Informatie voor zorgaanbieders over declareren

​​U vindt hier een antwoord op veelgestelde algemene vragen. Kijk bij uw zorgsoort voor meer specifieke informatie.

Bekijk de meest voorkomende afwijsredenen 

Veelgestelde vragen

Als zorgaanbieder hoeft u géén rekening te houden met het eigen risico. Uw nota’s worden volledig vergoed en Zilveren Kruis verrekent de kosten bij de verzekerde.
Nee, alle declaraties moeten elektronisch worden aangeleverd via VECOZO. Lees meer over declareren via VECOZO.
U kunt ervoor kiezen om een vordering terug te storten. Als u de vordering wilt laten verrekenen dan hoeft u niets te doen. Wij doen dit namelijk automatisch als de gestelde periode (4 weken) in de brief is verstreken.
In de meeste gevallen kan er naast een M&I-verrichting geen consult worden gedeclareerd, omdat de duur van een consult in het tarief van een verrichting is opgenomen. In bepaalde gevallen is het declareren van een M&I verrichting én een consult bij dezelfde patiënt wel mogelijk. Dit is het geval wanneer de patiënt met meerdere klachten naar de huisartsenpraktijk komt en er voor de ene klacht een M&I-verrichting noodzakelijk is en de andere klacht van een hele andere aard is. Voor die laatste klacht kan dan een consult worden gedeclareerd. U kunt de M&I-verrichting én consult voor dezelfde patiënt op dezelfde dag declareren, mits u de twee prestaties in één factuur declareert.
VECOZO is veilig. VECOZO verstrekt, in opdracht van de zorgverzekeraars, digitale certificaten aan partijen binnen de zorgwereld met wie de zorgverzekeraars een overeenkomst tot uitwisseling van (persoons-) gegevens hebben gesloten.
Afgewezen declaratieregels worden landelijk op dezelfde manier aan u teruggekoppeld middels de codelijsten van Vektis. Deze codelijsten treft u aan in de standaard, alsmede in de standaardbeschrijving van Vektis. Alle informatie treft u aan op de website van Vektis.
Nee. Het is een landelijke afspraak die door alle betrokkenen wordt ondersteund.
Ja. Iedere declarant die declaraties via VECOZO indient ontvangt als reactie op het ingediende bestand elektronische retourinformatie.
Op de website van Vektis kunt u alle standaarden voor zowel het heen- als retourbericht raadplegen.
Een PDF-formaat of op papier is niet mogelijk. Zilveren Kruis stuurt op basis van landelijke afspraken elektronische retourinformatie. Hiermee voldoen we aan de landelijke richtlijnen voor het efficiënter inrichten van het declaratieverkeer. Uw softwareleverancier is hiervan op de hoogte en voorziet u van de juiste software.
Bent u als zorgaanbieder geld verschuldigd aan Zilveren Kruis? Wij helpen u incassokosten te voorkomen
Het premiegeld van onze verzekerden besteden wij zorgvuldig. Vanaf 4 juli 2016 volgen wij terugvorderingen strikt op en –indien noodzakelijk – dragen wij het over aan een incassobureau. Als wij u teveel hebben vergoed, wilt u dan tijdig terugbetalen? Zo voorkomt u onnodige incassokosten.
 
Om u tijdig te helpen herinneren ontvangt u voortaan een derde aanmaning
Voor een vorderingsbrief geldt een betalingstermijn van 30 dagen zoals contractueel met u overeengekomen. Eerder ontving u twee aanmaningen wanneer betaling uitbleef en wij geen declaraties konden verrekenen. Vanaf 4 juli ontvangt u een derde aanmaning.
 
Hoe voorkomt u onnodige incassokosten?
Wij adviseren u op tijd te betalen. Wanneer wij vóór de vervaldatum van de derde aanmaning geen betaling ontvangen, zijn wij genoodzaakt de vordering over te dragen aan een incassobureau.
 
Heeft u vragen?
Belt u op werkdagen tussen 8.00 en 18.00 uur met ons Contactcenter voor Zorgaanbieders via telefoonnummer + 31 (0)71 75 10 099 of stuur ons een bericht.
Postadres 
(voor alle zorgmerken van Achmea, behalve FBTO, Avéro en OZF, reactie binnen 10 dagen)

Zilveren Kruis
Declaratieservice
Postbus 631
8000 AP Zwolle

​Wij voeren correcties uit wanner er sprake is van o.a. onterechte afwijzingen. Niet alle zorgaanbieders willen de correctie door Zilveren Kruis laten uitvoeren. Het is echter niet altijd mogelijk u een keus hierin te geven. Daarom beschrijven wij hieronder de twee scenario’s:
 
1. U dient zelf de declaratie opnieuw in
Wanneer vroegtijdig een systeemfout is ontdekt en snel is verholpen, informeren wij u over de onterechte afwijzing en de mogelijkheid om deze zelf te corrigeren.

