Hoe zorg ik dat mijn medewerkers blijven?

Liever lezen dan luisteren?

Lobke: Je ligt in bed. De wind raast rond het huis. Verwarmingsbuizen tikken in de maat van je hartslag en gedachten spoken door je hoofd. Mijn manager die blijft mij ’s avonds maar mailen of ik heb zoveel te doen, hoe krijg ik mijn werk gedaan? Hey, ik ben Lobke en leuk dat je luistert naar Avondraad een podcast en Zilveren Kruis. In deze podcast pieker ik over dingen op werk waar jij ’s nachts van wakker ligt zodat jij het niet meer hoeft te doen. Elke aflevering ga ik op zoek naar een situatie die iemand stress geeft en praat ik met een expert die kan helpen, zodat jij een plan hebt en weer uitgerust kunt slapen, want ook dat telt mee voor je gezondheid.

Luisteraar: Hoi Lobke, Steffie hier. Ik heb de vorige afleveringen geluisterd en ik dacht nou ik ga mijn vraag ook insturen, want ik zit ergens mee en ik lig er ook een beetje wakker van. Na de pandemie zijn superveel collega’s bij ons weggegaan. Ik werk op de HR-afdeling en inmiddels denk ik hm, dat worden er toch wel een beetje veel en ik wil bepaalde mensen er wel gewoon bijhouden. Ik weet eigenlijk niet zo goed waar ik moet beginnen en hoe ik dat doe. Dus hopelijk kun jij mij daarbij helpen? Doei.

Lobke: Dank voor je vraag. Heb jij nou net als Steffie ook een vraag over iets waar jij van wakker ligt? Spreek op WhatsApp een spraakberichtje in en dan help ik je graag. Check de omschrijving van deze aflevering voor mijn nummer. Nou ik denk dat er op het moment veel meer mensen zijn die met deze vraag zitten. Kijk maar bijvoorbeeld op LinkedIn. Het lijkt wel alsof iedereen een nieuwe baan heeft. Nou om deze vraag te beantwoorden heb ik de hulp van de expert bijgehaald en die expert is Heleen Mes. Zij zit naast mij op de bank. Heleen Mes is expert in innovatief HR, werkgeluk, employee experience en design. Ze is ook nog co-auteur Employee Experience - Happy people, better business dat ook nog eens werd genomineerd voor Managementboek 2019. Dus als er iemand is die ons bij deze vraag kan helpen dan is het Heleen wel. Welkom. Leuk dat je er bent.

Heleen: Ja, dat vind ik ook Lobke.

Lobke: Ja. Allereerst wat is eigenlijk een gezond verloop? Wanneer moet je je zorgen maken?

Heleen: Nou je kunt op verschillende manieren ernaar kijken. Je kunt kijken naar wat doet mijn branche en wijk ik daar vanaf of niet? Maar ik heb liever dat je je afvraagt wie gaan er bij ons weg en betreuren wij ons dat? Want eigenlijk iedereen die iets had kunnen bieden, binnen had kunnen houden, ja, dat is eigenlijk verloop wat je niet zou moeten willen. En we zijn er ook op HR heel goed in om als mensen weggaan te zeggen ja, dat was onvermijdelijk en ja, we hadden niks te bieden. Maar dan vraag ik altijd heb je dat met diegene besproken? Heb je dat echt uitgesproken naar elkaar van wat jij wilt en wat wij te bieden hebben dat past niet bij elkaar, dus het is beter als je om je heen gaat kijken. Dat is vaak niet zo. Je wordt vaak heel erg overvallen dat iemand opeens opzegt. Dan denk ik als je je verrast bent dat iemand opzegt, heb je dus ergens daarvoor een steekje laten vallen.

Lobke: En is dan vaak wel helder welk steekje ze hebben laten vallen of is dat vaak een groot vraagteken?

Heleen: Soms zijn mensen daar heel eerlijk in. Soms omwille van de lieve vrede zeggen mensen niet eerlijk waarom ze weggaan, hè. Of ze benadrukken vooral wat ze daar krijgen, hè. Dus een betere baan met meer uren, beter geld, een carrièrestap. Maar wat nou echt de aanleiding is geweest? Ja, heel vaak zeggen mensen dat niet.

Lobke: Nee, dus de medewerkers die vertrekken die zijn daar dan niet echt open en eerlijk over.

Heleen: Niet altijd. Nee, vaak niet.

Lobke: Dus dan is het eigenlijk als werkgever ook wel lastig om erachter te komen waarom hebben wij zo’n leegloop?

Heleen: Nou als je wacht op het laatste moment en mensen al opgezegd hebben dan ben je gewoon te laat. Het is zaak dat je eerder begint met eigenlijk de thermometer erin steken.

