Er was eens… een nieuw perspectief op de organisatie van zorg

Volgens Carla Brander, COO van TONOS, begint het juiste aanbod van personeel bij het vastleggen van álle (planbare) taken die bij de dagelijkse zorg van individuele cliënten komt kijken. 'Van medicatie uitdelen tot toiletondersteuning en van bedden opmaken tot bestellen van eten en dinken', illustreert ze. 'Per taak leg je vast wie deze mag uitvoeren, wat de wenstijd van de client is en hoeveel tijd ervoor nodig is. Op basis daarvan berekent welk personeelsaanbod nodig is en welk dienstpatroon het beste past bij de ingevoerde gegevens en contracten.' Naast rekenen biedt TONOS vooral inzicht. 'Hoe werk je nu eigenlijk? Wat zou er anders kunnen? Organisaties kunnen eenvoudig en snel allerlei scenario’s doorrekenen om te zien wat een andere manier van organiseren oplevert.'

Werken vanuit visie

Volgens Carla zijn er geen harde randvoorwaarden om met TONOS te werken. 'Maar een duidelijke visie helpt wel. Als een organisatie bijvoorbeeld langere diensten belangrijk vindt, of vaste zorgmomenten voor cliënten, dan kan TONOS daar rekening mee houden. Het systeem rekent uit wat het beste past bij de keuzes die je maakt.' TONOS helpt ook om op een andere manier naar zorg te kijken. 'Tijdens het ophalen en invoeren van de zorgvraag ontstaat vaak vanzelf een gesprek over ‘waarom doen we dingen eigenlijk zoals we ze doen?’ TONOS kan daar licht op werpen door te laten zien wat er gebeurt als je de zorg anders organiseert.'

Co-creatie met de praktijk

TONOS is in nauwe samenwerking met zorgorganisaties ontwikkeld. Zoals met Siza die TONOS inmiddels in haar organisatie heeft geïmplementeerd. Adviseur Capaciteitsmanagement Esther Godschalk van Siza: 'Dankzij TONOS zagen we opvallende verschillen in de tijdsbesteding per zorgtaak. Zoals: waarom zijn we met de ene cliënt meer tijd kwijt dan met de andere cliënt met precies dezelfde indicatie? Als je dat weet, kun je daarop anticiperen en het goede gesprek aangaan. Niet alleen met elkaar maar ook met cliënten. Bijvoorbeeld over wat zij misschien zelf nog kunnen.' Zo leidt de inzet van TONOS niet alleen tot tijdwinst maar ook tot een bepaalde mate van zelfstandigheid bij cliënten die dat aan kunnen. Nog een pluspunt: TONOS laat zien of een cliënt qua dynamiek past in een woongroep en wat dat betekent voor het dienstpatroon.

GZ-efficiency voorbeeld voor andere zorgsectoren

Bij Siza werd er nog meer efficiency- en kwaliteitswinst geboekt. Zoals bij de medicatie-uitgifte. Esther: 'In plaats van medicatie uitdelen tijdens individuele zorgmomenten per cliënt, voeren we op basis van de TONOS-inzichten de medicatiemomenten nu in één logische ronde uit.' Volgens Carla kunnen ook andere sectoren daar hun voordeel mee doen. 'Zoals de ouderenzorg. Daar zie je veel MIC-meldingen over ‘medicatie is vergeten’. Een van de redenen hiervoor is, omdat de uitgifte meestal tijdens het zorgmoment gebeurt en medewerkers afgeleid raken. Door de medicatie-uitgifte in één ronde te organiseren, compleet met hesje, karretje en via een vaste route, neemt de kans op fouten af. Daar is elke cliënt bij gebaat, in welke zorgsector dan ook.' Bovendien heeft deze manier van werken een gunstige invloed op de inzet van medewerkers. 'Als medicatie niet meer tijdens individuele zorgmomenten wordt uitgedeeld, kan het zorgmoment meestal door een ander niveau medewerker worden uitgevoerd en zijn er minder verzorgenden IG of Helpenden Plus nodig En juist die zijn in veel regio’s moeilijk te werven.'

‘Tip: begin met een pilot’

Carla raadt zorgorganisaties aan eerst een pilot met TONOS te ‘draaien’. 'Dan krijg je een beetje in de gaten wat er op je afkomt. TONOS biedt veel inzicht, maar de veranderkundige stappen moet de organisatie wel zelf nemen.' En het ís wennen, weet Esther. 'Zo heb je best een uitdaging als de ene college keurig de looplijst uit TONOS volgt en de ander daar toch van afwijkt. Efficiënter werken bereik je pas als iedereen dezelfde werkwijze volgt.' Het hielp volgens haar dat de focus bij Siza niet lag op minder inzetten van uren, maar op ‘het plannen van ongeplande zorg’. 'Dat vraagt om een andere blik op de organisatie ervan. De zorg zelf verandert niet.

Tonos een aanrader? ‘Ja!’

Volgens Esther kan elke zorgorganisatie profiteren van het inzicht dat TONOS geeft. 'Als je wil weten hoe het met de organisatie van je zorg is gesteld en waar verbeterruimte zit, is TONOS een mooi hulpmiddel. Hierdoor voeren we de goede gesprekken onderling als collega’s vanuit diverse disciplines en ook met onze cliënten. Door Tonos kunnen we slim omgaan met onze uren op de locaties'.

Meer weten over TONOS?

Neem dan contact op met Carla Brander: info@tonos-care.nl. Ze denkt graag met je mee. Of neem alvast een kijkje op de website: https://tonos-care.nl.