2. Wij corrigeren de declaratie voor u
Er zijn onterechte afwijzingen waarbij het probleem in ons systeem nog niet is opgelost. Opnieuw declareren is dan niet de oplossing omdat in ons systeem dit opnieuw tot een onterechte afwijzing leidt. In dat geval corrigeren wij voor u de declaratie. Het is helaas niet altijd mogelijk om u vooraf hierover te informeren.
Veelal wordt bij de afwijzing een  ‘extern commentaar’ meegegeven met de mededeling dat de declaratieregels zullen worden gecorrigeerd.
 
Als u extern commentaar niet kunt lezen, adviseren wij u contact op te nemen met uw softwareleverancier.
 
Na handmatig uitvoeren van de correcties genereert ons systeem automatisch papieren retourberichten
Hiermee informeren wij u welke declaratieregels door ons zijn gecorrigeerd. Meestal komen deze papieren retourberichten bij uw financiële administratie terecht.

Lees meer over het vorderingsproces

 

Een vordering kan tot stand komen bij verschillende zaken:
  • Formele controles;
  • COPE controles;
  • Materiele controles;
  • Eindafrekening;
  • Opbrengstverrekening;
  • Voorschotten;
  • Speciale zaken (fraude);
  • redits/correcties door zorgaanbieders. redits/correcties door zorgaanbieders.
 
Hoe weet ik waar een vordering vandaan komt?
Dit herkent u aan de omschrijving van het factuurnummer. U kunt de volgende omschrijvingen tegenkomen:
  • formele controles herkent u aan de letters FC in het factuurnummer op de vorderingsbrief.
  • COPE controles herkent u aan het woord COPE in het factuurnummer op de vorderingsbrief.
  • materiele controles herkent u aan de letters MC in het factuurnummer op de vorderingsbrief.
  • een eindafrekening herkent u aan de omschrijving eindafrekening op de vorderingsbrief.
  • een opbrengstverrekening herkent u aan de omschrijving opbrengstverrekening of vorderingsbrief.
  • een voorschot herkent u aan de omschrijving voorschot op de vorderingsbrief.
  • een fraudedossier herkent u aan de letters SZ in het factuurnummer op de vorderingsbrief.
  • een vordering i.v.m. een credit of correctie herkent u aan uw eigen factuurnummer
Wij hebben uw betaling dan niet goed ontvangen of kunnen verwerken. Stuur ons dan de gegevens waaruit blijkt dat u de vordering heeft voldaan. Dan controleren wij dit in onze administratie.
Uit onze administratie blijkt dat de vordering(en) nog niet zijn betaald. Stuur ons dan de gegevens waaruit blijkt dat u de vordering(en) wel heeft voldaan. Dan controleren wij dit in onze administratie.
Het kan voorkomen dat er na afstemming van de eindafrekening toch nog een financiële afwikkeling moet plaatsvinden. Als u bericht krijgt over een vordering binnen het jaar dat is afgerekend, dan heeft deze afwikkeling nog niet plaatsgevonden. Hier kunnen we na de eindafrekening nog op terugkomen.
In de opbrengstverrekening worden de opbrengsten ter dekking van het FB afgezet tegen het FB. In de opbrengsten van het FB zijn deze vorderingen ook meegenomen. Deze moeten in dat geval nog worden voldaan, hier komen we na de opbrengstverrekening dan nog op terug.
Wanneer de schuldeiser lange tijd geen actie onderneemt om de vordering te innen, zal na een bepaalde termijn de vordering verjaren. Voor deze termijn staat 5 jaar. Deze 5 jaar gaat pas in na de laatste schriftelijke communicatie over deze vordering. Dit kan een e-mailconversaties of herinneringen zijn.
 
Verjaring heeft tot gevolg dat de schuldeiser de vordering niet meer kan afdwingen. Wel blijft er een morele verplichting over, een natuurlijke verbintenis genoemd. Indien de debiteur ondanks verjaring toch betaalt, heeft hij niet onverschuldigd betaald en kan hij dit niet meer terugvorderingen.
 