Lobke: En waar kun je dan beginnen?

Heleen: Ik vind dat iedere manager HR-afdeling moet heel goed weten waarom komen mensen bij ons werken? Waarom blijven ze er? En waarom gaan ze weg? En dan niet alleen maar aan het eind vragen hé, ben je weggegaan of soms helemaal niet.

Lobke: Niet alleen het exitgesprek.

Heleen: Precies. Dus die drie dingen moet je helder hebben op HR en als daar dingen uitkomen dat je denkt wij kunnen daar beter in worden, moet je daar dus acties op ondernemen. Wat we nu zien is dat mensen echt ruim de keus hebben om weg te gaan en gaan dan op zoek naar een organisatie die een betere werkgever is. 

Lobke: En als je nou zelf die werkgever wil zijn waar het beter geregeld is. Waar kun je dan beginnen? Waar moet je op letten? Of wat moet je toepassen in je bedrijf?

Heleen: Nou de eerste stap voor mij is dat je een betere werkgever wil worden met elkaar. Heel veel organisaties zijn daar nog niet eens van overtuigd. Die vinden het eigenlijk wel prima en die leggen de bal bij de medewerker. Die vraagt te veel, die wil te veel. Ja, zo werkt het tegenwoordig niet meer. Dus eerste zaak is wil je het nou echt zelf en wat is dan je ambitie? Volgende stap is dat je dat helder maakt. Wat voor werkgever willen wij nu zijn? Waarin willen wij ons onderscheiden van al die andere? Wat willen wij dat mensen over ons vertellen als ze op een verjaardag over hun werk praten en over hun werkgever. Dus dat is helder hebben. De volgende stap is, wat ik al zei, is dat je weet waarom mensen dus ook bij je komen werken, waarom ze blijven en waarom ze weggaan. Niet alleen maar met surveys, maar ook gewoon in gesprek gaan met mensen. Ik denk wij investeren in organisaties veel te weinig in die een-op-eengesprekken om elkaar te leren kennen. Ik weet niet hoe groot de organisatie is van nou degene die de vraag stelt. Er zijn ook HR-afdelingen die zeggen wij gaan dat zelf eens ophalen. We zijn niet zo groot. Ik ga elke maand eens met mensen praten en ik wil ook heel graag dat mensen met elkaar praten. Met je baas, de leidinggevende, maar ook met je team, want alles wat je voor elkaar kunt doen voordat het te laat is, is natuurlijk gewoon weer meegenomen en er is vaak veel meer mogelijk als mensen zich uitspreken. Maar dan moet er wel iemand zijn die luistert naar hen.

Lobke: Ja, dus die cultuur moet je wel zien te creëren met elkaar. Dat is natuurlijk niet gelijk morgen gerealiseerd.

Heleen: Precies. Als je dan gemeten hebt en geluisterd hebt, echt geluisterd hebt naar mensen dan krijg je vaak heel helder beeld van wat de topprioriteiten zijn waar jouw organisatie echt mee aan de slag moet. Wat de momenten zijn in zo’n medewerkersreis, noem ik het dan maar eventjes, waarop mensen echt afhaken en denken nou het is wel klaar hier. Ik ga om mij heen kijken. Je moet zorgen dat je daarvoor al de boot niet mist. En voor elke organisatie is dat weer een ander moment. We weten wel natuurlijk uit onderzoek een aantal zaken. Dat is bijvoorbeeld als mensen hun onboarding, dus dat ze in dienst komen. Als dat niet goed geregeld is dat mensen daar ongelofelijk snel op afhaken. We weten dat twintig procent van de mensen die aangenomen wordt al op dag één denkt wat is dit waardeloos geregeld. Ik zou het liefst rechtsomkeer maken en morgen niet meer komen. Een kwart zegt maar ja, het was echt fantastisch geregeld. Ik heb er zin in om verder te gaan. Nou dat is al de eerste winst. Dan weten we ook dat hoe het team en de leidinggevende met elkaar omgaan en met jou omgaan, dat dat heel belangrijk is. Zeker die leidinggevende die hebben een hele belangrijke stempel in hoe je je voelt. Nou daar is ook nog wel wat aan te verbeteren, aan die relatie. Mensen willen veel meer contact, feedback, waardering en erkenning van hun leidinggevende en van hun team. Dan weten we ook dat mensen heel graag aan hun ontwikkeling willen werken. Dus het gevoel hebben dat je stapjes vooruit maakt, dat je beter wordt in wat je doet, dat je daar feedback op krijgt. Nou als je het gevoel hebt van nou ik kom hier helemaal niet vooruit, ik modder maar wat in mijn eentje of als iedereen thuis zit te werken en niemand is bereid om jou echt verder te helpen dat je denkt ja, ik ga naar een volgende club toe. 

