vraag met 'ja' om verder te gaan.
Er is meer dan 12 maanden terug ook al gedeclareerd voor COPD
U moet dus declareren met een indicatiecode die hoort bij een onderhoudsjaar. U kunt aan uw patiënt vragen wanneer hij al eerder voor COPD behandeld is. Bij twijfel kan hij kijken in Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland.
Komt u er samen niet uit? Neem gerust contact met ons op. Dan controleren wij de situatie. Wij ontvangen dan graag deze informatie van u:
- de indicatiecode van de huidige klasse.
- de 1e behandeldatum van de huidige klasse.
Declareer opnieuw met de juiste indicatiecode bij het onderhoudsjaar
De afgewezen behandeling valt nog in de eerste periode van 6 maanden.
Heeft u nog geen 50 behandelingen in de eerste periode gedeclareerd?
U kunt de behandeling opnieuw indienen op CSI 020.
Heeft u al wel 50 behandelingen gedeclareerd?
U mag opnieuw declareren met indicatiecode 009 wanneer er ruimte is in de aanvullende verzekering.
Verlengde Covid herstelzorg moet starten binnen 4 maanden na beëindiging van de eerste periode. Als er meer dan 4 maanden tussen zit, is er volgens het Zorginstituut geen recht op vergoeding van verlengde Covid herstelzorg. U mag opnieuw declareren met indicatiecode 009 wanneer er ruimte is in de aanvullende verzekering.
Neemt u alstublieft contact met ons? Dan zoeken we samen naar een oplossing.
U kunt pas verlengde Covid herstelzorg declareren als het eerste traject op CSI 020 is gedeclareerd en toegekend.
Wilt u de gebruikte diagnosecode controleren? Ons systeem accepteert een lange zitting voor de aandoeningen die de NZa noemt. Wij verwachten van u daarom een andere diagnosecode.
U mag helaas geen lange zitting declareren.
Volgens de NZa mag u een lange zitting declareren bij 1 van de onderstaande aandoeningen: meervoudig gehandicapten (lichamelijk en geestelijk), cerebro vasculair accident (hemiplegie/diplegie en tetraplegie, eerste jaar aansluitend aan het accident), dwarslaesie, centrale ruggenmergaandoeningen (bijvoorbeeld MS, ALS, poliomyelitis), spierdystrofie (vanaf 18 jaar), spina bifida (vanaf 18 jaar), cystische fibrose, Parkinson (vanaf 5 jaar na diagnosestelling) of in het kader van geneeskundige zorg aan specifieke patiëntgroepen (GZSP).
Wilt u de gebruikte diagnosecode controleren? Ons systeem accepteert een lange zitting voor de aandoeningen die de NZa noemt. Wij verwachten van u daarom een andere diagnosecode.
U mag helaas geen lange zitting declareren.
Te laat ingestuurde nota
Stuurde u een nota te laat in door overmacht of een calamiteit? U kunt dan vragen of wij deze opnieuw voor u in behandeling nemen.
Wij helpen u graag
Bijvoorbeeld bij vragen over uw overeenkomst, declaratie of machtiging. Neem gerust contact op. Houdt u uw AGB-code bij de hand?