Bij verjaring staat het recht om te verrekenen niet in de weg. Wanneer de schuldeiser ook iets verschuldigd is aan de debiteur mag hij de vordering ondanks verjaring verrekenen.
Het is in sommige gevallen mogelijk om een betalingsregeling te treffen. Hiervoor moet u echter aan een paar voorwaarden voldoen. Bovendien werkt deze betalingsregeling met een incassoprocedure met een maximale looptijd van een jaar.
U zult de vordering alsnog moeten betalen. Maar let op, als u te lang wacht met betalen sturen wij de vordering naar een incassobureau in. Dit kondigen wij ook aan in de brief over de vordering). De kosten hiervan betaalt u.
Dat is afhankelijk van de vordering. Om u het beste van dienst te kunnen zijn adviseren wij u met de juiste afdeling contact op te nemen:
 
Materiele controles
Neem dan contact op met
materielecontrole@zilverenkruis.nl
 
Een fraudedossier
Neem dan contact op met
zorg.speciale.zaken@zilverenkruis.nl
 
Formele controles of declaraties van zorgsoorten binnen de 1e lijn
Neem dan contact op met
declaratieservice@zilverenkruis.nl.
 
Formele controles of declaraties van zorgsoorten binnen de 2e lijn
Neem dan contact op met info.declaraties@zilverenkruis.nl
In principe worden openstaande vervallen vorderingen altijd verrekend met binnenkomende declaraties. Als u aparte afspraken maakt met Zilveren Kruis kan het zo zijn dat er bij een bepaalde vordering geen verrekening plaatsvindt. Dit gebeurt bijvoorbeeld als wij u een voorschot hebben verleend.  
Het kan voorkomen dat u een bepaalde periode niet declareert. In dat geval ontvangt u een 1e, 2e of 3e herinnering. Dit is afhankelijk van hoe oud de vordering is. Na de 3e herinnering zijn wij genoodzaakt een incassobureau in te schakelen.
 
Staat er een verrekenblokkade op uw vordering? Dan worden uw declaraties niet met deze vordering verrekend. Wij verzoeken u dan vriendelijk om de vordering in één keer te voldoen op de juiste rekening. U ontvangt afhankelijk van de leeftijd van uw vordering een 1e, 2e of 3e aanmaning.
​1e aanmaning – bij eerste vervaldatum vordering.
2e aanmaning – 30 dagen na de eerste vervaldatum.
3e aanmaning – 60 dagen na de eerste vervaldatum.

U kunt een wijziging van uw IBAN rekeningnummer doorgeven via één van deze formulieren. Lees meer...
Er is een betaalovereenkomst mogelijk voor
  • audiciens;
  • opticiens;
  • alternatief genezers;
  • medisch pedicures.
  • Er is ook een betaalovereenkomst voor podotherapeuten, kraamverzorgenden, verloskundigen en wijkverpleegkundigen die geen overeenkomst afgesloten hebben in 2017 met Zilveren Kruis.
Wilt u in aanmerking komen voor een betaalovereenkomst, stuur dan een aanvraag naar relatiebeheerleiden@zilverenkruis.nl.
 
Gaat het om een GGZ instelling, GGZ praktijk of een ZBC? Stuur dan een e-mail naar relatiebeheerzwolle@zilverenkruis.nl.  
 
Zet onderstaande gegevens in uw aanvraag, dan kunnen wij deze in één keer voor u afhandelen.
  • AGB praktijk/instelling
  • Naam praktijk/instelling
  • Naam tekenbevoegd persoon
  • Functie tekenbevoegd persoon
  • Mailadres tekenbevoegd persoon
Let op: voor een betaalovereenkomst Wijkverpleging zijn extra gegevens nodig. Lees meer...
 
Wij nemen uw aanvraag in behandeling. De  voorwaarden verschillen per zorgsoort. U krijgt een reactie binnen 5 werkdagen.
Dit betekent dat u niet aan alle voorwaarden voldoet om de overeenkomst af te kunnen sluiten. Meer informatie vraagt u aan uw relatiebeheerder:
 
Bent u audicien, optiekbedrijf, medisch pedicure, podotherapeut, alternatief genezer of herstel- en balansinstelling? Stuur een e-mail naar relatiebeheerleiden@zilverenkruis.nl.
 
