Uw nota is afgewezen in VECOZO
Een overzicht van de meest voorkomende retourcodes voor afgewezen fysiotherapienota's, hun betekenis, mogelijke oplossingen en tips om toekomstige afwijzingen te voorkomen.
U heeft 6 maanden de tijd een nota te declareren
Wijzen we deze af? Dan heeft u 3 maanden de tijd om deze opnieuw te declareren.
U leest de afspraken in de declaratieparagraaf. Vooral artikel 3.8 en 5.1 zijn hierin belangrijk.
Declareerde u te laat door overmacht of calamiteit?
Dan kunt u vragen of we uw declaratie opnieuw in behandeling nemen.
De afwijzing heeft 1 van deze oorzaken
- Er staat nog een oud behandeltraject open in ons systeem
U bent een nieuw behandeltraject gestart vanwege een nieuwe operatie. Of u behandelt nu aan een andere zijde. Geef de nieuwe behandelperiode dan aan ons door. Ga naar nieuwe behandelperiode aanvragen. U kunt na 7 werkdagen opnieuw declareren.
- De maximale termijn voor vergoeding uit de basisverzekering is voorbij
De diagnosecode waarop u declareert heeft een maximale termijn van x maanden. Dit ziet u in de DCPSH-lijst kolom I. De zorgtrajectstartdatum die u gebruikt ligt méér dan x maanden voor de behandeling. De termijn is dus voorbij. Er is dan geen recht meer op vergoeding vanuit de basisverzekering.- Controleer of u de juiste startdatum gebruikt. Is er sprake van een nieuwe operatie of behandeling aan een andere zijde? Gebruik dan de 1e behandeling van het nieuwe behandeltraject als startdatum. Geef wel de nieuwe behandelperiode aan ons door. Ga naar nieuwe behandelperiode aanvragen. U kunt na 7 werkdagen opnieuw declareren.
- Als de startdatum klopt, controleer dan u of er nog vergoeding kan komen uit de aanvullende verzekering. Dan kunt u opnieuw declareren op 009.
- U declareerde met een verkeerde zorgtrajectstartdatum
Uw zorgtrajectstartdatum is anders dan de 1e behandeldatum bij u. Of u zette in eerdere declaraties een andere zorgtrajectstartdatum. Controleer de zorgtrajectstartdatum en declareer opnieuw.
- Er mist een aanspraakstartdatum of de aanspraakstartdatum klopt niet
Dit komt voor als u een behandeling overneemt of samen behandelt met een andere praktijk. U moet dan een aanspraakstartdatum toevoegen. Dat is de 1e behandeling van het behandeltraject bij de andere praktijk. Vraag dit na bij uw patiënt.
Is onduidelijk welke oorzaak het bij u is? Neem gerust contact met ons op.
Dit kalenderjaar is er al 18 keer gedeclareerd met deze diagnosecode
Uit de basisverzekering kan er geen vergoeding meer komen. Kan dat nog wel uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Er zijn 2 mogelijkheden waarom u een afwijzing krijgt
- Er is geen aanvullende verzekering waaruit vergoeding komt voor de behandeling.
- Er is wel een aanvullende verzekering. Maar daar is het maximaal aantal behandelingen al uit vergoed (of bij FBTO: het maximale bedrag wat we kunnen vergoeden is al bereikt).
Heeft de patiënt de beschikbare behandelingen bij u nog niet gebruikt?
U kunt erop vertrouwen dat wij uw declaratie terecht afwijzen.
Geeft uw patiënt aan dat er nog wel ruimte is in de aanvullende verzekering? Vraag de patiënt om in te loggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel en eenvoudig zien hoeveel behandelingen er al zijn vergoed.
Goed om te weten
Onder de vergoeding vallen behandelingen fysiotherapie en oefentherapie. Maar óók manuele therapie, oedeemtherapie of littekentherapie!
U declareert bekkenfysiotherapie bij urine-incontinentie
Uw patiënt heeft recht op 9 behandelingen voor de duur van de verzekering. Deze zijn al op diagnose 6486 en code 010 gedeclareerd.
Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
U patiënt heeft recht op 37 behandelingen in 12 maanden. Startte u in de afgelopen 12 maanden met de behandeling?
Het maximum aantal behandelingen binnen de 12 maanden is bereikt
Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren op de code 009.
Lees meer over het declareren van fysiotherapie bij etalagebenen
Er zijn 2 mogelijkheden waarom u deze afwijzing krijgt
U kunt de patiënt vragen om welke het gaat. Bij twijfel kan de patiënt inloggen op Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland. Daar kan de patiënt snel zien wanneer hij behandelingen etalagebenen vergoed kreeg.