Lobke: Ja, dus jij schetst nu een heel belangrijk beeld wat belangrijk is voor medewerkers om het naar hun zin te hebben. Maar de eerste stap is eigenlijk dus dat je inventariseert ook in bijvoorbeeld een-op-eengesprekken, hoe medewerkers het ervaren binnen een bedrijf. Als je dat helder hebt wat zou daarin dan de volgende stap kunnen zijn?

Heleen: De volgende stap kan dan zijn dat je die dingen echt gaat aanpakken als je weet waar het hem in zit. Dat je dan met elkaar bespreekt wie hebben wij nodig om er misschien eerst nog meer van te weten. Hè, want soms is het wat algemeen, we missen waardering. Nou dan moeten we eerst nog eventjes wat dieper graven. Of zoals werkdruk, hè. Dat komt dan uit onderzoek werkdruk is te hoog. Ja, werkdruk is iets heel breed en algemeen, dus soms moet je echt nog eventjes de diepte in. Dan als je helder hebt hoe het precies in elkaar zit, hoe het voelt voor diegene waar het eigenlijk over gaat, jouw collega’s en medewerkers, dat je dan de mensen om je heen verzamelt die daar dan wat aan kan doen. Ik ben zelf een HR-mens. Ik heb lang vanuit mijn, nou ja, zeg maar vanuit mijn kokertje gewerkt. Dan ging HR iets oppakken en als het hele idee bedacht was dan dacht ik hé, welke afdeling heb ik er nog meer voor nodig en dan ging ik daar op de stoep staan. Die zeiden ik heb geen budget, ik heb geen tijd en het duurde allemaal veel te lang. Als je meters wil maken dan moet je die anderen die je nodig hebt meteen eigenlijk in je team hebben. Dat je zegt we gaan dit gezamenlijk oppakken en we luisteren heel goed naar hoe het is voor de mensen voor wie we het doen en we gaan daar iets gezamenlijk mee ontwerpen waarmee we aan de slag kunnen. Als ik daar communicatie voor nodig heb of IT of facility, we gaan het samen oppakken. Zo maak je kleine stapjes vooruit. 

Lobke: Ja, zo is het niet alleen van HR, maar van een hele organisatie.

Heleen: Precies.

Lobke: Ja en doe je dat volgens een bepaalde werkwijze?

Heleen: Ja, ik zeg altijd begin klein, met het laaghangend fruit. Veel HR-afdelingen hebben de neiging om allemaal grote plannen te maken. Soms over jaren heen. Werkt niet. Je moet kleine stapjes maken. Kijken wat zijn de eerste winstpunten die je kan pakken en dat geeft geloof en hoop en daarmee ga je steeds verder.

Lobke: Ja, precies. Dus zoals Steffie die deze vraag stelde. Morgen zou ze bij wijze van spreken al kunnen beginnen met een-op-eengesprekken om eens te inventariseren. 

Heleen: Precies of nodig eens een aantal mensen op de koffie en leer van de mensen die weggaan. Wat zeggen ze dan tegen jou? Vraag om tips. Wat hadden we beter kunnen doen? Wat hadden we eerder kunnen doen voor jou om jou te behouden. Wees daar eens heel, ja, stel je eens kwetsbaar op en ga daar heel snel mee aan de slag. En we zitten hier natuurlijk ook als het gaat om vitaliteit en verzuim. We weten ook dat dat zo’n moment is waarop mensen echt afhaken. Dat je naar, nou ja, je bent uitgevallen en dan de eerste weken krijg je nog een belletje van je leidinggevende en misschien daarna nog één kaartje van je team en dan is iedereen te druk met zichzelf. Dat zijn ook ongelofelijke afhaakmomenten dat je dan terugkomt en dat je denkt ja, ik heb zo lang helemaal niks van jullie gehoord. Geen aandacht voor mij, terwijl ik was niet voor niks thuis. Dat zijn heel vaak de momenten waarop mensen denken ik ga om mij heen kijken.

Lobke: Ja, precies. Dat het juist gaat om die persoonlijke aandacht. Wat ik mij nog afvraag hoe zorg je er nu voor dat je met employee experience bezig blijft? Want het is natuurlijk niet even een afvinklijstje van nou we hebben die gesprekjes gevoerd en nu weten we het en dat was het.