Gaat het om een GGZ instelling, GGZ praktijk of een ZBC? Stuur dan een e-mail naar relatiebeheerzwolle@zilverenkruis.nl 
 
Vermeld de volgende gegevens:
  • AGB praktijk/instelling
  • Naam praktijk/instelling
  • Naam tekenbevoegd persoon
  • Functie tekenbevoegd persoon
  • Mailadres tekenbevoegd persoon 
U krijgt een reactie binnen 5 werkdagen.

Als u een betaalovereenkomst met ons heeft betekent dit:

  • dat u rechtstreeks declareert via VECOZO;
  • dat wij u uitbetalen op het door u opgegeven bankrekeningnummer;
  • dat de uitbetaling plaatsvindt volgens de polisvoorwaarden en het daarbij geldende restitutietarief.

Let wel: Een betaalovereenkomst is niet hetzelfde als een inkoopovereenkomst. Een betaalovereenkomst wordt alleen afgesloten met een niet-gecontracteerde leverancier.

Nee, u kunt met een betaalovereenkomst alleen electronisch via VECOZO declareren. Declaraties op papier of met een akte van cessie neemt Zilveren Kruis niet in behandeling.

Inloggen in het zorgverlenersportaal is eenvoudig. Er zijn twee mogelijkheden:

  1. U logt in met de inlogcode in deze brief en uw eerder zelf aangemaakte wachtwoord.
  2. U logt in met uw inlogcode en het door ons aangemaakte wachtwoord in deze brief.
    Deze tweede optie gebruikt u als u:
    - voor het eerst een overeenkomst afsluit;
    - uw wachtwoord bent vergeten.

Nadat u bent ingelogd wijzigt u eventueel zelf uw e-mailadres of wachtwoord via ‘mijn account’.

VECOZO is een beveiligd internetportaal en staat voor Veilige COmmunicatie in de ZOrg.
De diensten van VECOZO zijn voor zorgverleners geheel kosteloos. De zorgverzekeraars nemen gezamenlijk alle kosten op zich.
  • raadplegen verzekerdengegevens van patiënten;
  • raadplegen AGB-codes van zorgverleners;
  • digitaal declareren;
  • versturen van versleutelde berichten;
  • indienen van verzekerdenbestanden ter controle;
  • geautomatiseerde retourinformatie.
VECOZO is veilig. VECOZO verstrekt, in opdracht van de zorgverzekeraars, digitale certificaten aan partijen binnen de zorgwereld met wie de zorgverzekeraars een overeenkomst tot uitwisseling van (persoons-) gegevens hebben gesloten.
​Vektis levert producten en diensten op het terrein van ICT, standaarden en statistiek en actuariaat. Vektis speelt geen rol in het operationele declaratieverkeer. Vektis stelt op basis van informatie en in overleg met alle betrokkenen uit het zorgveld declaratiestandaarden op. Vektis heeft een voorwaarden scheppende rol door standaarden voor onder andere elektronische declaratieberichten te ontwikkelen en te publiceren. Vektis ontvangt en verwerkt dus geen declaraties.
In de (betaal)overeenkomst tekent de partij Zilveren Kruis namens een aantal zorgverzekeraars die onder Zilveren Kruis vallen. Dit zijn in het kader van de nieuwe zorgverzekeringswet aparte rechtspersonen en daarom hebben ze een apart UZOVI nummer.
Als u declaraties elektronisch indient bij een zorgverzekeraar dan stuurt u een bestand op een landelijke standaard (de zng. Vektisstandaard), uitgegeven door Vektis BV. Vervolgens stuurt u deze digitale bestanden via een portaal genaamd Vecozo. U ontvangt vervolgens de afwikkeling van de declaratie ook via Vecozo in een digitaal retourbestand. In dit retourbestand vindt u informatie over de betalingen, maar ook reden van afwijzing indien een nota niet betaald wordt.
 
Welke voorwaarden en afspraken zijn er voor deze digitale aanlevering?
De meest belangrijke punten op een rij:
    • WTZi vergunning voor medisch specialistische zorg (geldt alleen voor instellingen)
    • Big registratie voor vrijgevestigde zorgverlener
    • Alleen met contract of betaalovereenkomst kan digitaal aangeleverd worden
    • Certificaat Vecozo
    • Voor verdere werkafspraken kunt u het declaratieprotocol hier raadplegen 
 
Afgewezen declaratieregels worden landelijk op dezelfde manier aan u teruggekoppeld door middel van de codelijsten van Vektis. Deze codelijsten treft u aan in de standaard en in de standaardbeschrijving van Vektis. In deze codelijst kunt u zien welke reden afwijzing bij welke code hoort. Meer informatie vindt u op www.vektis.nl. Ook kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier. U vindt een lijst met de meestvoorkomende afwijsredenen mét de oplossing op onze website bij uw zorgsoort.
 
