Declareren mondzorg

Uw machtiging is snel digitaal geregeld: u vraagt de machtiging aan via het machtigingenportaal op de website van VECOZO. Het machtigingenportaal is toegankelijk voor ziekenhuizen, zelfstandige behandelcentra en mondzorgverleners.

De voordelen van digitaal aanvragen

  • U heeft direct duidelijkheid over de beoordeling
  • Eén loket voor alle aanvragen
  • Sneller inplannen en behandelen van uw patiënten

Lees alles over het machtigingenportaal

Declaratieprotocol

Bekijk het declaratieprotocol

Naar het declaratieprotocol

COV check

Voorkom afwijzingen op verzekeringsrecht.

Lees meer over de COV check

Afgewezen nota's

Bekijk de meest voorkomende afwijsredenen en onze tips.

Lees meer

Coulance bij overmacht of calamiteit

Diende u een declaratie te laat in door overmacht of een calamiteit? In dat geval kunt u een coulanceverzoek indienen.

Ga naar coulance bij overmacht of calamiteit

Belangrijk bij het declareren

In de prestatiecodelijst Vektis (COD-981) zijn prestatiecodes opgenomen, waarbij het verplicht is om de indicatie boven- en/of onderkaak te vermelden. De prestatiecodelijst Mondzorg vindt u op de website van Vektis. Ook vindt u de lijst op de website van de NZa. Op restitutienota's vermeldt u ook de indicatie boven- en/of onderkaak. Voor de bovenkaak vult u indicatie 1 in en voor de onderkaak indicatie 2. Declaraties zonder indicatie krijgen met Vektis de afwijzing '3903 indicatie boven/onder tandheelkunde ontbreekt of is onjuist'.

De mesostructuur en klikgebitten (J-codes) vallen onder de reguliere aanspraak uit de basisverzekering net zoals de conventionele prothesen (P-codes). Dit geldt voor volgende prestatiecodes:

J40 J41 J42 J43 J45 J50 J51 J52 J53 J54 J55 J56 J57 J58 J70 J71 J72 J73 J74 J75 J76 J77 J78 J79

Voorkom onnodige administratie

U hoeft voor deze prestatiecodes het veld ‘Soort Bijzondere Tandheelkunde’ niet te vullen. Is het veld wel ingevuld met een waarde? Dan wordt de prestatiecode afgewezen in uw declaratie.

  1. U declareert 100% en wij betalen u het verzekerde deel (in veel gevallen 75% van de declaratie) uit:
    De andere mogelijkheid is om het volledige bedrag inclusief eigen bijdrage te declareren. Wij zullen dan het verzekerde deel (zowel basisverzekering, aanvullende verzekering en tandverzekering mits verzekerd) uitbetalen. De afgewezen declaratieregels kunt u factureren aan uw patiënt.
  2. U declareert 75% en wij betalen u het volledige gedeclareerde bedrag uit:
    U kunt ervoor kunnen kiezen om alleen het verzekerde deel (basis verzekering) bij ons in te dienen en direct de eigen bijdrage door de patiënt te laten betalen. Wij betalen u het volledige gedeclareerde bedrag uit (mits verzekerd). De patiënt zal dan de eigen bijdrage nota naar de verzekeraar sturen voor een eventuele dekking uit de aanvullende verzekering.

Hoe u wilt declareren 100% of 75%, geeft u aan in uw software. Bij vragen kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier.

Voor de correcte verwerking van uw declaraties adviseren wij u de behandeljaren gescheiden aan te leveren.

De indientermijn voor declareren is 9 maanden. Herdeclaraties kunnen tot 90 kalenderdagen, na het vrijgeven van de retourinformatie door VECOZO, worden ingediend.

U kunt op de volgende manieren digitaal bij ons declareren:

  1. Algemene voorwaarden
    - Rechtstreeks declareren zonder contract.
    - U krijgt het verzekerde deel vergoed. De zorgaanbieder brengt zelf het onverzekerde deel bij de cliënt in rekening.
    - Betaaltermijn 30 dagen; kan ook via factoringmaatschappijen of servicebureau.
  2. Overeenkomst
    De zorginhoudelijke overeenkomst wordt digitaal afgesloten. U kunt niet kiezen voor overname van het debiteuren- en incassorisico voor declaraties aan Zilveren Kruis. U declareert via VECOZO of via factoringsmaatschappijen of servicebureau.
Op de website van de NZa staat een lijst van prestaties waarbij het elementnummer te specificeren is.

In de Regeling Mondzorg wordt aangegeven dat bij de declaratie door de zorgaanbieder duidelijk moet worden gemaakt op welk(e) elementnummer(s) (tand of kies) de prestatie betrekking heeft. Dit laatste indien dit specificeerbaar is. De NZa heeft samen met de beroepsorganisaties van aanbieders in de mondzorg en zorgverzekeraars een lijst opgesteld. Bekijk de lijst.

Op de website van de NZa staat nog veel meer handige informatie over uw rekening.

Vragen & antwoorden

Heeft u een algemene vraag? Bijvoorbeeld over VECOZO of Vektis? Kijk dan bij declareren voor zorgaanbieders.