- De patiënt heeft in het afgelopen jaar al 37 behandelingen gekregen. U declareerde nog geen 37. Dan heeft een andere praktijk ook gedeclareerd. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
- De patiënt is langer dan 12 maanden geleden ook al behandeld voor etalagebenen. Omdat u korter dan 12 maanden geleden startte, is deze eerdere behandeling bij een andere praktijk geweest. De bedoeling van een traject is dat de patiënt na 1 jaar zelfredzaam is en zelf actief blijft om de klachten te reduceren.
Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Is er een terugval na 12 maanden ? En heeft uw patiënt daarvoor een nieuwe verwijzing ontvangen? Vraag dan online een nieuwe behandelperiode aan. Of lees meer over het declareren van fysiotherapie bij etalagebenen.
De maximale periode van 12 maanden is voorbij
De bedoeling van een traject is dat de patiënt na 1 jaar zelfredzaam is en zelf actief blijft om de klachten te verminderen. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Is er een terugval na 12 maanden? En heeft uw patiënt daarvoor een nieuwe verwijzing ontvangen? Vraag dan online een nieuwe behandelperiode aan.
Of lees meer over het declareren van fysiotherapie bij etalagebenen.
U declareert fysiotherapie bij artrose aan knie of heup
Uw patiënt heeft recht op 12 behandelingen in 12 maanden. Deze zijn al gedeclareerd binnen de 12 maanden.
Behandelingen op diagnosecode 6223 (heup) + 7023 (knie) tellen samen mee. Het maximum aantal behandelingen is dus bereikt. Kan er nog een vergoeding komen uit de aanvullende verzekering? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Dat kan ook per ongeluk zijn geweest.
Wij vergoeden maximaal 1 screening of intake per dag
Wij accepteren daarvoor de volgende prestatiecodes:
- Prestatie 1870: Intake en onderzoek na verwijzing.
- Prestatie 1871: Intake en onderzoek na verwijzing aan huis.
- Prestatie 1872: Intake en onderzoek na verwijzing in een instelling.
- Prestatie 1864: Screening, intake en onderzoek (Bij directe toegang).
- Prestatie 1865: Screening, intake en onderzoek aan huis. (Bij directe toegang).
- Prestatie 1866: Screening, intake en onderzoek in een instelling. (Bij directe toegang).
- Prestatie 1850: Screening. Op een latere dag opgevolgd door prestatie 1860: Anamnese en onderzoek.
- Prestatie 1851: Screening aan huis. Op een latere dag opgevolgd door prestatie 1861: Anamnese en onderzoek aan huis.
- Prestatie 1852: Screening in een instelling. Op een latere dag opgevolgd door door prestatie 1862: Anamnese en onderzoek in een instelling.
Declareerde u per ongeluk een 1850 in plaats van een 1864 of 1870?
U kunt de 1850 crediteren via VECOZO. Daarvan krijgt u retourinformatie. Zodra u die heeft kunt u de 1864 of 1870 opnieuw indienen. Tip: om een verrekening te voorkomen stopt u de credit en de debet in 1 factuur.
Waarschijnlijk declareerde een andere praktijk ook
U kunt de klant vragen of die op dezelfde dag bij een andere praktijk is geweest. Bij twijfel kan de klant eenvoudig in Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland kijken. Is er nog onduidelijkheid? Neem dan gerust contact met ons op.
Dat kan ook per ongeluk zijn geweest. Of de patiënt ontvangt 2 verschillende soorten behandelingen op 1 dag, zoals fysiotherapie en oedeemtherapie.
Uw patiënt krijgt maximaal 1 behandeling per dag vergoed
Is het medisch noodzakelijk om uw patiënt 2 keer per dag te behandelen? Lees er meer over op de pagina '2 behandelingen op 1 dag'.
Het gaat hierbij om 1 van de volgende prestatiecodes: 1400, 1401 of 1402. Het gaat dus niet om een gewone intake en onderzoek.
Een gewone behandeling declareren voor dezelfde aandoening mag nu niet
De uitkomsten van het onderzoek rapporteert u schriftelijk aan de aanvrager. Als de aanvrager behandeling nodig vindt, dan volgt daarvoor een verwijzing. Een behandeltraject start u dan met een intake en onderzoek na verwijzing. Pas daarna mag u een gewone behandeling declareren.
