Terug naar kantoor: hoe pak je dat als organisatie aan?

Welkom in de nieuwe werkelijkheid. Een werkelijkheid waarbij directie en HR alles op alles zetten om de terugkeer in goede banen te leiden. Maar hoe doe je dat als het voor alle werkgevers een primeur is? Als je geen ‘peers’ in je ‘group’ hebt? Dan ga je praten, veel praten. Praten met andere werkgevers die voor dezelfde uitdaging staan. En dan ontstaat beetje bij beetje een plan waar zowel werkgever als medewerker vertrouwen in heeft.

Marianne de Bond, projectleider Gezond Werken bij Achmea, zit hier middenin. Voor de terugkeer van 13.000 medewerkers maakt zij, samen met haar team, een plan van aanpak. Marianne kijkt naar de korte, middellange en lange termijn.  

Korte termijn: houden medewerkers het nog vol? 

“Het is fantastisch dat we alles draaiende houden. Het blijkt maar weer eens dat we hardwerkende en betrouwbare medewerkers hebben. Daar ben ik trots op”, zegt Marianne. Maar voor sommige medewerkers wordt het mentaal zwaarder. Denk aan: eenzaamheid, het gemis van collega’s en het gebrek aan structuur, motivatie en dynamiek. Daarom houdt Marianne zich nu bezig met: hoe houden we medewerkers gezond? “Inventariseer of medewerkers het mentaal en fysiek nog volhouden. Hoe gaat het fysiek met ze door het vele zitten thuis? Bewegen ze nog genoeg? Je bent als werkgever verantwoordelijk voor een goede werkplek. Hoe ga je dit thuis invullen als we een warme zomer tegemoet gaan?” Bij Achmea krijgen medewerkers gesprekken met een psycholoog én trainingen voor een goede werk/privébalans aangeboden. Ook is het inrichten van een thuiswerkplek mogelijk. Als thuiswerken echt niet houdbaar is, wordt gekeken of een plek op kantoor een optie is. 

Middellange termijn: wat als we straks weer teruggaan? 

De hamvraag is hier: hoe richten we de kantoren in met 1,5 meter afstand? Denk aan looproutes, het inrichten van het bedrijfsrestaurant en het gebruik van de lift. Veel grote organisaties starten vanaf 1 september met de opbouw van de terugkeer naar kantoor. Bij Achmea gaat dit om 15-25% van de medewerkers. “We gaan niet met hele teams naar kantoor, om te voorkomen dat een team ziek wordt. Dan ben je in één klap al je expertise voor een paar weken kwijt. Er mag 1 persoon in de lift omhoog, naar beneden neem je de trap. En daarna natuurlijk gelijk je handen wassen, want 1 trapleuning vasthouden, staat gelijk aan 100 handen schudden. Er staan op alle verdiepingen looproutes aangegeven.” Even langs die ene collega lopen voor een zakelijke vraag of een kletspraatje, doe je niet meer gedachteloos. Dat wordt heel wat extra stappen zetten, wat natuurlijk wel zijn voordelen heeft. Marianne vertelt over een persoonlijke gadget voor iedere medewerker waarmee je deuren kan openen en de lift kan bedienen. Zo hoef je niet allemaal dezelfde deurklink of liftknop aan te raken. 

Lange termijn: gaan we nog wel volledig terug naar kantoor?  

“Een mooie bijwerking van deze nare situatie, is dat we kijken naar de toekomst van werken. We onderzochten, al voor de covid-19-periode, de effectiviteit van kantoortuinen. Wat zijn de alternatieven? Activity based werken, stilteruimtes? Door corona kijken we hier versneld naar. Medewerkers en werkgevers zien dat het anders kan én mag. Waar je een paar maanden geleden meewarig werd aangekeken als je aangaf meer thuis te willen werken, is er nu veel meer begrip. We ervaren nu de voordelen. Sterker nog, we zijn thuis net zo productief als op kantoor. Een leidinggevende heeft dus ook meer vertrouwen gekregen. En een lollige collega wenst je in de toekomst waarschijnlijk niet meer zo snel een fijne vrije middag toe als je om vier uur vertrekt”, zegt Marianne lachend. 

Willen medewerkers terug naar kantoor? 