U declareert de tarieven die de overheid heeft vastgesteld. Heeft u een overeenkomst jeugd afgesloten? Dan mag u voor de volgende codes 3% extra rekenen:

  • C-codes: C11, C28 (voor zorgplan)
  • M-codes: M01, M02, M03, M10, M20, M32
  • V-codes: V30, V35, V50

Als de totale kosten hoger zijn dan de max. vastgestelde tarieven (zoals in de polisvoorwaarden is vastgesteld) moet vooraf een machtiging worden aangevraagd via VECOZO. Maximale tarieven voor volledige boven- en/of onderprothese zoals in de polisvoorwaarden is vastgesteld.

De tarieven voor 2014, 2015, 2016 en 2017 zijn als volgt:

  • Gecombineerde boven- en onderprothese: maximaal € 1.230 (inclusief techniekkosten)
  • Volledige bovenprothese: maximaal € 575 (inclusief techniekkosten)
  • Volledige onderprothese: maximaal € 600 (inclusief techniekkosten)

Zijn de totale kosten hoger? Dan moet een machtiging worden aangevraagd. Bij voorkeur ontvangen wij een machtigingsaanvraag digitaal via VECOZO. Aanvragen via het digitale machtigingenportaal levert u tijdsbesparing, efficiëntie en daarmee tijd aan de stoel op.

U hoeft vooraf geen machtiging aan te vragen. Dit geldt voor de prestatiecodes J70, J71, J72, J73, J74, J75 en J76. U voorkomt hiermee onterechte afwijzingen in de declaratie.

Vanaf 01-01-2016 declareert u de J80 als het gaat om 2 implantaten voor een klikgebit in de onderkaak
Inbegrepen in het tarief van de J80 zijn de J02 (verlengd onderzoek), de J97 (overheadkosten), de J20, J21 of J22 (plaatsen implantaten) en de J23, J24 of J25 plaatsen healing abutments). Voor de kosten van de implantaten kunt u per implantaat de J33 declareren.

Het declareren van het initieel onderzoek en de röntgenfoto’s/diagnostiek blijft ongewijzigd in 2016.

Meer dan 2 implantaten ter ondersteuning van een klikgebit in de onderkaak?
Declareert u dan de J80 en de J21 of J22 voor het derde en volgende implantaat.

De J33 levert u aan met indicatie '01' in het prestatierecord van de Vektis-layout
Als de kosten in het techniekkostenrecord worden ingevuld, wijzen we de declaratie af.

Bij gemachtigde behandeling in 2015 declareert u J80 met de J33 naast de J01 en de X-codes
Dit geldt voor een ontvangen machtiging in 2015 voor 2 implantaten in de onderkaak (J02, J97, J20, J21, J22, J23, J24, J25), met een behandeldatum in 2016. Intern hebben we hiermee rekening gehouden, zodat u geen problemen ondervindt in uw declaratie.

De maximale tarieven voor materiaal- en/of techniekkosten worden opgesplitst per prestatiecode
Vanaf 1 maart 2016 is het systeem van Zilveren Kruis direct aangesloten op het Machtigingenportaal. Ons systeem controleert de kosten per prestatiecode. Eerder maakten wij geen onderscheid in de maximale kosten per prestatiecode. Wij berekenden een maximaal totaalbedrag per behandeling waaronder meerdere prestatiecodes vielen.

Werkwijze vóór deze wijziging
Tandarts Jan deed eerder een begroting voor een volledige prothese boven en onder op 2 implantaten (drukknop). Binnen deze totaalbehandeling vergoeden wij een J40 & J50 met een maximaal totaalbedrag van €1.453. Vielen de kosten binnen het maximale totaalbedrag? Dan geven wij tandarts Jan toestemming voor de aangevraagde kosten op de begroting.

Nieuwe werkwijze
Doet tandarts Jan nu een aanvraag voor een volledige prothese boven en onder op 2 implantaten (drukknop)? Dan controleren wij de begroting per prestatiecode. Tandarts Jan begroot voor een J40 € 450 en voor een J50 € 1.000. Een totaalbedrag van € 1.450. Wij vergoeden voor de J40 en J50 respectievelijk maximaal € 350 en € 1.103. Een totaalbedrag van € 1.453. Tandarts Jan begroot de kosten van de J40 echter € 100 boven het maximale tarief dat wij vergoeden. Wij geven tandarts Jan dan toestemming voor een begroting van € 1.350.

Vermeld duidelijk op uw nota dat het gaat om een Eigen Bijdrage voor de verzekerde
Regelmatig komen wij nota’s tegen van verzekerden waarop niet staat vermeld dat het een Eigen Bijdrage nota betreft. Als de verzekerde deze nota eerder bij ons indient dan u uw declaratie indient, wordt uw nota onterecht afgewezen met het bericht 'Reeds gedeclareerd'. Vervelend voor de verzekerde, maar ook voor u.

Om dit te voorkomen, is het belangrijk dat u op de Eigen Bijdrage nota die u aan de patiënt meegeeft duidelijk vermeldt dat het een Eigen Bijdrage nota betreft. Eventueel kunt u uw softwareleverancier vragen hoe u dit kunt doen.

Heeft u een vraag?

Bel met ons

071 751 00 99

Maandag t/m vrijdag

8.00 - 18.00 uur

Heeft u een vraag over uw overeenkomst? Bel dan naar 071 751 00 61