Waarschijnlijk declareerde een andere praktijk ook
U kunt uw patiënt vragen of hij pas geleden een behandeling kreeg bij een andere praktijk. Bij twijfel kan hij eenvoudig kijken in Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland.
Komt daaruit geen duidelijkheid? Neem dan gerust contact met ons op.
U hoeft alleen bij declaraties op 008 of 009 aan te geven dat het gaat om fysiotherapeutische nazorg
Behandelingen op 001 vergoeden wij uit de basisverzekering. Die declareert u zonder fysiotherapeutische nazorg aan te geven.
Lees meer over het declareren van fysiotherapeutische nazorg
U declareert fysiotherapeutische nazorg en gebruikt daarbij een prestatiecode met de letter Z. De letter Z gebruikt u alleen bij declaraties op 008 of 009. Behandelingen op 001 vergoeden wij uit de basisverzekering en declareert u altijd zonder de Z-code.
Lees meer over het declareren van fysiotherapeutische nazorg
Vanaf de 21e behandeling declareert u op indicatiecode 001.
Is uw patiënt opnieuw geopereerd? Of behandelt u de patiënt voor dezelfde diagnose, maar nu aan de andere kant het van lichaam?
De maximale periode vindt u in de DCSPH-codelijst.
Kunnen we nog uit een aanvullende verzekering vergoeden? Dan kunt u opnieuw declareren met de code 009.
Neem gerust contact met ons op. Wij zoeken voor u uit waarom u deze afwijzing kreeg.
Een huisarts, medisch specialist (waaronder ook arts verstandelijk gehandicapten, specialist ouderengeneeskunde, jeugdarts of bedrijfsarts), verpleegkundig specialist of physician assistant.
U kunt dit controleren door in het AGB register van Vektis de AGB-code te zoeken.
Neemt u alstublieft contact met ons op? Dan zoeken we voor u uit wat er precies aan de hand is.
Controleer of u de juiste AGB-code gebruikte
Zo ja, neem contact op met de verwijzer. Wij accepteren alleen een verwijzing van iemand in actieve dienst.
Wij accepteren de door u gestuurde verwijzer helaas niet
Controleer of u de juiste prestatiecode en juiste verwijzer hebt gebruikt. Er is voor uw declaratie nu geen recht op vergoeding.
Controleer of de AGB-code juist is en declareer opnieuw.
Een (huis)arts, medisch specialist (waaronder ook arts verstandelijk gehandicapten, specialist ouderengeneeskunde, jeugdarts of bedrijfsarts), verpleegkundig specialist of physician assistant.
Neemt u alstublieft contact met ons op? We zoeken voor u uit wat er precies aan de hand is.
Wij accepteren de door u gestuurde verwijzer helaas niet
Controleer of u de juiste prestatie en juiste specialisme hebt gebruikt. Er is voor uw declaratie nu geen recht op vergoeding.
U heeft geen AGB-code of specialisme gevuld
Dit is verplicht voor de prestatie die u declareert. Declareer opnieuw met de AGB-code. Is deze niet bekend? Vul dan het specialisme.
Uw declaratie komt bij ons binnen op uw persoonlijke AGB-code.
Hierdoor kunnen wij uw declaratie niet betalen. Het contract is afgesloten op uw praktijk AGB-code, niet op uw persoonlijke AGB-code.
Pas uw declaratie aan en declareer opnieuw.
U moet als declarant alleen uw praktijk AGB-code vullen. Neem indien nodig contact op met uw softwareleverancier om het aan te passen.
U moet de diagnosecode opnieuw bepalen.
De toegestane aanspraakcodes staan in kolom N tot en met Z aangevinkt met een ‘x’.
Neem contact met ons op. Wij zoeken graag voor u uit wat er aan de hand is.
De combinatie van deze diagnosecode met deze aanspraakcode is niet toegestaan. U moet de aanspraak- of diagnosecode opnieuw bepalen.
In de landelijke DCSPH-codelijst vindt u een uitgebreid overzicht van aandoeningen en bijbehorende aanspraak- en diagnosecodes. De lijst is een vertaling van de medische diagnose naar een aanspraak- en diagnosecode. U kunt de laatste versie van de DCSPH-codelijst downloaden van Vektis. Daar vindt u ook een gebruiksaanwijzing van de lijst.
Wilt u de lijst openen? Dan kunt u diagnosecode opzoeken en daarmee de afwijzing oplossen. Is de afwijzing daarna nog niet opgelost? Start dan deze beslisboom opnieuw en beantwoord de vraag met 'ja' om verder te gaan.