Een deel van de medewerkers kijkt ernaar uit om weer terug te gaan naar kantoor. Met als motivatie: sparren met collega’s en beter voor het creatieve proces. Videocalls zijn een goed alternatief, maar een collega onderbreken, aankijken en ook een goede grap maken, gaat lastiger. Om maar te zwijgen over de zoveelste collega die zijn goede punt maakt en nog op ‘mute’ staat. Uit onderzoek van Intermediair en Nationale Vacaturebank geeft 49% van de respondenten aan ook na de Covid-19-maatregelen graag (deels) vanuit huis te blijven werken. Zij geven als reden dat ze hun vrijheid niet willen missen, genieten van nul komma nul reistijd en een deel (vaak behorende tot de kwetsbare doelgroep) is bang voor besmetting. De laatste groep komt zelfs liever niet naar kantoor zolang er geen vaccin is. Marianne: “Begrijpelijk dat ze bang zijn, we denken graag met hen mee. Dit zal altijd een maatwerkgesprek zijn tussen medewerker en leidinggevende.” 

“Ik kan prima thuiswerken, maar ben wel erg blij met de versoepeling. Mondjesmaat komen afspraken op gang, uiteraard alles volgens de richtlijnen. Voor bepaalde meetings mogen we weer naar kantoor, op afstand en met een kleine club. In principe is de richtlijn: tot 1 september thuiswerken. Normaal ben ik vroeg op kantoor, maar nu ik thuiswerk merk ik dat zaken soms versloffen Dan maak ik een wandeling, loop naar de bakker en klap om 9.00 uur mijn laptop open. Het gaat de ene week beter dan de andere, maar met een structuur waarbij ik iedere ochtend wandel, lukt het me wel. De terugkeer naar kantoor heeft voor mij twee kanten. Ik kijk er naar uit dat ik weer een werk/privéritme heb. Sporten deed ik best veel direct uit werk en nu lukt me dat niet. Ook heb ik veel zin om collega’s weer te zien. Ik vind het niet spannend om terug naar kantoor te gaan. Dat komt omdat ik veel vertrouwen heb in mijn werkgever en ook ík volg de regels goed op. Maar langer slapen en zonder make-up mijn werkdag starten, ga ik wel missen. We kunnen straks bewuster de keuze maken om wel of niet naar kantoor te gaan. Ik overweeg een dag extra thuiswerken. En dan niet per se op een rustige vrijdag dat ik geen afspraken heb. Een afspraak via Teams gaat namelijk prima, is gebleken. Maar ik ga juist een keer thuiswerken op een drukke donderdag. Dit is ook hét moment om het fileprobleem te verminderen. Minder file, begint bij jezelf!” 

“KWF is vooruitstrevend en attent. We worden goed op de hoogte gehouden door de wekelijkse corona-update, ontvangen kaartjes en video’s van de directie en online is alles perfect geregeld. De overstap naar thuiswerken verliep daardoor heel soepel. Ik werkte voor de coronacrisis al regelmatig thuis omdat ik me daar goed kan concentreren, dus ik hoefde niet enorm te schakelen. Hoewel ik wel een paar weken uit de running ben geweest, omdat ik geveld was door het coronavirus. Nu ik weer aan de slag ben, mis ik de structuur en m’n fietstochtjes van en naar kantoor. Ik ben 5 kilo aangekomen! Ook mis ik een normale meeting met collega’s. Met videobellen zie je 8 hoofden voor je, dat kost echt meer energie dan normaal. Gelukkig maak ik wel op 1,5 meter afstand een vergaderwandeling met collega’s. En laatst kwam een collega bij mij thuiswerken. De terugkeer naar kantoor is rustig aan gestart. Je kunt je vooraf inschrijven zodat er niet teveel medewerkers tegelijkertijd werken. Je krijg je eigen plek toegewezen, maakt gebruik van persoonlijke kantoorbenodigdheden, roept bij het toilet dat je eraan komt om te checken of je de enige bent en na je werkdag plaats je een bordje waarop staat: ‘ik heb hier gewerkt’. Dat zorgt ervoor dat de plek eerst wordt schoongemaakt voordat een andere collega plaatsneemt. Heel fijn dat dit zo wordt aangepakt, dat voelt veilig. Wat niet wegneemt dat het veel regels zijn waar je rekening mee moet houden. Thuis heb ik die regels niet. Het voordeel van thuiswerken is dat ik om 7 uur al start in mijn pyjama. Ook lukt het me beter om mijn agenda af te bakenen en is een digitaal overleg vaak wel efficiënt.”