6 punten waar u op moet letten als u van lopend vergaderen een succes wil maken

11-03-2019
3 minuten leestijd

We zitten te lang en te veel. Een vergadering kan het ideale moment zijn om juist even te bewegen tijdens uw werk: lopend vergaderen. Zo zorgt u ervoor dat dit blokje om ook effectief is.

Succesvol lopend vergaderen

Zittend werken, het gaat bijna vanzelf. U schuift achter uw computer en begint aan die enorme stapel werk die u nog moet verzetten. En al snel zit u uren achtereen te werken.

Om de 30 minuten opstaan

Af en toe te lang zitten is natuurlijk niet erg. Maar consequent langdurig stilzitten, is enorm slecht voor uw gezondheid. ‘Het negatieve effect van zitten treedt al op na dertig minuten niet bewegen,’ zegt voormalig gymdocent en oprichter van gezondheidsorganisatie It’s My Life René Sielhorst. ‘Zolang u in beweging bent, verbruiken uw spieren de suikers die u via uw voeding heeft binnengekregen, legt hij uit. ‘Als u teveel zit, gebeurt dit niet. Om er toch voor te zorgen dat uw bloedsuikerspiegel op pijl blijft, moet uw alvleesklier bijspringen door insuline aan te maken. Doordat we te weinig bewegen en te veel suiker binnen krijgen, raakt dat systeem overbelast en uiteindelijk uitgeput. En dat dit niet bepaald goed is voor de gezondheid. Uit onderzoek blijkt dat we door excessief zitten veel meer risico lopen op diabetes en hart- en vaatziekten.

Wandelend vergaderen

Met It’s My Life wil Sielhorst bedrijven en medewerkers motiveren om minder te zitten en meer te bewegen. Een voorbeeld: al wandelend vergaderen. Dat is niet alleen goed voor de gezondheid, maar leidt ook nog eens tot meer creativiteit. De deelnemers zijn daarnaast een stuk alerter wanneer ze niet zitten. ‘Bewegen verhoogt uw bloedsomloop,’ legt eigenaar van effectiefvergaderen.nl Bart Nijhuis uit. ‘Hierdoor gaat er meer bloed naar uw brein. Door te bewegen, activeert u dus uw hersenen.’

Hoe houdt u al wandelend een vergadering zonder dat het een chaos wordt? En waar moet u rekening mee houden?

1. Houd de groep klein

Aan het aantal mensen met wie u vergaderend een blokje om kunt, zit een limiet. Idealiter loopt u namelijk naast elkaar. Niet alleen omdat u elkaar dan kunt verstaan, maar ook omdat schouder aan schouder lopen voor een gevoel van verbondenheid zorgt. Sielhorst: ‘Als je tegenover elkaar aan tafel zit, is er veel meer afstand.’ Met een groep die groter is dan vier man is lopend vergaderen niet handig. Dan ontstaan er subgroepjes en is de kans op chaos groot.

2. Bewaar het meest ingewikkelde onderwerp voor buiten

Tijdens vergaderingen moet er vaak genotuleerd worden. Maar hoe doet u dat als u geen tafel heeft om aan te schrijven omdat u buiten loopt? In dat geval kunt u volgens Sielhorst het beste slechts een deel van de vergadering buiten houden. ‘Kies het ingewikkeldste onderwerp uit. Plan die in het midden van de vergadering en ga dan even naar buiten. Als jullie met dat onderwerp klaar zijn, kunnen jullie weer naar binnen. Degene die moet notuleren heeft wat er besproken is dan nog vers in het geheugen.’

3. Staand vergaderen? Los wandelpauzes in

Als u met meer dan vier mensen bent, is staand vergaderen een alternatief voor lopen. Nijhuis raadt aan om hierbij in een kring te staan. Dit kunt u goed afwisselen met korte looppauzes. Nijhuis: ‘Stel een vraag waarvan u wilt dat werknemers hierover nadenken. Terwijl ze dit doen, kunnen ze even rondlopen.’

4. Voer moeilijke gesprekken al lopend

Ook is het aan te raden om moeilijke gesprekken zo veel mogelijk lopend te voeren. ‘Als u loopt gaan uw linker- en rechterhersenhelft beter samenwerken,’ zegt Sielhorst. ‘Hierdoor kunt u beter met emoties omgaan en informatie beter verwerken.’

5. Begin met kleine stapjes

Voor meer traditioneel ingestelde werknemers kan lopend vergaderen een stap te ver zijn. Die prachtige vergaderzaal is er toch niet voor niets? Heeft u moeite om uw team mee naar buiten te krijgen, dan is er nog geen nood aan de man. Sielhorst: ‘Zet heel veel kannen water op tafel zodat iedereen veel drinkt. Las vervolgens om het half uur een plaspauze in, zodat mensen even bewegen. Leg wel uit waarom u dit doet.’

6. Voorkom weerstand

Mensen verplichten om tijdens die pauze ook echt naar de wc te lopen, is ook weer niet de bedoeling. En naar buiten gaan, terwijl het regent, omdat er perse lopend vergaderd moet worden, is ook geen goed idee. ‘Het moet wel leuk blijven,’ zegt Sielhorst. ‘Als je mensen iets door de strot duwt, gaat het ze tegenstaan. Terwijl, ze als ze het als prettig ervaren, er zelf om gaan vragen.’

Banner MT

Meer weten over dit artikel? Neem contact op met onze auteur

Logo van MT Work/Life

MT

Volg ons op:

Volg ons op LinkedIn

Laat je inspireren en praat mee over actuele onderwerpen.

Naar LinkedIn