Heleen: Nee, nee. Employee experience wil zeggen dat je alles wat je biedt aan de medewerker continu blijft innoveren. Dus het is niet een eenmalig iets. Het is iets waar je continu voor in moet zetten. Dus ja, er zijn organisaties die dat beleggen bij een aantal mensen die elke keer het voortouw daarin nemen. Er ook voor zorgen dat als zij iets bedacht en ontwikkeld hebben, dat ze het over kunnen dragen aan iemand anders zodat dat ontwikkelteam weer verder kan. in plaats van wat ik nu wel zie dat dan het ontwikkelteam blijft zitten met alle innovaties en op een gegeven moment verantwoordelijk is voor alles. Nou ja, dan verzuip je. Dus er moet iemand in de organisatie zijn die het dan van je overpakt en zorgt dat het onderhouden blijft en weer terugkomt met informatie van nee en nu gaan we dit, moet dit geïnnoveerd worden.

Lobke: Nou stel Steffie gaat morgen aan de slag met de een-op-eengesprekken. Heb jij misschien nog wat input voor haar of wat eyeopeners waar ze op kan letten zeg maar? Dat je denkt van dat is het verschil tussen een medewerker die er goed in zit en een medewerker die er eigenlijk helemaal niet zo lekker in zit.

Heleen: Nou we weten uit onderzoek dat het thema wat het meest genoemd wordt waar mensen echt wel ongelukkig van worden, dat het gebrek aan waardering is. Dat je het gevoel hebt dat je je inspant en dat is juist iets wat we eigenlijk heel makkelijk kunnen oplossen met elkaar. We doen soms dat waardering en een complimentje krijgen dat het een soort extraatje is waar je maar blij van moet worden. Het is een fundamentele menselijke behoefte en we kunnen daar in organisaties gewoon veel meer aandacht aan geven. Nou als voorbeeld als ik een tikkie aan iemand stuur dan krijg je aan het eind krijg je al zo’n melding van die en die is heel blij dat je het…

Lobke: Ja, die ken ik.

Heleen: … gedaan hebt en dan staat er een poppetje hysterisch te klappen.

Lobke: Dat kun je ook persoonlijk maken.

Heleen: Precies, inderdaad. Kijk eens op HR kun je zoiets gewoon onderdeel maken van de systemen. Als iemand verhuisd is en zijn NAW-gegevens oploopt. Kun je daar dan even een melding van maken hé, bedankt dat je dat voor ons gedaan hebt, hè.

Lobke: Ja, het zit hem juist in die kleine dingen, ja.

Heleen: Precies. Als je je systemen opent ’s morgens, wat staat daar dan? Staat daar goedemorgen Lobke, fijn dat je er weer bent vandaag of staat er alleen maar Niels of iets dergelijks.

Lobke: Ja.

Heleen: Dus kijk eens of je wat meer waardering en herkenning gewon in het werk kan brengen.

Lobke: Ja. Ja, dat is een hele mooie. En heb jij nog voor Steffie tips dat ze meer over dit onderwerp misschien kan lezen of leren? Naast dit gesprek natuurlijk wat hopelijk heel inspirerend voor haar is.

Heleen: Ja, er zijn gelukkig heel veel bijvoorbeeld boeken op dat gebied over werkgeluk, over employee experience. Blogs worden daarover geschreven. Op het moment dat je echt gaat meten, als je een goed bureau in de armen neemt, geeft die jou ook echt handvaten waar je kunt beginnen, want zij kunnen als ze het goed doen niet alleen kijken wat scoort er heel laag en wat scoort er hoog, maar ook wat de impact daarvan is op andere zaken. Dus ook wat is oorzaak en wat is gevolg. En het zou ook heel goed zijn als ze meten hoe belangrijk vinden mensen het. Dat is wat sommige meetbureaus nog wel eens nalaten. Dan scoort iets heel laag en dan gaat HR daar helemaal mee aan de slag en dan blijkt later dat mensen zeggen ja, het scoort wel laag, maar zo belangrijk vind ik het nou ook weer niet. Dus je moet weten wat scoort hoog, wat scoort laag, de impact die het heeft, oorzaak-gevolg en hoe belangrijk vinden mensen het. Dat geeft jou heel veel handvaten om verder te gaan.

Lobke: Ja, mooi. Nou ik hoop dat we Steffie hebben kunnen helpen. Als ik het even kort samenvat is het heel belangrijk om het dus helder te hebben wie je als organisatie bent, maar ook hoe je medewerkers erin staan. Dat het vooral gaat om die persoonlijke aandacht en maak het groter. Dus niet alleen van HR, maar betrek het hele bedrijf erbij. Heleen, heel erg bedankt voor dit fijne gesprek. Hopelijk heeft Steffie hier iets aan en kan ze ook beter slapen vannacht, want ook dat telt natuurlijk wel mee voor je gezondheid.

Heleen: Absoluut.

Lobke: Heb je nou ook een werksituatie waar je van wakker ligt? Stuur dan een spraakberichtje naar mij. Het nummer vind je in de beschrijving van deze aflevering en voor nu slaap lekker.