Zo creëer je een cultuur waarin eigen regie vanzelfsprekend is

Alexandra van ’t Geloof is een gepassioneerd master docent, spreker en coach. Ze helpt organisaties bij het ontwikkelen van persoonlijk leiderschap en ondersteunt ze bij veranderprocessen. We vroegen haar naar de voorwaarden van een werkcultuur waarin medewerkers gestimuleerd worden tot eigen regie. En vroegen naar concrete tips om zo’n cultuur te creëren en in stand te houden.

Autonomie, verbondenheid en competentie

‘Medewerkers kunnen pas eigen regie voeren op het moment dat ze zich senang voelen. Anders blijven ze lekker in hun comfortzone en gaan ze geen actie ondernemen. Daarom moet er voldaan worden aan drie basisbehoeften op de werkvloer: autonomie, verbondenheid en competentie. Hoe meer je hier als manager aan kunt bijdragen, hoe meer medewerkers vanuit hun eigen motivatie kunnen werken. In Nederland is eigen regie extra belangrijk. Dit komt door onze cultuur. Wij willen graag zeggenschap hebben en houden van een lage machtsafstand. In andere landen spelen hiërarchie en macht bijvoorbeeld een grotere rol.’

Stimuleer de verbondenheid

Maar wij Nederlanders willen wel weten waar we aan toe zijn. Wat mogen we zelf bepalen en wat wordt er aangegeven vanuit de organisatie? Alexandra: ‘Om goed gebruik te maken van onze autonomie, hebben we duidelijkheid nodig. Geef bij medewerkers aan wat het speelveld is en welke spelregels er gelden. Met speelveld bedoel ik dat medewerkers weten waar ze zich mee mogen bemoeien en wat er buiten de scope valt. Daarnaast zijn er spelregels nodig. Wie in het projectteam maakt bijvoorbeeld de beslissingen? Door het speelveld en de spelregels van tevoren met je medewerkers te bespreken, voorkom je verwarring.’

Pas er wel op dat je medewerkers niet teveel autonomie krijgen. Alexandra: ‘Sommige medewerkers worden helemaal losgelaten en de managers zijn zo druk dat ze geen tijd hebben om ze persoonlijk te spreken. Deze medewerkers hebben wel eigen regie, maar raken los van je organisatie. En medewerkers die die verbondenheid verliezen, verliezen ook hun werkgeluk. Blijf daarom als leidinggevende de verbondenheid tussen collega’s en afdelingen stimuleren. Zeker in deze tijd.’

Van feedback naar vertrouwen

Competentie is ook een belangrijke basisbehoefte op de werkvloer. Alexandra: ‘Vergeet niet om iedereens competenties in de gaten te houden. Medewerkers ontwikkelen hun competenties namelijk voor 70 procent op de werkvloer, 20 procent door feedback en maar 10 procent door les of coaching. Veel medewerkers werken nu thuis, daarom is het extra belangrijk om iedereen van feedback te voorzien. Zo hebben je medewerkers het gevoel dat ze competent genoeg zijn om eigen keuzes te kunnen maken.’

Kortcyclisch werken om eigen regie te pakken

Een trucje waardoor medewerkers sneller geneigd zijn om eigen regie te pakken, is kortcyclisch werken. Alexandra: ‘Niemand houdt van eindeloze beslissingen en vergaderingen. Maak het kort en eenvoudig. Dit kun je doen door het project in stukjes op te delen en er meerdere taken van te maken. Want als medewerkers aan het einde van de dag een stukje van het project opleveren en een deel van hun resultaten hebben bereikt, krijgen ze daar een goed gevoel van. Vergeet daarna niet om aandacht te geven aan het resultaat. Het liefst zelfs publiekelijk, bijvoorbeeld met een welgemeend compliment.’

Kijkje in de financiële keuken

‘Als je mensen eigen regie wilt geven, geef ze dan ook een eigen dashboard. Laat ze hun eigen prestaties monitoren. Niet alleen kwantitatief maar ook kwalitatief. Geef ze inzicht in de manier waarop er geëvalueerd wordt of hoeveel productie het team draait. Dit moeten ze niet drie maanden later horen van de HR-afdeling, maar realtime kunnen inzien.’

Ambassadeurs van eigen regie

Natuurlijk wil je wel dat medewerkers die eigen regie pakken, dit doen volgens de kernwaarden van de organisatie. Alexandra: ‘Dit betekent dat je de kernwaarden van de organisatie met medewerkers moet bespreken. Als medewerkers weten wat de kernwaarden van een organisatie zijn en wat het concreet voor hen betekent, weten ze namelijk wat wenselijk gedrag is en wat niet. Dit maakt dat ze durven eigen regie te voeren.’