Zo werkt ons verrekenproces

Soms moet u iets corrigeren in uw administratie. Stuurt u ons een credit-declaratie? Dan ontstaat er een vordering die wij vervolgens verrekenen met nieuwe declaraties. Ook een vordering na een achteraf-controle, eindafrekening of voorschot verrekenen we. Een lastig proces waar we graag meer over uitleggen op deze pagina.

Het verrekenproces in het kort

U stuurt ons een credit-declaratie. De vordering die hierdoor ontstaat houden we 35 dagen vast.

Stuurt u ons binnen 35 dagen een debet-declaratie?
Dan verrekenen we deze met 1 of meerdere vorderingen, mits deze debet-declaratie van dezelfde UZOVI-code is.
Blijft er nog een restbedrag openstaan van een vordering?
Na elke verrekening start de telling van 35 dagen opnieuw. U krijgt een vorderbrief zodra u 35 dagen lang geen debet-declaraties indient.
Stuurt u ons niet binnen 35 dagen een debet-declaratie?
Dan krijgt u een vorderbrief per post. U heeft 30 dagen om die vordering te betalen. Daarna sturen wij u een herinnering.
Komen er ondertussen nieuwe debet-declaraties van u binnen?
Dan verrekenen wij de vordering daarmee. U ontvangt hiervan een verrekenoverzicht per post. Het bedrag wat overblijft na verrekening ontvangt u op uw bankrekening.

Waar u het verrekenoverzicht vindt

Het is een 2e bestand naast de gewone retourinformatie. Het heet ‘aanvullende retourinformatie’ en staat alleen bij debet-declaraties die zijn verrekend. Zo ziet u precies wanneer wij verrekenen. Er zijn 2 manieren om digitale verrekenoverzichten in te zien:

Verrekenoverzichten via uw software
Dit is de makkelijkste en snelste manier. Uw softwarepakket haalt het verrekenoverzicht automatisch op. U vindt dit dan terug in uw eigen administratie. Gebeurt dit nog niet automatisch? Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Laat uw software het werk doen!
Verrekenoverzichten zelf opzoeken in VECOZO
1. Ga naar de website van Vecozo.
2. Log in met uw Vecozo-certificaat of UZI-pas.
3. Ga naar de dienst ‘Declareren’.
4. Kies ‘Declaratie zoeken’.
5. Vul het Conversatie ID bovenaan in het veld Referentie/Declaratienummer, Berichtidentificatie of Referentie ID en druk op Enter. Of zoek met andere declaratiegegevens.
6. Open de declaratie. In het blok ‘Gerelateerde berichten’ ziet u het verrekenoverzicht als aanvullende retourinformatie.

Tip! Wanneer zoekt u een verrekenoverzicht?

Als u een declaratie niet of lager betaald krijgt. De reden is meestal dat de declaratie is verrekend. Zoek dan bij die declaratie naar een verrekenoverzicht.

Ontvang een mail bij een nieuw verrekenoverzicht

Stel een notificatie in:

Volg stap 1 t/m 4 hierboven.
Klik op ‘Notificaties beheren’ onder de blauwe balk ‘Bericht- en declaratieloket’
Vink ‘Dienst/berichtstromen’ aan en kies ‘Nieuwe notificaties voor ontvangen berichten’.
Selecteer bij diensten:
a. Declareren
b. Declareren EDP
Kies bij berichtstromen:
a. Aanvullende retourinfo
Vul uw e-mailadres in en sla op.

Bewaar het verrekenoverzicht in uw administratie

Let op: VECOZO bewaart het verrekenoverzicht maximaal 3 maanden. Na het downloaden blijft het bestand nog 24 uur beschikbaar. Is het overzicht niet meer beschikbaar? Dan kan VECOZO het opnieuw voor u klaarzetten. Dit regelt u via de optie ‘Kan retourinformatie opnieuw aangeboden worden?’ in VECOZO.