Er is meer dan 12 maanden terug ook al gedeclareerd voor COPD
U moet dus declareren met een indicatiecode die hoort bij een onderhoudsjaar. U kunt aan uw patiënt vragen wanneer hij al eerder voor COPD behandeld is. Bij twijfel kan hij kijken in Mijn Zilveren Kruis, Mijn Interpolis, Mijn FBTO of Mijn De Friesland.
Komt u er samen niet uit? Neem gerust contact met ons op. Dan controleren wij de situatie. Wij ontvangen dan graag deze informatie van u:
- de indicatiecode van de huidige klasse.
- de 1e behandeldatum van de huidige klasse.
Declareer opnieuw met de juiste indicatiecode bij het onderhoudsjaar
In uw declaratie staat dat de type verwijzer een praktijk (2) of instelling (1) is
U vulde een persoonlijke AGB-code. Dit klopt niet met elkaar. Hierdoor kunnen wij uw declaratie helaas niet betalen.
U kunt de declaratie opnieuw indienen
Geef in uw declaratie aan dat de type verwijzer een zorgaanbieder (3) is. Neem indien nodig contact op met uw softwareleverancier.
Als u er niet uitkomt
Neem gerust contact met ons op. Dan controleren wij uw declaratie.
Vul de persoonlijke AGB-code van de verwijzer en declareer opnieuw
Meestal staat de AGB-code van de zorgverlener op de verwijsbrief.
Als u er niet uitkomt
Neem gerust contact met ons op. Dan controleren wij uw declaratie.
Wij werken aan een uitleg van deze retourcode en plaatsen deze zo snel mogelijk.
Wilt u de gebruikte diagnosecode controleren? Ons systeem accepteert een lange zitting voor de aandoeningen die de NZa noemt. Wij verwachten van u daarom een andere diagnosecode.
U mag helaas geen lange zitting declareren.
Volgens de NZa mag u een lange zitting declareren bij 1 van de onderstaande aandoeningen: meervoudig gehandicapten (lichamelijk en geestelijk), cerebro vasculair accident (hemiplegie/diplegie en tetraplegie, eerste jaar aansluitend aan het accident), dwarslaesie, centrale ruggenmergaandoeningen (bijvoorbeeld MS, ALS, poliomyelitis), spierdystrofie (vanaf 18 jaar), spina bifida (vanaf 18 jaar), cystische fibrose, Parkinson (vanaf 5 jaar na diagnosestelling) of in het kader van geneeskundige zorg aan specifieke patiëntgroepen (GZSP).
Wilt u de gebruikte diagnosecode controleren? Ons systeem accepteert een lange zitting voor de aandoeningen die de NZa noemt. Wij verwachten van u daarom een andere diagnosecode.
U mag helaas geen lange zitting declareren.
U mag geen lichaamslocatie vullen bij de gebruikte diagnosecode
Vanaf 2025 is het toevoegen van een lichaamslocatie verplicht bij een aantal diagnosecodes. Het gaat om alle diagnosecodes waar een '1' staat in de kolom L van de DCSPH-lijst (xlsx).
Declareer opnieuw zonder lichaamslocatie
Misschien kan uw software de lichaamslocatie verplicht stellen bij alléén die diagnosecodes. Neem daarvoor contact op met uw softwareleverancier.
U moet een lichaamslocatie vullen bij de gebruikte diagnosecode
Vanaf 2025 is het toevoegen van een lichaamslocatie verplicht bij een aantal diagnosecodes. Het gaat om alle diagnosecodes waar een '1' staat in de kolom L van de DCSPH-lijst (xlsx).
Declareer opnieuw met lichaamslocatie
Misschien kan uw software de lichaamslocatie verplicht stellen bij die diagnosecodes. Neem daarvoor contact op met uw softwareleverancier.
Op Vektis.nl vindt u een lijst met alle retourcodes
Daar staat ook een korte uitleg bij elke code. Op deze pagina leggen we de meest voorkomende retourcodes uit. Helaas kunnen we niet alle codes toelichten.
Ga naar de Retourcodezoeker van Vektis
Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen u graag verder.
Te laat ingestuurde nota
Stuurde u een nota te laat in door overmacht of een calamiteit? U kunt dan vragen of wij deze opnieuw voor u in behandeling nemen.
Wij helpen u graag
Bijvoorbeeld bij vragen over uw overeenkomst, declaratie of machtiging. Neem gerust contact op. Houdt u uw AGB-code bij de hand?