Declareren voor zorgaanbieders

Lees hier hoe u declareert en waar u aan moet denken. Ook vindt u op deze pagina antwoord op veelgestelde vragen.

VECOZO en Vektis

VECOZO betekent ‘Veilig Communiceren in de Zorg’ en is opgericht door zorgverzekeraars. U declareert bij VECOZO digitaal en controleert online op verzekeringsrecht. De meeste zorgverzekeraars in Nederland zijn aangesloten bij VECOZO. Vraag een informatiepakket aan op www.vecozo.nl.

  • Declaraties van verzekerden van Zilveren Kruis levert u aan via het Declaratieportaal
    Via VECOZO gaat dit snel en gemakkelijk. Alle declaraties dient u in één keer en op dezelfde manier in. Dat is een groot voordeel!
  • Voer Controle op Verzekeringsrecht uit en maak gebruik van de Wlz raadpleegfunctie
    Ook biedt VECOZO u overige diensten aan zoals de berichtenbox en het raadplegen van AGB-codes van zorgaanbieders. Lees meer over het controleren van verzekeringsrecht. Informatie over de Wlz raadpleegfunctie vindt u op de website van VECOZO.
  • Vraag een machtiging aan via het Machtigingenportaal op VECOZO
    Gemakkelijk en snel digitaal en gestandaardiseerd via het Machtigingenportaal. Het Machtigingenportaal is toegankelijk voor ziekenhuizen, zelfstandige behandelcentra en mondzorgverleners.

Lees meer over declareren via VECOZO

U declareert uw nota's bij Zilveren Kruis via de juiste Vektis - declaratiestandaard.

Zorg dat uw praktijk- en persoonsgegevens goed geregistreerd staan in Vektis
De gegevens van Vektis zijn leidend voor onze systemen en voor de Zorgzoeker. Wij vragen u daarom om goed te controleren of alle zorgverleners in de praktijk correct geregistreerd staan in Vektis (let hierbij op de status: niet in loondienst, in loondienst/ZZP of waarneming).

Wijziging doorgeven
Bent u houder van een AGB-registratie? Dan kunt u eenvoudig zelf adresgegevens, communicatiegegevens en werkrelaties wijzigen op Mijn Vektis. Ga voor meer informatie over wijzigingen naar AGB wijzigen op de website van Vektis.

Veelgestelde vragen

Nieuwe praktijk gestart? Bekijk veelgestelde vragen door nieuwe zorgaanbieders.

Bekijk de lijst met merken en de bijbehorende UZOVI-codes. Per 1 januari 2020 zijn OZF en Avéro Achmea samengevoegd met Zilveren Kruis. Lees meer over de samenvoeging.

Als gecontracteerde zorgaanbieder hoeft u bij uw rechtstreekse declaratie géén rekening te houden met het eigen risico. Uw nota’s worden aan uzelf uitbetaald en Zilveren Kruis verrekent het eigen risico met de verzekerde.
Nee, alle declaraties moeten elektronisch worden aangeleverd via VECOZO. Lees meer over declareren via VECOZO.
De lijst met postcodes die zijn aangemerkt als achterstandswijk is te vinden op de website van Vektis.
VECOZO is veilig. VECOZO verstrekt, in opdracht van de zorgverzekeraars, digitale certificaten aan partijen binnen de zorgwereld met wie de zorgverzekeraars een overeenkomst tot uitwisseling van (persoons-) gegevens hebben gesloten.
Op de website van Vecozo vindt u alle informatie.
Afgewezen declaratieregels worden landelijk op dezelfde manier aan u teruggekoppeld middels de codelijsten van Vektis. Deze codelijsten treft u aan in de standaard, alsmede in de standaardbeschrijving van Vektis. Alle informatie treft u aan op de website van Vektis.
Nee. Het is een landelijke afspraak die door alle betrokkenen wordt ondersteund.
Ja. Iedere declarant die declaraties via VECOZO indient ontvangt als reactie op het ingediende bestand elektronische retourinformatie.
Op de website van Vektis kunt u alle standaarden voor zowel het heen- als retourbericht raadplegen.
Een PDF-formaat of op papier is niet mogelijk. Zilveren Kruis stuurt op basis van landelijke afspraken elektronische retourinformatie. Hiermee voldoen we aan de landelijke richtlijnen voor het efficiënter inrichten van het declaratieverkeer. Uw softwareleverancier is hiervan op de hoogte en voorziet u van de juiste software.
Wanneer u uw declaraties via een servicebureau declareert, dan wordt de retourinformatie van deze declaratie naar het servicebureau verzonden. Dit servicebureau draagt de verantwoordelijkheid om de informatie aan u door te geven.