Nee. Het is een landelijke afspraak die door alle zorgverzekeraars wordt ondersteund.
Ja. Iedere declarant die declaraties via VECOZO indient, ontvangt een elektronisch retourbericht over het bestand via Vecozo retour.
Op de website van Vektis kunt u de alle standaarden voor zowel het heen- als retourbericht raadplegen.
Een PDF-formaat of op papier is niet mogelijk. Zilveren Kruis stuurt op basis van landelijke afspraken elektronische retourinformatie. Hiermee voldoen we aan de landelijke richtlijnen voor het efficiënt inrichten van het declaratieverkeer. Uw softwareleverancier is hiervan op de hoogte en kan u voorzien van de juiste software.
Een retourbestand bevat alleen detailregels als de verzekeraar opmerkingen heeft over een regel. Als een declaratie geen enkele fout bevat, bestaat een retourbestand uit een factuurkopregel en een sluitregel.
Wanneer u uw declaraties via een servicebureau declareert, dan wordt de retourinformatie van deze declaratie naar het servicebureau verzonden. Dit servicebureau draagt de verantwoordelijkheid om de informatie aan u door te geven.
U kunt een nota naar uw cliënt sturen. Uw cliënt, onze verzekerde, kan dan zijn/haar nota indienen bij Zilveren Kruis. Zilveren Kruis hanteert verschillende tarieven voor niet gecontracteerde zorg. De voorwaarden voor de (hoogte van) vergoeding staan vermeld in de polisvoorwaarden van de verzekerde. Voorwaarde is dat u vooraf onze verzekerde op de hoogte moet stellen van uw prijzen en dat u geen overeenkomst heeft afgesloten met Zilveren Kruis.
Het formulier voor het doorgeven of wijzigen van uw bankrekeningnummer vindt u op onze website.
Declaraties worden veelal afgewezen omdat er onjuiste verzekerdengegevens worden meegegeven. Dit kunt u voorkomen door vooraf te Controleren op Verzekeringsrecht. Om het verzekerdenrecht van uw patiënt snel en gemakkelijk te controleren, kunt u gebruik maken van VECOZO. Op de site van VECOZO kunt u verzekerdengegevens raadplegen van een groot aantal zorgverzekeraars. Aanmelden voor VECOZO. U meldt zich aan voor VECOZO via de website (www.Vecozo.nl). Op deze site leest u meer over deze service. Met vragen kunt u terecht bij de helpdesk van VECOZO, via mail: helpdesk@vecozo.com of telefoonnummer: (013) 462 56 40.
Declaraties worden digitaal aangeleverd via Vecozo. Na verwerking van uw declaratie ontvangt u via Vecozo een retourbericht conform de vektisstandaard. Hierin wordt aangegeven wat betaald is en wat is afgewezen is met reden afwijzing. Afgewezen declaratieregels worden landelijk op dezelfde manier aan u teruggekoppeld middels de codelijsten van Vektis. Deze codelijsten treft u aan in de standaard, alsmede in de standaardbeschrijving van Vektis. De omschrijvingen van afwijzings- en opmerkingscodes kunt u downloaden of lezen op http://ei.vektis.nl/
 
Website
Op www.zilverenkruis.nl/zorgaanbieders vindt u alles over declareren en actuele informatie. Zo blijft u altijd op de hoogte!
Stel uw vraag aan onze adviseurs via chat.
 
Email
Heeft u vragen over een declaratie? Stuur een mail naar declaratieservice@zilverenkruis.nl. U krijgt een reactie binnen 3 werkdagen.
 
Telefoon
Belt u ons liever? Het nummer is (071) 751 00 99 (lokaal tarief). Onze adviseurs staan u graag te woord.
 
 

Heeft u een vraag over uw declaratie?

Neem dan contact met ons op via telefoon, e-mail of chat.
Bel (071) 751 0099 (van maandag t/m vrijdag van 8.00-18.00 uur)
 

Stel uw vraag via chat

Maandag t / m vrijdag van 08.00– 17.00 uur.
Houdt u uw AGB code bij de hand?

Chatten
Chat nu niet beschikbaar.
Zilveren Kruis is onderdeel van Achmea