Zo ziet een restitutienota eruit
Bekijk wat allemaal op een restitutienota voor ergotherapie moet staan. Als u alle gegevens die wij nodig hebben op uw nota zet, dan kunnen wij uw declaratie in 1 keer goed afhandelen.
Zorgt u voor de juiste opmaak?
Voor een snelle verwerking is het belangrijk dat uw nota dezelfde opmaak heeft als de voorbeeldnota van Vektis. Controleer goed of u de juiste notatie en koppeltekens gebruikt. Zo kunnen wij uw nota direct verwerken zonder vertraging. De opmaak vindt u op Document restitutienota (pdf) pagina 57.
Voorbeeldnota's
Wilt u deze gegevens op uw nota zetten?
Niet alle gegevens in de voorbeeldnota zijn verplicht. Lees hieronder wat u altijd op de nota zet en wat soms.
Gegevens zorgaanbieder
- Naam praktijk/instelling
- Straat en huisnummer
- Postcode en plaatsnaam
- Telefoonnummer
- AGB-code praktijk/instelling (8-cijferige AGB-code)
Gegevens servicebureau
(optioneel)
- Naam servicebureau
- Straat en huisnummer
- Postcode en plaatsnaam
- Telefoonnummer
- AGB-code servicebureau (8-cijferige AGB-code)
Factuur
- Factuurnummer
- Factuurdatum
Geadresseerde/ontvanger
- Voor- en achternaam
- Straat en huisnummer
- Postcode en plaatsnaam
Gegevens cliënt
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum
- Verzekerdennummer of BSN
- Verzekeraar
- UZOVI-nummer en naam zorgverzekeraar
- UZOVI-nummer en naam zorgverzekeraar
Overige gegevens
- Totaalbedrag
- Rekeninggegevens
- Betalingskenmerk
- Softwareleverancier ID (bekijk de Vektis-codelijst)
Algemene declaratiegegevens
- Zorgtrajectnummer
- Startdatum
- Diagnose
- Codelijst: 013
- Code en betekenis (bekijk de Vektis COD546-VEKT)
Soms zet u dit op de nota
- Verwijzer. Als er een verwijzing is. Vermeld dan ook type verwijzing en verwijsdatum.
- AGB-code verwijzer (8-cijferige AGB-code) en naam verwijzer
- Type verwijzing (Vektis CL00004-NZA)
- Verwijsdatum
- Regiebehandelaar (alleen bij een GZSP-behandelplan)
- AGB-code regiebehandelaar (8-cijferige AGB-code)
- Naam regiebehandelaar
- Overige prestatie-indicatie (alleen bij een GZSP-behandelplan)
- Codelijst: 003
- Code en betekenis (bekijk de Vektis-CL0021)
- Ongeval (alleen bij een ongeval vermeldt u 'ja')
Declaratiegegevens
Elke bullet is een kolomkop.
- Begindatum
- Prestatie
- 077 + prestatiecode + omschrijving (kolom B en E van prestatiecodelijst 077 van Vektis)
- Uitvoerder AGB-code (8-cijferige AGB-code) en naam uitvoerder
- Aantal = 1
- Bedrag (€) (inclusief BTW)
Prestatiekoppelnummer: dit vermeldt u onder elke declaratieregel.
Onderaan vermeldt u: door u te betalen + totaalbedrag.
Goed om te weten
- U vraagt welk prestatiekoppelnummer u op de nota zet.
Uw software maakt dit nummer aan. Als u de nota’s zelf maakt, dan kiest u zelf een nummer. Het nummer bestaat maximaal uit 20 tekens. Hoofdletters, kleine letters, cijfers en leestekens zijn toegestaan. Per behandeling moet het nummer uniek zijn. Declareert u bij een behandeling een toeslag? Dan hebben beide hetzelfde prestatiekoppelnummer.
Tip! Gebruik uw factuurnummer als basis voor het prestatiekoppelnummer.
U gebruikt het factuurnummer + een getal. Bij elke behandeling hoogt u het getal met 1 op. Dan is het nummer telkens uniek.
Voorbeeld:
Factuurnummer 20250001
Behandeling a: prestatiekoppelnummer 20250001-01
Behandeling b: prestatiekoppelnummer 20250001-02
Behandeling c: prestatiekoppelnummer 20250001-03
Toeslag behandeling c: prestatiekoppelnummer 20250001-03 - U vraagt welk zorgtrajectnummer u op de nota zet.
Een zorgtrajectnummer maakt u niet zelf. Het wordt gevormd door een UUID (universally unique identifier), versie 4. Een UUID is een wereldwijde standaard. Het bestaat uit 5 groepen cijfers, gescheiden door koppeltekens. Uw software maakt dit nummer voor u aan. Als u zelf de nota’s maakt, dan kunt het beste een online generator gebruiken. Zoek bijvoorbeeld op 'UUID versie 4'. - De patiënt zegt tegen u dat de nota niet compleet is
Controleer dan of u alle bovenstaande gegevens op de nota heeft gezet. Is dat zo? Neem dan gerust contact met ons op. - U wilt weten of de patiënt de nota betaald kreeg
Neem contact op met de patiënt. Die kan de vergoeding controleren op het declaratieoverzicht. Wij mogen u alleen vertellen of een nota is aangekomen. Niet of deze is betaald.
Wij helpen u graag
Bijvoorbeeld bij vragen over uw overeenkomst, declaratie of machtiging. Neem gerust contact op. Houdt u uw AGB-code bij de hand?
Samen kan het beter
In onze visie is gezondheid meer dan niet-ziek zijn. Het is ook lekker in je vel zitten. Mentaal weerbaar zijn. Bewegen en gezond eten.