Maakt u gebruik van ons webformulier

Dit formulier is de meest veilige, eenvoudige en snelle manier om uw declaratie in te dienen. U vindt ons webformulier via zk.nl/nota

Stuurt u uw declaratie liever per post?

Stuur dan de originele nota los in een envelop met postzegel naar onderstaand adres. U ontvangt dan in 10 werkdagen uw vergoeding en het declaratieoverzicht.

Zilveren Kruis
Afdeling Declaratieservice
Postbus 70001
3000 KB Rotterdam

Wij voeren correcties uit wanneer er sprake is van o.a. onterechte afwijzingen. Niet alle zorgaanbieders willen de correctie door Zilveren Kruis laten uitvoeren. Het is echter niet altijd mogelijk u een keus hierin te geven. Daarom beschrijven wij hieronder de twee scenario’s:

1. U dient zelf de declaratie opnieuw in

Wanneer vroegtijdig een systeemfout is ontdekt en snel is verholpen, informeren wij u over de onterechte afwijzing en de mogelijkheid om deze zelf te corrigeren.

2. Wij corrigeren de declaratie voor u

Er zijn onterechte afwijzingen waarbij het probleem in ons systeem nog niet is opgelost. Opnieuw declareren is dan niet de oplossing omdat in ons systeem dit opnieuw tot een onterechte afwijzing leidt. In dat geval corrigeren wij voor u de declaratie. Het is helaas niet altijd mogelijk om u vooraf hierover te informeren. Veelal wordt bij de afwijzing een ‘extern commentaar’ meegegeven met de mededeling dat de declaratieregels zullen worden gecorrigeerd.

Als u extern commentaar niet kunt lezen, adviseren wij u contact op te nemen met uw softwareleverancier.

Na handmatig uitvoeren van de correcties genereert ons systeem automatisch papieren retourberichten

Hiermee informeren wij u welke declaratieregels door ons zijn gecorrigeerd. Meestal komen deze papieren retourberichten bij uw financiële administratie terecht.

Zorgaanbieders sturen de rekening naar de klant. het is niet mogelijk om de kosten rechtstreeks via VECOZO te declareren, tenzij er sprake is van een betaalovereenkomst.

  • De klant betaalt de rekening aan de zorgaanbieder.
  • De klant declareert de rekening bij ons en wij betalen de vergoeding aan de klant
  • We werken niet met een akte van cessie

Wat moet er op de restitutienota staan?

Bekijk een voorbeeld volgens de richtlijnen op de website van Vektis.

Dat kan alleen onder bepaalde voorwaarden en voor bepaalde zorgsoorten. Zie ons beleid betaalovereenkomsten (pdf).

Ga naar betaalovereenkomst aanvragen

Een vordering kan tot stand komen bij verschillende zaken:

  • Formele controles
  • COPE controles
  • Materiële controles
  • Eindafrekening
  • Opbrengstverrekening
  • Voorschotten
  • Speciale zaken (fraude)
  • correcties door zorgaanbieders
  • Naar aanleiding van een gecrediteerde declaratie

Hoe weet ik waar een vordering vandaan komt?
Dit herkent u aan de omschrijving van het factuurnummer. U kunt de volgende omschrijvingen tegenkomen:

  • formele controles herkent u aan de letters FC in het factuurnummer op de vorderingsbrief
  • COPE controles herkent u aan het woord COPE in het factuurnummer op de vorderingsbrief
  • materiële controles herkent u aan de letters MC in het factuurnummer op de vorderingsbrief
  • een eindafrekening herkent u aan de omschrijving eindafrekening op de vorderingsbrief
  • een opbrengstverrekening herkent u aan de omschrijving opbrengstverrekening of vorderingsbrief
  • een voorschot herkent u aan de omschrijving voorschot op de vorderingsbrief
  • een fraudedossier herkent u aan de letters SZ in het factuurnummer op de vorderingsbrief
  • een vordering i.v.m. een credit of correctie herkent u aan uw eigen factuurnummer
Wij hebben uw betaling dan niet goed ontvangen of kunnen verwerken. Stuur ons dan de gegevens waaruit blijkt dat u de vordering heeft voldaan. Dan controleren wij dit in onze administratie.
Uit onze administratie blijkt dat de vordering(en) nog niet zijn betaald. Stuur ons dan de gegevens waaruit blijkt dat u de vordering(en) wel heeft voldaan. Dan controleren wij dit in onze administratie.
Het kan voorkomen dat er na afstemming van de eindafrekening toch nog een financiële afwikkeling moet plaatsvinden. Als u bericht krijgt over een vordering binnen het jaar dat is afgerekend, dan heeft deze afwikkeling nog niet plaatsgevonden. Hier kunnen we na de eindafrekening nog op terugkomen.
In de opbrengstverrekening worden de opbrengsten ter dekking van het FB afgezet tegen het FB. In de opbrengsten van het FB zijn deze vorderingen ook meegenomen. Deze moeten in dat geval nog worden voldaan, hier komen we na de opbrengstverrekening dan nog op terug.
Wanneer de schuldeiser lange tijd geen actie onderneemt om de vordering te innen, zal na een bepaalde termijn de vordering verjaren. Voor deze termijn staat 5 jaar. Deze 5 jaar gaat pas in na de laatste schriftelijke communicatie over deze vordering. Dit kan een e-mailconversaties of herinneringen zijn.

Verjaring heeft tot gevolg dat de schuldeiser de vordering niet meer kan afdwingen. Wel blijft er een morele verplichting over, een natuurlijke verbintenis genoemd. Indien de debiteur ondanks verjaring toch betaalt, heeft hij niet onverschuldigd betaald en kan hij dit niet meer terugvorderingen.

Bij verjaring staat het recht om te verrekenen niet in de weg. Wanneer de schuldeiser ook iets verschuldigd is aan de debiteur mag hij de vordering ondanks verjaring verrekenen.
Het is in sommige gevallen mogelijk om een betalingsregeling te treffen. Hiervoor moet u echter aan een paar voorwaarden voldoen. Bovendien werkt deze betalingsregeling met een incassoprocedure met een maximale looptijd van een jaar.
U zult de vordering alsnog moeten betalen. Maar let op, als u te lang wacht met betalen sturen wij de vordering naar een incassobureau in. Dit kondigen wij ook aan in de brief over de vordering). De kosten hiervan betaalt u.
Dat is afhankelijk van de vordering. Om u het beste van dienst te kunnen zijn adviseren wij u met de juiste afdeling contact op te nemen:

Materiële controles
Neem dan contact op met materielecontrole@zilverenkruis.nl
Een fraudedossier
Neem dan contact op met zorg.speciale.zaken@zilverenkruis.nl

Formele controles of declaraties van zorgsoorten binnen de 1e lijn
Neem dan contact op met declaratieservice@zilverenkruis.nl

Formele controles of declaraties van zorgsoorten binnen de 2e lijn
Neem dan contact op met info.declaraties@zilverenkruis.nl
In principe worden openstaande vervallen vorderingen altijd verrekend met binnenkomende declaraties. Als u aparte afspraken maakt met Zilveren Kruis kan het zo zijn dat er bij een bepaalde vordering geen verrekening plaatsvindt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als wij u een voorschot hebben verleend.
Het kan voorkomen dat u een bepaalde periode niet declareert. In dat geval ontvangt u een 1e, 2e of 3e herinnering. Dit is afhankelijk van hoe oud de vordering is. Na de 3e herinnering zijn wij genoodzaakt een incassobureau in te schakelen.

Staat er een verrekenblokkade op uw vordering? Dan worden uw declaraties niet met deze vordering verrekend. Wij verzoeken u dan vriendelijk om de vordering in één keer te voldoen op de juiste rekening. U ontvangt afhankelijk van de leeftijd van uw vordering een 1e, 2e of 3e aanmaning.
1e aanmaning – bij eerste vervaldatum vordering
2e aanmaning – 30 dagen na de eerste vervaldatum
3e aanmaning – 60 dagen na de eerste vervaldatum

Heeft u een vraag?

Bel met ons

071 751 00 99

Maandag t/m vrijdag

8.00 - 18.00 uur

Heeft u een vraag over uw overeenkomst? Bel dan naar 071 751 00 61

Mail ons

Stel uw vraag over:

Een declaratie of machtiging

Uw overeenkomst of het inkoopbeleid

Ook interessant