Verrekeningen bij declareren via een servicebureau

Uw servicebureau ontvangt de betaling van goedgekeurde declaraties en verrekenoverzichten als we declaraties (deels) verrekenen. Declareert u zelf ook bij ons? Houdt u er dan rekening mee dat wij uw debet- of creditdeclaratie mogelijk verrekenen met een debet- of creditdeclaratie van uw servicebureau. Dit kunnen wij helaas niet voorkomen. U bent als declarant verantwoordelijk voor eigen declaraties en declaraties via het servicebureau. Het verrekenoverzicht zetten wij klaar in VECOZO bij de debet-declaratie waarmee wij verrekenen.

Maak het verrekenoverzicht beter leesbaar!

Het verrekenoverzicht in VECOZO is een .zip bestand. Open het met Excel en pas de breedte van de kolommen aan zodat u alle informatie goed ziet. Selecteer bijvoorbeeld een kolom met een ‘+’. Met de rechtermuisknop klikt u op ‘celeigenschappen’. En kies daarna voor ‘getal’.

Als u verrekeningen wilt voorkomen

Stuur dan uw creditregels gewoon mee in een grotere debet-declaratie. Want het is niet nodig om losse credit-declaraties aan te maken. Ook een aanpassing van een declaratieregel kan in 1 declaratie: neem dan eerst de creditregel(s) op en daarna de debet regel(s). Zo voorkomt u dat er een vordering ontstaat en wij deze verrekenen.

Betaalde u de vordering en we verrekenden toch?

Vervelend dat dit is gebeurd. Heeft u geen andere vorderingen bij ons openstaan? Dan betalen wij u het geld terug. Staan er nog andere vorderingen open? Dan verrekenen wij uw betaling daarmee.

Meest gestelde vragen

Ik begrijp een betaling niet. Waar is deze betaling voor?

Controleer de tekst op uw bankafschrift.

Staat er 'Afrekening <label>’? Kijk dan in Vecozo voor het verrekenoverzicht.
Staat er 'Zie ontvangen specificatie voor nadere toelichting'? Dan stuurden wij u het verrekenoverzicht per post.
Staat er 'Zie brief met kenmerk 202………? Dan is het een betaling van onze afdeling Groep Buitenlands Recht. Ga naar de contactgegevens van Groep buitenlands recht.

Waarom zie ik geen verrekenoverzicht in VECOZO?

Daar kunnen meerdere oorzaken voor zijn:

Wij plaatsen geen verrekenoverzichten bij credit-declaraties. Alleen bij debet-declaraties die wij (deels) verrekenden met openstaande bedragen.
Wij maakten het toegekende declaratiebedrag aan u over zonder verrekening. Op uw bankafschrift ziet u de volgende tekst: “Declaratie <label>”.
U heeft een verrekenoverzicht ontvangen per post. Dit komt voor als een vordering langer dan 35 dagen openstaat en wij in deze periode geen debet-declaratie van u ontvingen. En u heeft de openstaande vordering niet aan ons overgemaakt. Op uw bankafschrift ziet u de tekst “<Label> Zie ontvangen specificatie voor nadere toelichting”.

Wat houdt een vordering met een HV-kenmerk in?

Dit is een vordering die ontstaat uit bijvoorbeeld een achteraf-controle, bevoorschotting of eindafrekening. U kreeg hierover een mail bij het ontstaan van deze vordering. In deze mail vindt u onder andere de reden van de vordering, het bedrag en het HV-kenmerk. Dit kenmerk ziet u terug op het verrekenoverzicht als wij uw debet declaratie verrekenen met een openstaande vordering.

Rekening-courant overzichten versturen wij niet

Wij versturen per declaratie retourinformatie. Deze gegevens moeten bekend zijn in uw eigen administratie. Het is voor ons helaas niet mogelijk om totaaloverzichten naar u te versturen.